Новосибирск­энерго (OPTIMA-WorkFlow)

Документооборот в условиях реорганизации.

Перепечатано с журнала Intelligent Enterprise Автор: Маринэ Восканян 12.02.2007

Одна из крупнейших энергетических компаний России — «Новосибирск­энерго» — представляет собой сложную территориально распределенную структуру с большим количеством филиалов и зависимых дочерних предприятий, расположенных как в самом Новосибирске, так и по области. Все эти структурные единицы, а их более тридцати, тесно связаны с аппаратом управления «Новосибирскэнерго», что означает очень серьезную работу в области делопроизводства.

Упорядочить взаимодействие

Средний объем годового документооборота аппарата управления «Новосибирскэнерго» составляет 80 тысяч документов, исключая договоры и специализированную документацию. Все эти документы нуждались, во­первых, в регистрации, а во­вторых, в оперативном доведении до исполнителей. К тому же ряд бизнес­процессов, связанных с документооборотом, в частности, с вопросами согласования, необходимо было срочно оптимизировать.

Ранее в «Новосибирскэнерго» была введена система сканирования бумажных документов и их отправки адресатам в электронном виде, установлено оборудование, позволяющее сканировать материалы всех типов. Таким образом, часть документов уже хранилась в электронном виде, но общего доступа к документной базе не было.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Исходя из этих задач в компании было решено внедрять систему электронного документооборота (СЭД). Автоматизация делопроизводства и деловых процессов обработки документов, управление этими процессами и контроль за исполнением должны были привести к повышению исполнительской дисциплины и качества выполнения производственных заданий. СЭД обеспечила бы гарантированную сохранность и целостность документов и сопроводительной информации к ним, позволила бы формировать оперативную, статистическую и аналитическую отчетность, контролировать исполнение поручений по обращениям граждан. Планировалось также создание корпоративного стандарта электронного документооборота и стандарта взаимодействия с клиентами.

Выбор системы и задачи проекта

Работа по выбору системы началась еще в 2003 году. В «Новосибирскэнерго» изучили системы крупных игроков рынка СЭД — такие, как «БОСС­Референт», «Дело», LanDocs и другие. В итоге компания остановилась на продукте OPTIMA-­WorkFlow. «Система OPTIMA-­WorkFlow оказалась наиболее гибкой, позволяющей реализовать все наши пожелания к документообороту, — комментирует принятое решение Александр Федяев, начальник административного отдела `Новосибирскэнерго`. — Да, она имеет свои недостатки, но другие системы предъявляют жесткие требования к регистрации документов, что нас не устраивает».

В июле 2005 года был заключен договор с компанией Optima на внедрение этой системы. Был составлен календарный план работ, затем начался подготовительный этап проекта. Совместно с сотрудниками Optima в «Новосибирскэнерго» проанализировали текущее состояние документооборота и составили техническое задание, после чего разработали проектную документацию.

Окончательно цели проекта были сформулированы таким образом:

• обеспечение централизованного и систематизированного хранения информации;
• снижение производственных затрат на подготовку, согласование и утверждение документов;
• повышение защиты информации от искажения и несанкционированного доступа;
• вовлечение удаленных филиалов «Новосибирсэнерго» в систему электронного документооборота с использованием технологии «тонкого клиента»;
• повышение степени контроля исполнения поручений и оперативности принятия управленческих решений.

Новая СЭД должна была охватить процессы обработки входящих и исходящих документов, служебных записок, договоров и дополнительных соглашений к ним, всех видов приказов, а также распоряжений по основной деятельности предприятия.

Проектная группа состояла из сотрудников заказчика — ключевых пользователей системы, технических специалистов (в «Новосибирскэнерго» нет своего ИТ­отдела, он выделен в самостоятельную компанию «ИТ и связь», технические специалисты которой и участвовали в проекте), бизнес­экспертов, а также из представителей Optima (руководитель проекта, консультант, специалисты по проектированию и внедрению системы, инструктор). Обучение и сертификацию по системе OPTIMA-­WorkFlow прошли два сотрудника компании «ИТ и связь».

Проектирование и настройка системы, а также полуторамесячный этап ее опытной эксплуатации были завершены к маю 2006 года, а в июне она была сдана в промышленную эксплуатацию. В рамках проекта «Новосибирскэнерго» приобрело 95 лицензий OPTIMA-­WorkFlow. «Мы понимали, что 95 лицензий обеспечивают одновременную работу 95 пользователей, и начали эксперимент по увеличению числа рабочих мест в системе исходя из того, что потребность в одновременной работе 95 сотрудников будет возникать не часто, — рассказывает Александр Федяев. — Фактически целый день в системе работает только канцелярия, а остальные отделы пользуются ею по мере необходимости, эпизодически». В результате число рабочих мест было увеличено до 140: они установлены во всех подразделениях исполнительного аппарата управления «Новосибирскэнерго» и по одному — в филиалах.

Время перемен

По словам представителей «Новосибирскэнерго», в целом сотрудники компании отнеслись к новой СЭД с большим интересом, противодействия ее внедрению не было. Сложности возникли только с «приобщением» к электронным схемам работы директоров направлений, поэтому доступ в систему с их рабочих мест разрешен также секретарям­референтам.

Однако в ходе проекта не обошлось без сложностей. «На предприятии продолжается активное реформирование, которое закончится только к концу 2007 года, — рассказывает Александр Федяев. — Выделяются и создаются новые дочерние компании. В результате та организационно­штатная структура, при которой проводилось предпроектное обследование, анализ документооборота, настройка и опытная эксплуатация системы, фактически полностью изменилась. К сожалению, система OPTIMA-­WorkFlow не позволяет адекватно провести эти изменения, и нам пришлось создавать все `по­новой`, начиная от структуры хранилищ и справочников, разработки новых маршрутных схем и заканчивая всеми настройками. Это мы делали в июле — августе 2006 года уже своими силами, без участия специалистов Optima».

Три дня вместо трех недель

В результате работы СЭД серьезно сократились сроки согласования документов. Если раньше с учетом курьерской доставки деловых бумаг на это уходило две­-три недели, то теперь документы согласуются за три­-четыре дня и оперативно доходят до всех филиалов и структурных единиц «Новосибирскэнерго». Доступ к хранилищу архивов приказов и указаний появился у всех сотрудников аппарата управления, тогда как раньше он был только у персонала канцелярии.

«Люди привыкают к процедуре электронного согласования, к тому, что с помощью соответствующего модуля руководители доводят до них поручения и задания, используя СЭД. Исполнители обязаны их выполнить и сообщить о результатах в соответствии с новыми регламентами. Контроль исполнения поручений также осуществляется с помощью новой системы», — комментирует происходящий процесс Александр Федяев.

С учетом того, что реорганизация продолжается и по сей день — какие­то подразделения ликвидируются, какие­то вновь создаются, — система пока выполняет не все запланированные функции. Но Александр Федяев настроен оптимистично: «Регистрация документов идет в полном объеме, часть модулей работает — документы перемещаются в архив, архив доступен, согласование приказов и распоряжений происходит в электронном виде. Мы пока технически не можем согласовывать договоры между подразделениями, но думаю, что скоро этот вопрос будет решён и система сможет полноценно функционировать». В настоящее время корректируется система хранилищ, проводится мониторинг пользователей, редактируются маршрутные схемы движения документов, разрабатываются дополнительные отчеты и шаблоны.

Кроме того, в планах реорганизации «Ново­си­бирскэнерго» — упразднить аппарат управления как таковой, создав вместо него отдельную управляющую компанию, которая и будет руководить филиалами. В результате изменятся все функции управляющей структуры. Однако предполагается, что система OPTIMA-­WorkFlow будет работать в новой управляющей компании, и к моменту ее создания необходимо оптимизировать бизнес­процессы в основных филиалах предприятия, в первую очередь в генерирующих компаниях, где больше всего подразделений и сотрудников. Впоследствии в систему будут заложены не только функции делопроизводства, как фактически получается сейчас, но и другие бизнес­процессы.