Красцветмет (DocsVision (СЭД/ECM-система))

В результате внедрения в ОАО «Красцветмет» удалось обеспечить прозрачность процесса движения документов в компании, минимизировать сроки согласования документов, сократить издержки на управление потоками документов.

Факты внедрения:

• Более 450 пользователей системы
• Ежемесячно регистрируется около 7000 документов
• В системе появляется в среднем 2 новых вида процессов в месяц
• Более 450 000 документов в системе
• Текущий объем базы данных 350 ГБ с учетом служебной информации
• 15 видов документов подписываются ЭП

Вехи внедрения:

Сентябрь – Ноябрь 2013 Предпроектное обследование. Специалисты ECMGroup.Pro провели работы по уточнению границ проекта, а также разработке стратегии его организационной и технической реализации. По результатам анализа подтвердилось, что требования реализуемы на базе типовых возможностей платформы Docsvision 5.Метавселенная ВДНХ 4 т

Декабрь 2013 – Март 2014 На новой платформе автоматизированы делопроизводственные процессы, контроль исполнительской дисциплины и обработка организационно-распорядительной документации. Выполнен полный комплекс проектных работ - от проектирования и настройки решения, до консультаций пользователей, опытного использования и запуска в промышленную эксплуатацию.

Мобильный доступ к Системе реализован с использованием легкого клиента платформы Docsvision и обеспечил удобную работу в СЭД руководителям ОАО «Красцветмет».

Реализованная интеграция с ABBYY Recognition Server обеспечила возможность потокового сканирования и распознавания документов.

Май – Июль 2014 Миграция данных. После первых месяцев успешной эксплуатации, были выполнены работы по загрузке архива документов, созданных в ранее эксплуатируемой СЭД на платформе IBM Lotus.

Дополнительная сложность данного комплекса работ заключалась в особенностях архитектуры СЭД на платформе IBM Lotus – отсутствие у объектов системы (карточках) ссылочных взаимоотношений со справочниками и другими объектами. Несмотря на старую архитектуру и нереляционную базу данных удалось успешно воссоздать структуру взаимосвязи и ссылок архива в новой системе, позволив обеспечить доступ как к самим документам, так и к истории их обработки, согласно актуальным правам доступа.

В процессе загрузки документов в СЭД на платформу Docsvision было реализовано автоматическое распознавание вложений (файлов).

Сентябрь 2014 – Февраль 2015 Развитие с использованием технологии электронной подписи (ЭП). Постепенное включение в Систему процессов обработки документов с применением ЭП (внутренние и технические акты, графики, бюджетные документы, нормативные документы, заявки на поставку/изготовление специфических товаров и услуг, кадровые документы, отчеты, распоряжения, служебные записки, технические задания по производственной деятельности и пр.). Это позволило отказаться от бумажного оборота документов практически по всем внутренним процессам компании, для которых законодательно разрешено применение ЭП.

При необходимости с помощью специально реализованной доработки подписанный ЭП документ может быть распечатан с факсимиле электронной подписи пользователя в соответствии с корпоративным стандартом.

Май 2015 Обновление решения до последней версии платформы Docsvision 5.4.

В 2017 году в рамках оптимизации ранее разработанного функционала были проведены следующие работы:

• установка накопительного обновления НО7 для платформы
• оптимизации элементов системы для увеличения быстродействия
• дополнение процесса работы с договорными документами в соответствии с 223 ФЗ

Добавлена возможность работы с дополнительными видами документов, содержащих персональные данные. Процессы обработки этих документов выделены в отдельную подсистему и учитывают нюансы законодательства, связанного с обработкой персональных данных. Кроме того добавлен следующие функциональные блоки:

• создание и согласование новых контрагентов и новых записей материалов/сырья/продукции (номенклатура)
• механизм пакетной выгрузки файлов из карточек договорных документов
• распространение использования ЭЦП на новые виды документов (исходящие письма, приказы и пр.)