Администрация Костромской области перешла на импортонезависимую систему электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia

2021: Переход на импортонезависимую систему электронного документооборота и делопроизводства

16 декабря 2021 года компания «ИнтерТраст» сообщила о том, что Администрация Костромской области перешла на импортонезависимую систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) на базе системы управления документами и задачами CompanyMedia. К СЭДД подключены все исполнительные органы власти Костромской области, а также органы местного самоуправления. СЭДД реализует взаимодействие через МЭДО 2.7.1, используется квалифицированная электронная подпись. Руководство активно использует полнофункциональные мобильные решения. В системе работает 450 пользователей.

По информации компании, до проекта внедрения СЭДД CompanyMedia в Администрации Костромской области документооборот велся в бумажном виде, со всеми свойственными ему проблемами: потери документов, дублирование, сложный поиск нужного документа, слабый контроль исполнительской дисциплины, долгие процессы согласования и т.д. В 1999 году появилась задача сделать учет корреспонденции в электронном виде, была предпринята попытка реализовать это собственными силами Администрации. Впоследствии потребности росли, возникли задачи по автоматизации процесса подготовки документов, контроля исполнительской дисциплины и было принято решение внедрять промышленную СЭД. В 2008 году был проведен анализ рынка систем электронного документооборота, по итогу которого была выбрана СЭД CompanyMedia.

Дальнейшее развитие СЭД осуществлялось в соответствии с требованиями законодательства, в том числе обеспечение импортонезависимости систем в органах государственной власти, подключение к системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО), применение электронной подписи.

В 2018 году Администрация Костромской области инициировала проект перехода на импортонезависимую СЭД. Немаловажную роль в использовании СЭД CompanyMedia сыграла полная импортонезависимость системы, поскольку это одно из требований к системам в госорганах. Учитывая этот фактор, а также знакомство пользователей с предыдущей версией системы, налаженная работа с технической поддержкой компании «ИнтерТраст», сыграли решающую роль в выборе системы.

Внедренная отечественная система электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia совместима с базовым программным обеспечением отечественных Вендоров и находится в реестре Минкомсвязи под номером 871.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

СЭДД автоматизирует следующие процессы:

• «Делопроизводство»: обеспечивает автоматизацию делопроизводства по входящим документам, исходящим документам и организационно-распорядительным документам (Приказы, Распоряжения и т.д.);
• «Обращение граждан», обеспечивает автоматизацию процесса обработки обращений граждан в органы государственной власти.
• «Поручения», обеспечивает регистрацию и хранение инициативных поручений, выданных сотрудникам организации. предоставляет пользователям Системы средства контроля за исполнением поручений.
• «Мобильное рабочее место», обеспечивает возможность участия в электронном документообороте руководителей высшего звена организации на планшетных компьютерах в режиме Off-line с помощником или самостоятельно;
• «Центр отчетов», обеспечивает построение отчетов и справок по исполнительской дисциплине по утвержденным формам и печать документов по бланкам.
• Подсистема защиты информации «Locker», которая обеспечивает информационное взаимодействие внешних средств криптозащиты информации (СКЗИ).
• «Взаимодействие с МЭДО» («Система МЭДО»), обеспечивает обмен электронными документами в соответствии с действующими нормативными актами.

Для организации юридически значимого документооборота в СЭДД используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Руководством используются полнофункциональные мобильные решения CompanyMedia, которые позволяют работать как самостоятельно, так и с помощником.

При переходе на импортонезависимую СЭД миграция данных не производилась, чтобы избежать накопления «мусора» в данной версии. В связи с этим, было принято решение начать с «чистого листа».

К СЭДД подключились все исполнительные органы власти Костромской области, а также органы местного самоуправления (уровня муниципалитетов). В системе на декабрь 2021 года работает 450 пользователей.

Система внедрялась параллельно с действующей заменяемой СЭД. Внедрение проводилось разработчиком CompanyMedia, компанией «ИнтерТраст» с помощью специалистов управления информатизации администрации. Специалисты компании «ИнтерТраст» настроили все процессы в системе, а также перенесли структуру организации в обновленную СЭД, обучили специалистов управления информатизации и оказывали консультационную поддержку. Специалисты со стороны Администрации предоставили необходимые серверные мощности и осуществили настройку системного ПО.

Обучение пользователей проходило в форме семинаров с демонстрацией работы системы как специалистами «ИнтерТраст», так и сотрудниками администрации. Делопроизводители были обучены индивидуально. Для различных категорий пользователей. Были разработаны инструкции. В целом обучение происходит на постоянной основе по мере появления функциональных возможностей системы.

Представители компании, в первую очередь, отметили оптимизацию исполнительской дисциплины. В части ускорения процессов выделили – согласование документов, рассмотрение и подписание документов руководителей высшего звена. Немаловажное значение сыграло внедрение мобильных решений, особенно в период ограничительных мер, связанных с пандемией.

По словам представителей компании, планов по развитию системы много. Это и расширение охвата участников системы. Необходимо организовать взаимодействие с муниципальными органами на уровне сельских поселений, подведомственных органам власти организациях, осуществить интеграцию с порталом госорганов Костромской области, а также развивать аналитические инструменты системы.