ERP-системы

Основной раздел про ERP здесь

Как известно, одной из главных проблем российских предприятий является низкая эффективность производства, которая, по оценкам McKinsey, в четыре раза ниже, чем в США. Задача модернизации экономики поставлена на государственном уровне, и предприятиям, особенно использующим наукоемкие технологии, необходимо искать внутренние резервы оптимизации.

Решения ERP - это системы управления ключевыми бизнес-процессами предприятия. ERP система включает в себя модули: планирование деятельности компании, бюджетирование, логистика, ведение учета, управление персоналом, управление производством, управление клиентами. Корпоративная, управленческая, бухгалтерская отчетность позволяет высшему руководству получить комплексную картину деятельности предприятия, что делает ERP систему незаменимым инструментом автоматизации операционной деятельности и поддержки принятия текущих и стратегических управленческих решений. По сути, ERP система – это комплексное хранилище и использование информации, возможность получения данных по направлениям деятельности организации в рамках работы в одной системе. TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.9 т

Проект по внедрению ERP системы можно разделить на следующие стадии: планирование проекта, постановка целей; диагностика и анализ требований; выбор и обоснование платформы, готового решения; проектирование информационной системы; документирование и согласование проектных решений; разработка программного обеспечения; тестирование информационной системы; развертывание системы; обучение пользователей; эксплуатация и поддержка, а также оценка результатов. Управление проектами основывается на лучших практиках и методологиях. В зависимости от желаний, потребностей и масштаба проекта заказчика внедрение ERP систем может длиться как от трех месяцев, так и до 24 месяцев.

Стоимость проекта по внедрению ERP систем включает в себя стоимость покупки лицензий (существует также возможность аренды лицензий) и стоимость услуг по настройке и внедрению системы или отраслевого решения. Стоимость проекта, конечно же, зависит от методологии внедрения, от объема консалтинговых услуг, от желаний и потребностей заказчика. Также нужно учитывать расходы на ИТ-инфраструктуру, мотивацию команды и эксплуатацию системы.

Внедрение ERP системы позволяет компаниям увеличить свои доходы, за счет лояльности старых клиентов и привлечению новых; снизить управленческие и операционные затраты в среднем на 15%; снизить коммерческие затраты на 35%; сэкономить на оборотных средствах; уменьшить цикл реализации; снизить страхового уровня складских запасов; уменьшить дебиторскую задолженность; увеличить оборачиваемость средств в расчетах; увеличить оборачиваемость материальных запасов; улучшить утилизацию основных фондов.

Внедрять ERP систему необходимо в тех случаях, когда четко определена цель внедрения, существует заинтересованность ТОП – менеджмента в ясности и автоматизации бизнес-процессов в организации, в компании существуют ресурсы для внедрения и мотивация, заказчик определился с платформой и командой внедренцев – разработчиков.

Концепция ERP

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Один из важных вопросов – относится система к классу ERP, либо является учетной. Чтобы ответить на этот вопрос, не следует забывать, что ERP-система (как следует из названия) – это в первую очередь система планирования ресурсов. Она описывает не только ситуацию «как было» и «как есть», но и «как будет», «как должно быть». ERP-системы не просто хранят данные о происходящем на предприятии, но и имеют в своем составе модули планирования и оптимизации всех видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих, временных и т.п.), а большинство функций учета, реализованных в системе, направлено на поддержку функционирования этих модулей.

Для реализации функций планирования и оптимизации необходимо наличие в системе обратной связи. Т.е. на основании целей управления составляется план, затем по ходу выполнения работ проводится фиксация реальных показателей, их анализ и на основании сравнения поставленных целей и достигнутых результатов вырабатывается корректирующее воздействие. Учётная система позволяет только фиксировать результаты. Она, в отличие от ERP-системы не включает в себя функции для автоматизации планирования, и сравнения `план — факт`. Иначе говоря, с помощью учетных систем можно выполнить только некоторую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом принципиальное отличие ERP-системы от учетной системы.

Функции ERP-систем

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
• управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

См.также: Что считать ERP-системой: методика TAdviser

Особенности внедрения

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Любая ERP-система, как правило, рассчитана на определенный сегмент рынка. Так, SAP чаще используют на крупных промышленных предприятиях, Microsoft Dynamics - в компаниях среднего размера и разного профиля, 1С - в компаниях небольших, а также в случае ограниченного бюджета.

Стоимость внедрения ERP, в зависимости от размера компании, сложности и выбранной системы, может составлять от 20 тыс. USD до нескольких миллионов USD. В эту сумму включаются лицензии на ПО, а также услуги по внедрению, обучению и поддержке на этапе запуска системы в эксплуатацию.

Panorama Consulting Group опубликовала свое ежегодное исследование мирового рынка ERP-систем за 2012 год. Традиционно в исследовании сделан акцент не на доходах вендоров и поставщиков ПО, а на пользовательском опыте компаний, внедривших системы управления предприятием.

Одним из главных результатов исследования Panorama Consulting является создание типичной картины среднестатистического ERP-проекта, а также оценка удовлетворенности пользователей уже внедренными решениями. Так, по итогам исследования, вышедшего в 2012 году, 81% опрошенных компаний оказались довольны сделанным выбором в пользу той или иной ERP-системы, а 19% - не довольны.

Какие еще показатели «нормальности» ERP-проекта обнаружили исследователи? Так, 41% компаний меняют свои бизнес-процессы, чтобы привести их в соответствие функционалу ERP-системы. 27%, напротив, меняют функционал систем и дорабатывают их, чтобы системы соответствовали уже сложившимся бизнес-процессам. 19% опрошенных практически не затрагивали эту область или не фокусировались на бизнес-процессах. 13% сначала меняли бизнес-процессы и только потом приступали к внедрению.

Согласно данным исследования, 63% компаний сталкиваются с организационными проблемами в ходе ERP-внедрений. 34% опрошенных предпочитают при вводе системы в эксплуатацию использовать метод «большого взрыва», когда новое ПО запускается повсеместно и единовременно во всех подразделениях и активах. 46% вводят новую ERP в строй поэтапно, в 20% - выступают за гибридный подход.

57% предприятий предпочитают также «жесткий» ввод ERP-системы в эксплуатацию, когда работа пользователей со старым ПО становится недоступной одномоментно. Тогда как 43% предпочитают использовать параллельный счет (постепенный отказ от старого ПО).

Главными преимуществами, которые получили компании от внедрения ERP, респонденты назвали увеличение доступности информации, сокращении времени отклика и усовершенствование процессов взаимодействия внутри организации. 94% опрошенных так или иначе достигли позитивных результатов от внедрения.

Типы полученных преимуществ от внедрения ERP-систем

Panorama Consulting, февраль 2012

Но не все столь позитивно. По данным исследования Panorama, 56% проектов выходят за рамки изначально обозначенных бюджетов. В исследовании 2011 года таких проектов было больше – 74%. За прошедший 2011 год перерасход по ERP проектам составлял около $2 млн, а годом ранее – около $10,5 млн. Дельта между планируемой и окончательной ценой проекта составляет в среднем около 25%.

Перерасход по ERP-проектам

Panorama Consulting, февраль 2012

Кроме того, по данным аналитиков, компании часто недооценивают время, которое потребуется им для достижения желаемых результатов и возврата инвестиций. 29% компаний утверждают, что им так и не удалось вернуть свои вложения. В среднем срок окупаемости для ERP-проекта составляет 1-3 года.

Время возврата инвестиций в ERP-проект

Panorama Consulting, февраль 2012

Также зачастую возникают сложности с длительностью проектов внедрения. По данным исследования, в среднем ERP-проект долится порядка 16 месяцев. Согласно данным предыдущего отчета (2011 года), 38% проектов завершаются в срок, 54% длятся дольше, а 23% из них оказываются длиннее на 25%.

Превышение сроков ERP-проектов

Panorama Consulting, февраль 2012

Что касается технической стороны вопроса, то 58% компаний выбирают традиционные on-premise ERP-системы, а 21% размещают их на внешних хостингах. Около 39% компаний используют дополнения сторонних разработчиков, что часто негативно сказывается на уровне сложности и сроках проектов. Год от года растут объемы кастомизации в рамках внедрений.

Наиболее часто внедряемые модули ERP-систем

Panorama Consulting, февраль 2012

Чаще всего компании внедряют следующие модули ERP-систем: 77% - управление финансами, 62% - управление продажами и дистрибуцией, 51% - управление материалами, 50% - управление персоналом, 45% - CRM, а также управление складом.

Выбор ERP-системы

Рост сложности ERP-систем, вызванный постоянно наращиваемыми функциональными возможностями, в связи с чем, также возрастает потенциальная возможность повышать эффективность бизнес-процессов компании за счёт внедрения ERP-систем, делает очень ответственной задачу правильного подбора ERP систем. В случае неправильного выбора компания рискует потерять существенные средства и время, поэтому для решения этого вопроса зачастую организуют специальный проект по выбору КИС с привлечением независимого консультанта. Современные методики рекомендуют структурированное изучение бизнес-процессов компании и определение критериев для выбора и сравнения предложений, в отличие от устаревшего подхода, основанного преимущественно на сравнении функциональных и технических характеристик систем. Современный взгляд на выбор систем выработан в результате роста количества неудачных внедрений, в которых изучение бизнес-процессов целиком переносилось на этап внедрения и поручалось интегратору, который и осуществлял поставку системы.

Достоинства

Применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Недостатки

Основные сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим причинам:

• Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениями, в итоге -слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым.
• Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

Согласно результатам исследования, проведенного в 2008 году американской компанией Panorama Consulting Group, 93% ERP-проектов длятся дольше запланированного срока, и почти две трети проектов не укладываются в выделенный им бюджет. Более того, лишь 13% компаний полностью довольны результатами ERP-проектов, и только 21% компаний смогли реализовать в ходе внедрения ERP хотя бы половину запланированных задач.

Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.

Ограничения:

• Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников.
• Внедрение является достаточно дорогим
• Система может страдать от проблемы «слабого звена» — эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром.
• Проблема совместимости с прежними системами.

Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании.

Преимущества использования

По данным Panorama Consulting^[1] на июль 2014 года, наиболее распространенным результатов внедрения ERP-системы является то, что в компании информация становится более доступной: это отмечают 42% респондентов.

13% компанией отметили, что использование ERP-системы позволило им улучшить взаимодействие всех подразделений и частей бизнеса, 8% смогли с помощью таких решений оптимизировать взаимодействие с клиентами, 4% - увеличить производительность. А вот сократить расходы на оплату труда не смог никто, хотя в 2012 году такой результат внедрения называло 7% опрошенных.

При этом результативность ERP-внедрений все еще остается довольно невысокой. Только 31% клиентов SAP, 17% клиентов Oracle и ни один из клиентов Microsoft отметили, что смогли добиться хотя бы 50% ожидаемого эффекта от внедрения.

См. также

Список всех компаний ERP-вендоров,
интеграторов и проектов,известных TAdviser

Системы управления предприятием (ERP-рынок России)

Главные тенденции рынка ERP-систем (Россия)

География ERP-проектов

Отраслевая специфика проектов ERP в России

Примечания