Интервью с замначальника управления информационно-технической поддержки ИТ-департамента НПФ "ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ" Кириллом Рыжером

Кирилл Рыжер: «Мы более полно оценили возможности системы в ходе проекта, нежели на этапе выбора».

TAdviser: Кирилл, расскажите, пожалуйста, в связи с чем было принято решение о замене СЭД, какие цели ставились перед проектом?

Кирилл Рыжер: В рамках общей ИТ-стратегии отказа от платформы IBM Lotus Domino руководством нашего Фонда была сформулирована задача – подобрать новую СЭД, подходящую для осуществления документооборота компании. Проблема была не в системе "БОСС-Референт" как таковой, нам просто необходимо было более перспективное решение. Основным требованием и целью проекта было добиться максимально схожего с предыдущей системой интерфейса для наших пользователей, не потеряв при этом в функциональности.

TAdviser: Что повлияло на выбор платформы для перехода?

Кирилл Рыжер: Опыта аналогичного перехода у нас не было, это первый такой проект, поэтому при выборе системы мы прорабатывали вопрос с нуля: изучали рынок, смотрели представленные варианты, опираясь на отзывы заказчиков, количество внедрений системы в средних и крупных компаниях, функциональные возможности и т.д. Мы понимали, что, скорее всего, нашим требованиям удовлетворят многие системы, но выбор пал на Docsvision. Сейчас, по прошествии года, могу сказать, что он был верным: мы более полно оценили её возможности в ходе проекта, нежели на этапе выбора.

В качестве контрагента для осуществления внедрения Docsvision 5.3 мы выбрали компанию BTLab ввиду лучшего соотношения цены, качества и профессионализма. У компании большой опыт в работе с обеими системами (Docsvision и "БОСС-Референт"), что обеспечило грамотный подход к вопросу миграции. Особенно хотелось бы отметить Петра Арбузова – руководителя проекта – за умелое координирование действий и проявленное терпение. Последнее, справедливости ради, отличало всех принимавших участие во внедрении сотрудников BTLab.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

TAdviser: Как строилась работа над проектом?

Кирилл Рыжер: На процесс перехода мы закладывали год-полтора, непосредственно активная работа шла 8 месяцев. Работы завершились за год. В начале на нашей территории работал коллега из BTLab, который описывал все возможности "БОСС-Референта": что реализовано, чего нам как заказчику хотелось бы, чего на тот момент не хватало и т.д., чтобы формализовать все требования к новой системе. Мы отталкивались от того, что у нас уже есть, и от того, что удобно пользователям. Встречались с представителями бизнеса, которые наиболее плотно работают с СЭД. В результате было составлено и согласовано ТЗ (процесс был длительный), и потом по нему началась настройка Docsvision под наши конкретные требования.

TAdviser: Что вы отметили бы в качестве отраслевой специфики документооборота в Вашей компании?

Кирилл Рыжер: Большой поток входящей/исходящей корреспонденции. Важно было максимально облегчить жизнь работникам «сканера и копира».

TAdviser: Какие ещё категории сотрудников используют в работе СЭД?

Кирилл Рыжер: Не будет преувеличением сказать, что практически все сотрудники так или иначе задействованы в работе с системой. Я бы условно разделил наших пользователей на 3 категории: "регистраторы", согласующие и те, кто инициируют процессы согласования (исполнители документов).

Мы всегда старались максимально охватить вопрос и узнать, чего хотят все категории пользователей. Самые активные пользователи – это, конечно, сотрудники отдела управления документационного обеспечения: те, кто работают с входящей и исходящей корреспонденцией, регистрируют документы и хранят оригиналы. Это небольшой процент пользователей, но они работают со всеми категориями документов на разных этапах. С точки зрения департаментов – нет таких, которые были бы не задействованы вообще.

TAdviser: Используется ли СЭД руководством для решения управленческих задач?

Кирилл Рыжер: Да, безусловно. Функция аналитической отчётности была реализована в предыдущей СЭД, и её сохранение было одним из главных требований к новой. Мы используем построение отчётов по срокам согласования документов: как внутренних, так и с контрагентами. В связи с чёткими регламентами по согласованию документов (в днях), руководству нужно понимать, насколько они выполняются.

Лично руководство Фонда в Docsvision не работает, но помощники от их лица принимают участие.

TAdviser: Можно сказать, что сегодня у вас полностью безбумажный документооборот?

Кирилл Рыжер: Да, можно. Есть категория документов, которая проходит мимо СЭД, но это тоже безбумажный документооборот, просто он проходит в других системах.

С начала использования системы (1 декабря 2014 года) в Docsvision зарегистрировано порядка 7-8 тысяч входящих/исходящих документов. Договорных и распорядительных меньше: порядка 600 и 400 соответственно.

TAdviser: Появились ли новые блоки автоматизации при смене системы? Как реализовано решение?

Кирилл Рыжер: Изначально при переходе на Docsvision главное, чего мы хотели, – сохранить функционал прежней системы. В процессе работы (а пользуемся мы системой уже почти год) Docsvision обросла новыми функциональными модулями. Из последнего – по нашей просьбе специалисты BTLab настроили интеграцию c "1C", что упростило согласование счетов и ведение бухгалтерской отчётности. Теперь нет необходимости смотреть данные в двух разных системах, и когда у пользователя возникает необходимость согласовать счёт – он в "1С" видит полную информацию о контрагенте, которая подтягивается из Docsvision. Принцип единого окна – это удобно.

В целом решение реализовано на встроенном приложении "Управление документами" и конструкторе согласований Docsvision. Были переписаны листы согласований, реализована возможность вывода в MS Word. Осуществлена миграция данных в Docsvision, реализован функционал импорта данных из таблиц MS Excel с поддержкой загрузки приложений и версионности файлов.

TAdviser: Что было самым сложным/самым важным при внедрении?

Кирилл Рыжер: Как говорится, делая ремонт в квартире, главное – не развестись. Самым важным при внедрении было сохранить веру в конечный успех. С точки зрения технической реализации – все вопросы решал партнёр по внедрению – компания BTLab, и по всем нам удалось прийти к согласию.

Кроме того, важно было, конечно, убедить пользователей в том, что новая СЭД не хуже привычной предыдущей.

TAdviser: И как вам это удалось?

Кирилл Рыжер: В начале было непросто, т.к. все новое люди склонны принимать с некой долей скепсиса. Безусловно, мы сделали все возможное в плане сохранения аналогии работы, но все равно это другая система (интерфейс, кнопки, ярлыки).

Прошлая система почти не развивалась, работа в ней была отлажена. В процессе внедрения новой СЭД, как бы мы ни старались, избежать всех подводных камней внедрения не получилось, и пользователи периодически ощущали это на себе. На сегодня ситуация, на мой взгляд, гораздо лучше: сотрудники привыкли и поняли, что система предоставляет новые возможности для быстрых доработок, масштабируемости, – и постепенно поменяли мнение. По меньшей мере, обращений в техподдержку стало гораздо меньше.

TAdviser: Планируете ли вы развивать систему дальше, в каком направлении?

Кирилл Рыжер: Планы весьма серьезные. Основной вектор развития – продолжение интеграции с другими информационными системами Фонда, это одно из ключевых удобств для нас из тех, что предоставляет платформа.