ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами

Стандарт определяет, что объектом обмена между различными СЭД является электронное сообщение, содержащее XML-документ определенной структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов, а также при необходимости один или несколько файлов, являющихся неотъемлемой частью электронного сообщения (например, для передачи электронного образа документа).

Данные, сформированные в СЭД отправителя (реквизиты электронного документа), передаются и воспринимаются в СЭД получателя как значения элементов передаваемого XML-документа.

В стандарте определены требования к формату, составу и содержанию электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие СЭД. Документ дает перечень и содержание зон сообщения и составляющих эти зоны элементов, задает правила описания зон сообщения и порядок передачи файлов документов.

Стандарт разработан Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», Региональной общественной организацией «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и Закрытым акционерным обществом «Научно-Технологический Центр ИРМ» в рамках ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» во исполнение Программ национальной стандартизации на 2009 и 2010 гг.

Основой для национального стандарта послужил стандарт организации «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Состав, содержание и описание зон электронного сообщения», разработанного в 2004 году Рабочей группой под руководством Региональной общественной организации «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» в составе:

• РОО «Гильдия Управляющих Документацией»;
• ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
• ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)»;
• ЗАО «АйТи. Информационные технологии»;
• Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
• ЗАО «Компания «ИнтерТраст»;
• ООО «Информационные Бизнес Системы»;
• ГУП «Государственное Научно-Производственное предприятие «Гранит-Центр».

Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между системами управления документами в процессе информационного взаимодействия. Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т

Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей. Применение стандарта способствует интеграции разрозненных систем управления документами в единую межведомственную систему обмена документами.

В разработке стандарта принимали участие:

• В.Э. Баласанян – генеральный директор ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)»;
• Н.А. Храмцовская – ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», член РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и ARMA International;
• Е.И. Теплов – главный специалист ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)»;
• Е.Ю. Антошечкина – начальник отдела ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», отв. секретарь Пк6 ТК 459;
• С.И. Афанасьев – исполнительный директор РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией»;
• В.П. Горностаев – заместитель руководителя рабочей группы РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией»;
• С.М. Ковтуненко – генеральный директор ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
• А.И. Манаенков – заместитель генерального директора ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
• В.М. Ларин – директор ВНИИДАД;
• В.Ф. Янковая – заместитель директора ВНИИДАД;
• Л.Н. Варламова – Зав. сектором стандартизации ВНИИДАД, доцент кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, эксперт ТК 46/ПК 11 ИСО, отв. секретарь ПК 4 ТК 191 СИБИД;
• Н.Е. Гарбуз – генеральный директор ООО «Инфра-Ресурс»;
• А.М. Савельев – заместитель генерального директора по разработке программного обеспечения ЗАО «Компания «ИнтерТраст»;
• Т.Р. Белая – советник отдела библиотек и архивов Департамента культурного наследия и изобразительного искусства Министерства культуры России.