Владимир Андреев, Docsvision: СЭД стала бизнес-критичной системой для многих организаций

Владимир Андреев: Произошел революционный скачок. Пять лет назад СЭД переводили в электронный вид управление бумажными документами. Сейчас многие бизнес-процессы радикально изменились: мы не отказались от бумажного документооборота полностью, но примерно 50% из него перешло в цифровую среду. Из вспомогательных систем, сопровождающих бизнес-процессы, СЭД превратились в платформы, где эти процессы функционируют полностью.

Даже названия изменились: на смену ECM и BPM пришли CSP, на смену архиву документов — системы управления корпоративным контентом, которые предлагают отказ от монолитной архитектуры ECM в пользу платформы и разнообразного набора сервисов. При этом термин СЭД стал в России синонимом и для CSP-платформ.

Эволюция Docsvision: от классической СЭД к современной CSP-платформе

Изменились и сами документы. Они по-прежнему могут быть бумажными, но могут быть и хорошо структурированными файлами, не имеющими традиционного бумажного представления — вместо него может использоваться XML-схема. Если говорить о Docsvision, то у нас функции ECM и BPM были реализованы на единой платформе еще в начале 2000-х годов. И это означает, что крупный бизнес может автоматизировать все новые и новые бизнес-процессы на базе одной платформы. Например, наш давний клиент компания «Газпром нефтехим Салават» начала использовать Docsvision как классическую СЭД еще в 2012 году. Позже они создали цифровые архивы, в том числе финансовый архив для всего холдинга, а сейчас одними из первых на рынке создают систему конфиденциального документооборота.

Владимир Андреев: Если говорить о задачах, которые востребованы в реальных проектах, то можно назвать несколько направлений. Это классическое делопроизводство, как внутреннее, так и кросс-организационное. Создание архивов документов, в том числе финансовых, кадровых, технологической документации. Автоматизация бизнес-процессов, связанных с последовательной обработкой информации (например, процессов бэк-офиса).

Еще одно востребованное направление – создание с помощью low-code инструментов специализированных вертикальных и горизонтальных решений: систем аудита и контроля, КЭДО, финансового документооборота и других. Кроме того, в отдельных случаях СЭД становится хабом, вбирающим в себя все задачи, которые порождаются в организации (в контуре электронного документооборота, BPM-решениях, внешних приложениях). То есть на практике СЭД могут решать сегодня как отдельные функциональные задачи, так и выступать платформой для цифровой трансформации бизнеса.

Владимир Андреев: Я бы выделил три главных направления. Первое — это уход от бумаги. Очевидно, что для цифровой трансформации предприятия в первую очередь нужно перевести бумажные документы в электронный вид. СЭД играет в этом процессе очень важную роль и позволяет сделать переход плавным: сначала работа со сканами, потом со слабо структурированными документами, потом со все более и более структурированными. Второе направление — оптимизация процессов. После того, как документы оцифрованы, есть что оптимизировать, и в Docsvision имеются все инструменты для этого: BPM, качественная статистика, современные методики оптимизации процессов. Тот же Process Mining: пока он редко применяется на практике, но как технология полностью готов.

Ну и третье, самое важное направление — когда организация полностью ушла от бумаги, формализовала и оптимизировала процессы, можно начать собирать цифровой след. Это открывает перспективы для использования искусственного интеллекта. Потому что для ИИ очень важно иметь не просто некую модель, а адекватные исторические данные, чтобы модель могла обучаться и приносить реальную пользу.

Владимир Андреев: Автоматизация на единой платформе дает огромные плюсы. Во-первых, экономия на масштабе. Не нужен комплекс программных решений, каждое из которых необходимо купить, поддерживать, обеспечивать совместимость. Во-вторых, единый интерфейс. Люди привыкают работать с определенным интерфейсом, каждая новая система — это новые сложности для пользователей. Разработчики решений тоже экономят, кастомизируя решения на базе знакомых API, знакомых конструкторов, знакомых интерфейсов.

Централизация выгодна во всех отношениях. Цифровой след копится в едином пространстве. Можно анализировать, например, загрузку персонала в контексте не только кадровых процессов, а абсолютно всех процессов на платформе. А ведь их может быть очень много. Общий взгляд на производительность работы в компании, связанность процессов, их конкуренцию — это ценная возможность для любого топ-менеджера.

Чем в этом плане хороша платформа Docsvision? Базовая модель, которая заложена в архитектуре, очень гибкая. На базе платформы можно создавать огромное количество решений. У нас есть модели самих документов, модели справочников, модели процессов, модели состояний, модели интерфейса. А наличие low-code позволяет сделать все быстро и с прицелом на конкретные бизнес-процессы организации.

Владимир Андреев: Из недавних кейсов, отмеченных наградами, хочется назвать внедрение Docsvision в компании AIG Russia, ранее входившей в состав японского концерна Asahi Glass Co. Масштабы производства у компании такие, что с их участием остекляется каждое третье здание в России.

Компания использовала для учета расчетов с контрагентами систему из нескольких решений от иностранных вендоров, включая SAP. После отключения от западных систем пришлось срочно искать российскую замену. Учет расчетов — нетиповая для СЭД задача, но поскольку в компании уже был внедрен Docsvision и платформа способна поддерживать самые разные бизнес-процессы, было решено использовать именно ее. Заказчик и интегратор смогли перевести на Docsvision необходимые процессы всего за 3 месяца. Этот проект победил в конкурсе портала CFO Russia в номинации «Лучший проект импортозамещения ЭДО».

Проекты по импортозамещению нередко приносят интересные задачи. Совсем недавно на платформу Docsvision переходил крупный финансовый холдинг, где в четырех разных подразделениях работали четыре разных западных СЭД-системы. То есть фактически проводилась централизация СЭД с одновременным переходом на полностью российский стек технологий. При этом удалось найти компромисс в отношении интерфейсных решений, которые в итоге удовлетворили всех пользователей. Проект был выполнен всего за полгода, что также очень хороший показатель, учитывая все вводные.

Другой интересный проект — для ГУП «ТЭК СПб», одной из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Компания использует Docsvision уже десять лет, на платформе автоматизированы не только делопроизводство, но и ряд бизнес-процессов. В 2023 году здесь начали внедрение кадрового электронного документооборота. В цифровой вид перевели, в частности, подписание трудовых договоров и табелей учета рабочего времени, организацию сверхурочной работы и работы в выходные, ознакомление сотрудников с кадровыми документами, ЛНА и должностными инструкциями. Сейчас системой пользуются 9000 сотрудников — не только офис, но и слесари, сварщики, операторы котельных. Этой весной проект победил в конкурсе «Лучшие кадровые технологии Северо-Западного федерального округа — 2024».

Владимир Андреев: Привнесение low-code инструментов внутрь CSP-платформ — один из важнейших трендов последних лет. Примерно 80% разработки и настройки СЭД-решений, в том числе решений на нашей платформе, сегодня выполняется либо совсем без программирования (no-code), либо с минимальным программированием на уровне несложных скриптов (low-code). Мы очень активно этим занимаемся и даже придумали термин «Интуитивное создание приложений». Он подразумевает, что разработку ведут так называемые «гражданские разработчики» (civil developers), то есть сотрудники, не имеющие навыков программирования, но владеющие low-code инструментами. Наша цель — чтобы каждый менеджер мог сам создавать необходимые ему процессы, в рамках своего уровня владения инструментами Docsvision. Это непростая задача, мы решаем ее уже много лет и будем решать еще какое-то время, поскольку здесь всегда есть что улучшить.

Владимир Андреев: Именно так мы создали приложение для кадрового электронного документооборота (КЭДО) — в нем автоматизированы как базовое делопроизводство, так и специфические кадровые процессы: наем, увольнение, командировки и другие. Недавно вышел очередной рейтинг крупнейших игроков рынка КЭДО от CNews, и мы заняли в нем четвертое место. А ведь Docsvision не специализируется на HR-автоматизации, это всего лишь одна из многочисленных возможностей платформы. Другой пример — приложение для финансового документооборота, адаптируемое для каждой крупной организации, учитывающее их артефакты: планы, сроки, специфические отчеты. Или приложения для юристов, в частности, для управления претензионно-исковой работой.

Всего же у нас несколько десятков различных решений, в том числе отраслевых, интеграционных и специализированных, для прикладных бизнес-задач. Их было бы невозможно быстро создать и постоянно развивать, настраивать и адаптировать под нужды каждого заказчика, если бы не инструменты low-code и наша партнерская экосистема. Вместе с партнерами мы выработали две интересные практики. Первая — когда партнер на своем проекте отрабатывает функциональность, востребованную у заказчиков, и затем мы реализуем ее в Docsvision. Причем это касается как законченных функциональных модулей, так и небольших доработок вроде контролов в конструкторах. Вторая — когда мы с партнерами разрабатываем функциональные решения, готовые приложения совместно.

Владимир Андреев: Ключевой тренд задан государством и связан с такими инициативами, как переход к безбумажному кадровому документообороту и машиночитаемым доверенностям (МЧД). Сейчас в правительстве обсуждается создание нормативно-правовой базы для полного отказа от бумаги в госучреждениях и во всем бизнесе, и это, конечно, мощный сдвиг. Типичным инноватором в этом процессе является ФНС, которая фактически все свои документы уже перевела в XML-схемы. Сейчас аналогичные процессы будут происходить повсеместно, и в СЭД для них нужны специальные инструменты. Мы над этим активно работаем. В частности, развиваем технологию, в которой документом является полностью формализованная цифровая сущность. Отказ от plain-text, переход к структурированным документам — это то, что ждет нас всех в ближайшие годы.

Другой важный тренд касается интерфейса СЭД. Пять лет назад в любой статье вроде «За что я ненавижу СЭД» критиковался интерфейс. И, что греха таить, он правда был громоздким и не очень удобным. Сейчас и мы, и наши конкуренты идем к тому, чтобы сделать интерфейс максимально удобным, интуитивно понятным и легким. Это очевидно с точки зрения клиента, но тяжело с точки зрения разработки, ведь нужно учитывать десятки параметров: контекст обработки документа, роль пользователя, статус документа, статус бизнес-процесса. И для каждого сценария нужно показывать тот интерфейс, который удобен пользователю с учетом той задачи, которую он в данный момент решает.

Наконец, заметно меняется та роль, которую СЭД-платформы играют в жизни крупного бизнеса. За последние годы СЭД превратилась в бизнес-критичную систему для многих организаций. У ряда наших клиентов система электронного документооборота становится ядром автоматизации. Когда возникает идея автоматизировать что-то новое, заказчики часто понимают, что это удобнее сделать на той же СЭД-платформе.