Челябинвестбанк (Directum)

Сначала для обмена документами сотрудники использовали внутреннюю корпоративную почту. Но в связи с расширением сферы деятельности такой подход перестал устраивать руководство банка. Чтобы усовершенствовать внутренние бизнес-процессы и повысить эффективность работы как отдельных сотрудников и подразделений, так и банка в целом, было принято решение о комплексной автоматизации процесса документооборота.

Выбор решения

На российском ИТ-рынке представлено немало продуктов для электронного документооборота. В ходе выбора подходящего решения рассматривалось несколько вариантов, в том числе и системы на платформах Lotus и Documentum.

Первое знакомство с системой электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM состоялось в сентябре 2005 г. на XI Форуме разработчиков интегрированных банковских систем. Затем специалисты компании DIRECTUM провели в банке подробную демонстрацию функционала системы. По мнению Челябинвестбанка, главными достоинствами DIRECTUM является ее простота и относительно невысокая стоимость, возможность ее интеграции, функциональность, средства территориально-распределенной работы, а также опыт компании в проведении высококачественного и быстрого внедрения, в том числе и в банковской сфере.

В результате предложение DIRECTUM было признано оптимальным по совокупности преимуществ как самого программного решения, так и предоставляемых услуг.

Задачи проекта

Перед началом внедрения Челябинвестбанк подробно сформулировал цели проекта. Предполагалось, что развертывание системы электронного документооборота позволит решить следующие задачи:

• создание единой базы распорядительных документов;
• сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единой структуры для хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту;
• упорядочение работы с документами благодаря применению типовых шаблонов, типовых маршрутов и введению в действие инструкций по работе с документами;
• оптимизация взаимодействия персонала за счет уменьшения личных обращений к секретарям, делопроизводителям и другим сотрудникам (для поиска нужных документов, контроля работы с ними, снятия дополнительных копий и их согласования);
• упрощение контроля над исполнением работ благодаря возможности формирования отчетов, поиска в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом;

возможность анализа загрузки сотрудников благодаря получению полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ;

• укрепление безопасности данных благодаря разграничению прав доступа на уровне каждого документа.

Как известно, бумажный документооборот имеет ряд существенных недостатков, замедляющих работу организации. Перейдя на электронные документы, Челябинвестбанк стремился ускорить документооборот за счет:

• автоматического перемещения документов между сотрудниками;
• отказа от физического размножения и перемещения бумажных копий документов;
• возможности параллельной рассылки документа;
• возможности задания маршрута и контроля в системе перемещений бумажного документа без полнительной регистрации и без передачи бумажных документов курьерами;
• исключить случаи утери бумажных документов.

Обычно даже переход на электронный документооборот не позволяет организации полностью избавиться от “бумаги”. Но Челябинвестбанк планировал максимально сократить бумажный документооборот путем:

• перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использования электронной цифровой подписи;
• рассылки документов исполнителям в электронном виде вместо их копирования с резолюциями и печати регистрационно-контрольной карточки документа;
• единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.

И наконец, банк надеялся, что накопленные корпоративные знания (история переписки, обоснование принятых решений и другие документы) дадут возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, не повторять ошибки и быстро обучать новых сотрудников. К тому же единая база знаний должна способствовать взаимозаменяемости сотрудников.TAdviser выпустил Гид по российским операционным системам 10.4 т

Предполагалось, что достижение всех этих целей позволит повысить эффективность управления предприятием в целом.

Подготовка к внедрению

Договор между Челябинвестбанком и компанией DIRECTUM был заключен в конце 2006 г. Сотрудники DIRECTUM подробно изучили особенности работы банка, исследовали документооборот каждого подразделения и провели анализ используемых программ. По результатам проведенного исследования основных документопотоков банка они предложили оптимальную схему работы в системе и создали первые шаблоны документов и типовые маршруты по согласованным спецификациям. Затем был разработан проект модификации и настройки системы DIRECTUM и конвертации данных.

На первом этапе банк приобрел 50 клиентских лицензий на базовые модули системы, такие как “Управление деловыми процессами” и “Управление электронными документами”, а также лицензии на модули “Канцелярия” и “Управление совещаниями”. Внедрение системы началось с обучения администраторов банка в учебно-консультационном центре компании DIRECTUM.

Реализация проекта

Специалисты DIRECTUM провели исследование и разработали проект внедрения с учетом особенностей работы банка. На этапе опытной эксплуатации активное участие в работе системы принимали специалисты банка, что позволило им получить практические знания по использованию и администрированию системы.

На запуск системы документооборота в рабочую эксплуатацию потребовалось примерно шесть месяцев. Нередко при внедрении новых систем приходится вносить изменения в ИТ-инфраструктуру. Но в данном случае этого не понадобилось, что облегчило реализацию проекта.

Технических проблем также не было. Все работы велись согласно технологии внедрения, разработанной специалистами компании DIRECTUM. Иногда переход на новое ПО сопровождается разработкой специализированных решений. Но Челябинвестбанк не заказывал дополнительных модулей сверх стандартной поставки. Настройка под его требования выполнялась с помощью основных сущностей DIRECTUM — шаблонов и типовых маршрутов.

Интеграция с другими системами также не представляла сложности. Банк не стремился сделать DIRECTUM частью информационной банковской системы (ИБС), считая, что электронный документооборот и банковские транзакции — это разные задачи. Тем не менее потребовалось написать интерфейс для подключения DIRECTUM к ИБС, чтобы обеспечить совместное использование единых справочников. Автоматизация бизнес-процессов, в которых требуется согласование и подписание документов, была реализована через типовые маршруты DIRECTUM.

Интеграция с банковской системой ограничилась импортом справочников сотрудников и организаций-корреспондентов из ИБС в DIRECTUM. Для этого предназначены программные агенты администрирования, настроенные для обновления данных в справочниках DIRECTUM. Данный агент запускается по расписанию, берет информацию из файла, сформированного ИБС, и переносит ее в DIRECTUM. При увольнении сотрудника выполняется закрытие соответствующих записей в справочнике “Работники” системы DIRECTUM, а также удаление соответствующего пользователя из системы.

Входящая корреспонденция сканируется и регистрируется в модуле “Канцелярия”, а некоторые виды отчетов банковской системы автоматически попадают в DIRECTUM. Кроме того, недавно банк стал импортировать заявки со своего сайта на оформление кредита. Анкеты автоматически направляются по системе DIRECTUM соответствующим работникам банка. Таким образом система продолжает развивать функционал, выступая удобным инструментом электронного документооборота.

Но внедрение нового ПО не ограничивается только решением технических вопросов. Ведь система не работает сама по себе. Ею должны пользоваться люди. Поэтому при автоматизации бизнес-процессов необходимо учитывать и человеческий фактор. Успеху проекта в Челябинвестбанке способствовало то, что руководство поддерживало развитие электронного документооборота. Однако не все сотрудники с одинаковым энтузиазмом восприняли новинку. Чтобы помочь им освоить новые методы работы, было организовано обучение. На первом этапе внедрения два сотрудника банка прошли обучение на выездных курсах в Москве и Ижевске, а затем подготовку по основам электронного документооборота получили и остальные в собственном учебном центре банка. Кроме того, специалисты компании DIRECTUM подготовили подробные инструкции для пользователей.

Сейчас в Челябинвестбанке внедрено 150 рабочих мест для базовых модулей DIRECTUM и пять — для модуля “Канцелярия”. При этом почти каждый компьютер банка подключен к системе. В результате на сегодняшний день около тысячи сотрудников пользуются электронным документооборотом. Например, если у работника в папке “Входящие” появляется что-то новое, он получает уведомление по системе корпоративного оповещения. Таким образом удается обеспечить достаточно оперативную работу тысячи пользователей в рамках лицензии на 150 одновременно работающих мест. Компания DIRECTUM продолжает поддерживать систему Челябинвестбанка, обеспечивая консультации и обновления.

Результаты и перспективы

Внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием завершено. Совместная работа специалистов Челябинвестбанка и компании DIRECTUM позволила создать полноценный архив электронных документов, упростить контроль исполнения поручений, ускорить поиск информации, оптимизировать схемы движения документов внутри банка.

В процессе внедрения автоматизированы процедуры создания, согласования и подписания организационно-распорядительных документов, приказов и распоряжений по основной деятельности. Ведется регистрация документов, отправка их исполнителям, работа со служебными записками, приказами, договорами и т. д. В результате внедрения DIRECTUM были оптимизированы внутрибанковские бизнес-процессы, улучшилось качество делового документооборота и повысилась его эффективность благодаря сокращению времени на поиск и согласование документов; помимо этого укрепилась исполнительская дисциплина выполняемых работ.

“Переход на электронный документооборот нам был нужен для создания надежного архива документов с разделением доступа к ним и сокращения времени их обработки на этапах согласования и утверждения. Кроме того, хотелось исключить ситуации, когда документ “залеживается” у кого-то на столе, и получить объективные показатели работы с документами: кто, когда, насколько оперативно обработал документ, ознакомился с ним и т. п., — рассказал Игорь Юдович, заместитель председателя правления и начальник управления автоматизации Челябинвестбанка. — В решении потребовалось написать интерфейс для подключения к нашей банковской системе, таким образом мы синхронизировали справочники клиентов, работников, организационной структуры банка. С помощью консультантов были спроектированы типовые маршруты движения по типам документов и штатными средствами внесены в систему. Для более оперативного оповещения пользователей о появлении заданий в системе DIRECTUM был реализован механизм дублирования сообщений о таких событиях по сети”.