"КМГ Кашаган Б.В." внедрил решение "1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование "

КМГ Кашаган Б.В. повышает эффективность управления финансами с помощью «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование»

Специалистами компании «1С-Рейтинг» завершен летом 2015 года проект автоматизации частной компании с ограниченной ответственностью «КМГ Кашаган Б.В.» с помощью отраслевого решения «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана». В рамках проекта автоматизированы функции департаментов казначейства и бюджетирования, осуществлено их включение в единую информационную базу. В результате внедрения сокращено время на сбор управленческой отчетности и усилен контроль за финансовой деятельностью предприятия.

Частная компания с ограниченной ответственностью «КМГ Кашаган Б.В.» создана Национальной компанией «КазМунайГаз» в октябре 2005 года в юрисдикции Королевства Нидерландов, имеет в Республике Казахстан филиал, расположенный в г. Астана. «КМГ Кашаган Б.В.» входит в группу компаний Фонда «Самрук-Казына» и осуществляет деятельность в сфере разведки и добычи углеводородов в Каспийском море.

Основной целью деятельности «КМГ Кашаган Б.В.» является управление казахстанской долей участия в Соглашении о разделе продукции по Северному Каспию от 18 ноября 1997 года (далее СРП).

СРП заключено между Правительством Республики Казахстан и консорциумом, участниками которого являются: Аджип Каспиан Си Б.В., Инпекс Норт Каспиан Си ЛТД, КМГ Кашаган Б.В., КННК Казахстан Б.В., Тоталь Эип Казахстан, Шелл Казахстан Девелопмент Б.В. и ЭксонМобил Казахстан ИНК.

Приоритетные задачи «КМГ Кашаган Б.В.» в СРП:

• усиление роли компании во всех видах деятельности, осуществляемых в рамках СРП с целью устойчивого развития компетенции «КМГ Кашаган Б.В.» и ее кадрового потенциала;
• становление «КМГ Кашаган Б.В.» в качестве компании мирового класса с целью самостоятельной реализации крупных проектов по освоению месторождений.

До 2013 года на предприятии в качестве учетной системы использовалась программа «1С:Бухгалтерия для Казахстана 8». С течением времени было принято решение автоматизировать функции департаментов казначейства и бюджетирования, а также включить их в единую информационную базу.Метавселенная ВДНХ 4.5 т

Основная цель автоматизации: повышение прозрачности учета и сокращение времени на сбор отчетности.

Проект предстоял масштабный, поэтому процессу отбора подрядчика было уделено должное внимание. В результате мониторинга предложений выбор был остановлен на компании «1С-Рейтинг», которая зарекомендовала себя на казахстанском рынке как надежный партнер, обладающий многолетним опытом выполнения масштабных проектов, подтвержденных положительными отзывами, располагающий штатом высококвалифицированных специалистов, а так же имеющий сертификат соответствия системы менеджмента качества ISO 9001.

Компанией «1С-Рейтинг» было выполнено предпроектное обследование, в ходе которого проведены беседы со специалистами департаментов Казначейства и Бюджетирования для выявления потребностей предприятия. В результате в качестве основы для создаваемой информационной системы был выбран продукт «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана».

Этапы проекта внедрения информационной систем и ключевые результаты

1 ЭТАП. Составление отчета о предпроектном обследовании.

Ключевые результаты:

• дана оценка типовому функционалу по отношению к бизнес-процессам предприятия, предложены индивидуальные доработки, в случае, если типового функционала было недостаточно;
• предложено совершенствование системы бивалютного учета предприятия (уже используемой на момент обследования). Необходимость бивалютного учета обусловлена тем, что головной офис компании находится в Нидерландах, в Казахстане «КМГ Кашаган Б.В.» представлен филиалом. Это накладывает определенные требования к учету и к предоставляемой управленческой отчетности. Функциональной, основной валютой являются доллары. В рамках усовершенствований, сотрудниками было предложено более гибкое определение курса пересчета хозяйственной операции в функциональную валюту учета (исторический или текущий курсы долларов в зависимости от вида хозяйственной операции).

2 ЭТАП. Перенос документооборота за 2013 год. Запуск в работу подачи заявок на расходование денежных средств в подсистеме казначейство, автоматизация сбора подписей при согласовании заявок на расходование денежных средств посредством подсистемы «Управление согласованием и утверждением документов».

Ключевые результаты:

• перенесен весь документооборот за 2013 год - это позволило обеспечить неразрывность учета за год и избежать неудобств при сборе отчетности;
• запущена в работу подача заявок на расходование денежных средств в подсистеме казначейства. Настроено хранение скан-копий первичных документов (оснований для заявки) и их привязка в учетной системе к заявке на расходование денежных средств;
• внедрены электронные заявки на расходование денег - это позволило не только ускорить процесс согласования в 2 раза по сравнению с ручным согласованием, но и улучшить бизнес-процессы предприятия. В частности, подключение заместителей ответственных лиц-подписантов позволило наладить беспрерывную работу в случае ухода в отпуск или отъезда кого-либо из участников. Бизнес процессы компании построены так, что состав ответственных лиц-подписантов для каждой заявки отличается в зависимости от назначения платежа. Настроены маршруты согласования заявок, а также рассылка оповещения на электронную почту ответственных лиц о необходимости согласовать заявку в 1С. Эта функция очень удобна и позволяет своевременно получать информацию о поступлении новой заявки на согласование;
• настроена возможность отмечать отсутствие пользователей на рабочих местах в 1С и в случае командировки или отпуска ответственного лица задача по согласованию уходит к замещающему его лицу. В случае непредвиденного отсутствия подписантов ответственный казначей может оперативно перенаправлять задачи по согласованию замещающим лицам.

3 ЭТАП. Настройка сбора фактических данных по бюджетированию, отслеживанию исполнение бюджетов.

Ключевые результаты:

• настроен сбор факта для бюджета расходов и доходов, кассового бюджета;
• разработан «Сравнительный отчет по исполнению кассового бюджета» благодаря которому появилась возможность проверять разноску первичных документов, сделать сравнение бухгалтерских проводок и т.д, что позволило сократить время проверки ввода первичных данных с 3-х дней до одного;
• снижен уровень возникновения технических ошибок (из-за ручного формирования отчетности) и повышена достоверность получаемых результатов благодаря автоматизации сбора отчета (факт бюджета доходов/расходов);
• усовершенствована система бивалютного учета, в результате отчет формируется структурировано, что очень удобно в использовании, формировать его можно как в учетной валюте (USD), так и в национальной (KZT) с учетом фактического курса валюты.

4 ЭТАП. Автоматизация блока долгосрочного планирования платежей.

Ключевые результаты:

• разработана специальная форма ввода запроса наличности от каждого департамента, настроен маршрут согласования запросов наличности. По запросу реализована специализированная форма отчета «Платежный календарь», соответствующая утвержденной форме, используемой на предприятии.

Количество работающих пользователей в 1С увеличилось с 15 до 42 человек. Большую часть новых пользователей составили специалисты ранее не знакомые с 1С. Поэтому было проведено обучение новых пользователей, подготовлены инструкции по работе с новым функционалом.

Запуск системы был начат в ноябре 2013 года. В целом проект был выполнен успешно, основные планы по внедрению в рамках выполненных работ были реализованы.

Мнения пользователей о результатах проекта

Утежанова Жупархан, главный казначей: «Включение департамента казначейства в единую информационную базу позволило получать оперативную информацию и сократить время на формирование платежных поручений.

Автоматизация подсистемы согласования заявок увеличила скорость согласования заявок на расходование денежных средств в два раза по сравнению с ручным согласованием. Повысилась прозрачность согласования, так пользователь всегда знает на каком этапе согласования, у какого ответственного лица находится его заявка.

Возможность присоединить любые электронные документы к документу «Заявка на расходование денежных средств» в 1С позволило хранить сканированные копии документов для основания расхода. Это значительно экономит время, когда необходимо поднять копии документов-оснований расхода, например, для оформления платежа в банк свыше определенных сумм».

Утепов Мират, казначей:

«Ранее заявки на платеж делались вручную, администратор статьи сам создавал заявку, заполнял и собирал необходимые подписи и визы. При ручном согласовании за визой необходимо было идти к нужному человеку. Если по каким-то причинам его не было на месте, то приходилось перепечатывать заявление, убирая или заменяя этого человека в подписях. Сейчас все намного проще, заявки вводятся в 1С, печатать и собирать визы вручную не надо. В случае если согласующего лица нет на месте, то заявку можно перекинуть на его заместителя. Благодаря автоматизации скорость согласования заявки увеличилась в два-три раза. Специалистами «1С-Рейтинг» подготовлена инструкция по заполнению заявок, в случае возникновения вопросов можно обратиться к ней. Еще одним плюсом электронных заявок на расходование денежных средств является то, что скан-копии оригинальных документов всегда собраны в одном месте в виде приложения к электронной заявке.

До автоматизации департамент казначейства отправлял администраторам статей готовый файл запроса наличности в виде Exсel, который они заполняли и отправляли обратно. Далее данные от администраторов статей собирались в единый файл вручную. Теперь администраторы статей предоставляют данные путем заполнения специальной формы в 1С. Сотрудники заполняют данные формы, проходят короткий маршрут согласования. В конце я получаю базу запросов наличности, где делаю дополнительные настройки, чтобы окончательно получить красивую картину в виде «Платежного календаря». Скорость увеличилась в разы, составить финальную картину у меня теперь занимает минут 10-15. Это настолько сократило время моей работы, что я подумываю о том, чтобы давать больше времени администраторам статей для подачи запроса наличности».

Темирбаева Алмагуль, главный казначей:

«В процессе внедрения новой учетной системы был настроен сбор факта кассового бюджета. Ранее сбор факта кассового бюджета происходил вручную, и на его формирование могло уходить до одного дня. Сейчас этот отчет формируется из 1С за минуты.

Очень сильно в работе помогает «Сравнительный отчет по исполнению кассового бюджета», который был сделан специально для нашей компании. Благодаря данному отчету можно проверить разноску первичных документов: сделать сравнение бухгалтерских проводок по банку и статьями ДДС, найти разницу/различия и т.д. Данный отчет сократил время проверки ввода первичных данных с 3-х дней до одного.

Если в процессе работы возникали какие-либо недочеты, они оперативно устранялись специалистами «1С-Рейтинг».

Ержигитова Айман, главный менеджер по бизнес-планированию:

«Повышение эффективности от внедрения автоматизации в части формирования отчетности (сбор факта бюджета доходов/расходов), безусловно, экономит время, что в свою очередь позволяет больше времени уделять анализу отчета. Ранее отчет собирался по оборотно-сальдовым ведомостям вручную в Excel. На ручной сбор факта бюджета дохода/расходов могло уходить до 3-4 часов. Теперь отчет формируется за несколько минут.

Быстро формирование отчета в 1С позволило формировать отчет в течение месяца для проверки введенных данных. Это экономит время на проверку отчета в конце месяца. Снижен объем рутинной работы в подготовке отчета. Благодаря автоматизации сбора отчета произошло снижение уровня технических ошибок (из-за ручного формирования отчетности) и повышение достоверности получаемых результатов.