ФГУП УССТ № 8 при Спецстрое России внедряет систему автоматизации документооборота

Специалисты компании "Баланс-Сервис" внедрили в ФГУП "ГУССТ №8 при Спецстрое России" систему электронного документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".

Задачи

Большие объемы производства и сложность строительно-монтажных работ требуют обработки большого количества строительной документации. Документооборот предприятия за год составляет около 25 тыс. документов. Ранее на предприятии использовалась самописная программа. Возможности этой программы были ограничены (ограниченный поиск, отсутствовала возможность передачи документов на согласование и исполнение, отсутствовал контроль исполнительской дисциплины). Со временем эта программа перестала отвечать требованиям предприятия. Для повышения эффективности работы сотрудников с документами руководство приняло решение о переходе на современную систему электронного документооборота. Проект автоматизации включал две приоритетные задачи – упорядочение хранения документации и сокращение времени обработки документов.

Решение

По результатам проведения мониторинга имеющихся на рынке СЭД, вышестоящей организацией, Федеральным агентством специального строительства, был рекомендован программный продукт "1С:Документооборот". Внедрение системы поручено специалистам компании "Баланс-Сервис".

Совместная работа специалистов компании "Баланс-Сервис" и ФГУП "ГУССТ №8 при Спецстрое России" позволила внедрить "1С:Документооборот" за четыре месяца. На сегодняшний день в системе работают 160 пользователей в 24 подразделениях организации.

Основные результаты проекта

• В 2 раза сократилось время поиска нужной информации, этому способствовали понятная структура хранения документов и возможности полнотекстового поиска. Все документы регистрируются в единой информационной базе. Все входящие и исходящие документы связаны между собой и с отправителем или получателем документа. Это позволяет посмотреть ответ по определенному документу или увидеть всю переписку по корреспонденту.
• Скорость движения документов внутри организации выросла в 2 раза. Электронные документы быстро передаются от сотрудника к сотруднику для ознакомления или согласования.
• Исключена возможность утери документов. Система обеспечивает надежное хранение всех документов, возможность их восстановления при утере оригинала.
• Каждый пользователь имеет возможность работать с электронной версией документа, благодаря этому отпала необходимость снимать бумажные копии с оригинала документа, что, соответственно, привело к экономии бумаги.
• Система позволяет создавать используемые на предприятии документы на основании готовых шаблонов. Это позволило повысить производительность труда сотрудников. В системе также можно отслеживать изменение документов – кто и когда внес, то или иное изменение.
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документов, просроченных документах, сроках отработки документов.

Итог

Новая система развернута на 160 рабочих местах и уже позволила вдвое сократить время на совместную обработку документов и на поиск нужной информации, исключить возможность утери документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Мнение

Первый заместитель начальника ФГУП "ГУССТ №8 при Спецстрое России" Попытаев Алексей Владимирович: "В результате внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП" мы получили комплексное решение по автоматизации учета и хранения документов, взаимодействию сотрудников. Руководство предприятия получило удобное средство контроля и анализа исполнительской дисциплины. В наших дальнейших планах – внедрение системы электронного документооборота в 27 филиалах на территории Удмуртии и за ее пределами, а также осуществление обмена данными с вышестоящей организацией".