Электронный документооборот СибГИУ прирастает организацией электронного архива

Институт экономики и менеджмента Сибирского государственного индустриального университета (Новокузнецк) принял решение о необходимости организации электронного архива студенческих работ и других документов кафедры "Управления качеством и документоведение" (УКиД) на платформе продукта "Дело", сообщила пресс-служба вуза 31 мая 2013 года.

Основа

Сергей Морин, руководитель проекта автоматизации доцент кафедры УКиД, отметил, что основной массив материалов кафедры — документы, связанные с ее организационной учебной и научной деятельностью. "Несмотря на строгое формирование документов в дела, их количество с каждым годом росло, занимая всё больше места и затрудняя работу с текущей документацией. Согласно действующей номенклатуре дел, дипломные работы хранятся в архиве университета или на кафедре в течение пяти лет, курсовые работы и проекты — до окончания срока обучения студента, после чего уничтожаются, — поведал он. — До организации электронного архива сданные работы записывались на компакт-диски. Однако эти носители хранились неупорядоченно, а поиск информации в хранилище отнимал много времени. Кроме того, в условиях подготовки вуза к аккредитации назрела необходимость в реализации удобного и простого доступа к работам студентов и документам кафедры. Необходимо было быстро найти нужный документ или студенческую работу и предоставить их экспертам".

Нужда

Требовалось организовать электронное хранение документов кафедры, решив следующие задачи:

• выбор системы электронного хранения документов;
• обеспечение безопасного доступа к документам;
• создание в системе архива номенклатуры дел;
• ввод в базу документов кафедры и студенческих работ;
• определение оптимальных критериев для поиска дел и документов.

Окружение

С 2008 года в компьютерном классе кафедры в рамках программы "Электронный документооборот со студенческой скамьи" в учебных целях развернута СЭД "Дело" и система "Архивное дело".

В качестве системы электронного хранения документов на кафедре выбрали СЭД "Дело".

"За время использования в учебном процессе эта система показала себя функционально эффективной и удобной в использовании. Кроме того, она обеспечивает хранение документов в соответствии со спецификой государственных учреждений. Поэтому, продолжая сотрудничество с ЭОС, в дополнение к уже имеющейся программе "Архивное дело" мы закупили лицензию "Архивариус", позволяющую формировать электронный архив на кафедре, и лицензию с опцией `Читальный зал`, обеспечивающую удаленный доступ к содержимому электронного архива", — подчеркнул Сергей Морин.

Работа

Проведены мероприятия.

1. Установка и предварительная настройка системы.

2. Регистрация пользователей и настройка их прав.

3. Формирование фондов и справочников.

4. Ведение номенклатуры дел.

5. Формирование дел.

6. Оформление дел — создание архивной регистрационной карточки дела с прикрепленными документами.

В результате внедрения обеспечены:

• возможность оперативно получить как локальный, так и удаленный доступ к документам кафедры и работам студентов;
• большая экономия рабочего пространства кафедры;
• широкие возможности поиска дел и документов, в том числе морфологический поиск по тексту прикрепленных документов;
• четкая структуризация архивных дел, позволившая уменьшить риск потери документов;
• возможность длительного хранения работ студентов;
• возможность отслеживать случаи плагиата;
• возможность обрабатывать неограниченное число запросов пользователей по той или иной документации.

На кафедре используется отдельный сервер с установленной клиентской частью системы. Систему обслуживает непосредственно Сергей Морин, который является, и администратором, и системным технологом.