В Правительстве Севастополя внедрили отечественную систему электронного документооборота

27 апреля 2018 года компания ИнтерТраст сообщила о том, что в Правительстве Севастополя внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию импортонезависимая система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia 5. Во всех структурных подразделениях правительства осуществляется полностью электронный документооборот с использованием мобильных рабочих мест, поддержкой электронной подписи и МЭДО 2.7.

Административное здание Правительства г. Севастополь. Фото: ruinformer.com

Предпосылки и задачи проекта

С момента присоединения полуострова Крым и города героя Севастополь к Российской Федерации, в государственных организациях города Севастополь остро встал вопрос отказа от использования западного программного обеспечения и перехода на отечественное ПО, в том числе отечественную СЭД. Правительство Российской Федерации установило срок до 2020 года, в течение которого органы государственной власти должны перейти на отечественное программное обеспечение. Для выполнения этих требований в части автоматизации документооборота, в Правительстве Севастополя было принято решение о внедрении отечественной СЭД на основе свободного ПО. Ранее в Правительстве Севастополя использовалась старая версия системы Дело (компании ЭОС), для работы которой требовалось программное обеспечение Microsoft, и которая не соответствовала требованиям импортонезависимости. Кроме того, в системе Дело производился только учет и регистрация входящих документов, а непосредственная работа со всеми документами велась на бумажном носителе, включая пересылку документов из одного структурного подразделения в другое. Поэтому была поставлена задача - внедрить в самые короткие сроки систему, обеспечивающую независимость от западного программного обеспечения и позволяющую вести весь документооборот в электронном виде.

Ход проекта

Для выбора системы электронного документооборота и исполнителя работ по внедрению Правительством Севастополя было разработано техническое задание и проведен государственный тендер. Победителем тендера стала компания ИнтерТраст (система CompanyMedia). Система CompanyMedia 5 является полностью импортонезависимой, разработана на базе свободного программного обеспечения (СПО).

Внедрение началось в августе 2016 года и проводилось в несколько этапов. На первом этапе, который завершился в конце 2016 года, проводилось пилотное внедрение. На втором этапе, захватившем первую половину 2017 года – тиражирование системы на все органы государственной власти (ОГВ) города Севастополь. В рамках проекта, также было необходимо осуществить миграцию данных из старой системы. Основной целью пилотного проекта была регистрация в созданной системе всех документов, поступающих на имя губернатора и заместителей губернатора, передача этих документов в электронном виде, рассмотрение этих документов и электронная рассылка во все ОГВ. Также в рамках пилотного проекта система отдельно разворачивалась в главном управлении информатизации и связи для того, чтобы изучить систему и отработать все функциональные требования по работе с документами внутри ОГВ. По результатам проведения пилотного проекта все поставленные цели были достигнуты.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

На втором этапе процесс тиражирования был разбит на несколько очередей внедрения, исходя из объема документооборота подключаемых подразделений. Чтобы уложиться в сжатые сроки, тиражирование проводилось совместно со специалистами главного управления информатизации и связи города Севастополя (ГУИС). В месяц к системе подключалось 5, 6 организаций - 500-600 рабочих мест. В рамках подключения специалисты центра обучения компании ИнтерТраст проводили комплексное обучение пользователей. Процесс внедрения осложнялся тем, что в Правительстве не существовало единой защищенной сети передачи данных, она строилась параллельно проекту внедрения. Специалисты ГУИСа формировали сеть, модернизировали рабочие места, оснащали их оргтехникой для работы с электронными документами. После этого устанавливалась и настраивалась система, проводилось обучение сотрудников. Весь процесс тиражирования был проведен в сжатые сроки, в период с марта по июнь 2017 года.

Итоги проекта

В системе реализован следующий функционал – делопроизводство, подготовка внутренних и организационно-распорядительных документов в электронном виде с применением электронной подписи, обработка обращений граждан, работа с поручениями руководства разных уровней. Поддерживается МЭДО 2.7. Автоматизирована работа с государственными контрактами.

Проведена интеграция с порталом администрации Севастополя в части передачи обращений граждан из личного кабинета в систему CompanyMedia 5 и отправки в личный кабинет заявителей информации о том, где и каким образом исполнено обращение гражданина.

1 июля 2017 года система была переведена в промышленную эксплуатацию. На апрель 2018 года в системе работают 2250 пользователей. Губернатор, заместители губернатора и руководители ИОГВ работают только на мобильных рабочих местах, все остальные сотрудники работают в веб-интерфейсе. По результатам проекта кардинально сократилось время доставки документов в структурные подразделения Правительства Севастополя. Переход на СПО позволил полностью исключить лицензионные отчисления за платформенное ПО, отказаться от использования западного программного обеспечения, минимизировать риски в области информационной безопасности.

Дальнейшее развитие системы будет проводиться в двух направлениях :

1. Дальнейшее тиражирование системы на муниципальные образования и подведомственные учреждения.
2. Функциональное развитие, включающее разработку и внедрение взаимодействия с ССТУ, переход на новый гост электронной подписи, который должен вступить в силу в 2019 году, а также различные функциональные доработки по требованиям Правительства Севастополя, улучшающие оперативность и скорость работы пользователей с электронными документами в системе.