«ОДК-Газовые турбины» автоматизировали делопроизводство на базе Directum

Компания Directum в середине июля 2017 года сообщила о внедрении одноименной ECM-системы в «ОДК-Газовые турбины» (ОДК-ГТ) — компании «Объединенной двигателестроительной корпорации».

Этапы проекта

Предпосылки

Как отмечается, система Directum используется в «Объединенной двигателестроительной корпорации» с 2011 года, когда в одном из предприятий группы — «Авиадвигатель» — стартовал проект внедрения. С 2013 года работать в системе начали сотрудники головной организации «Объединенная двигателестроительная корпорация». Положительный опыт коллег был учтен в «ОДК-Газовые турбины» (ОДК-ГТ) при выборе инструмента автоматизации процессов делопроизводства.

Возможности интеграции Directum с информационными системами ОДК-ГТ, самостоятельной поддержки и развития решения силами ИТ-службы обосновали выбор продукта. Руководство компании оценило и инструменты для мобильной работы с планшета или смартфона.

Цели проекта

Целью внедрения ECM-системы было повысить уровень исполнительской дисциплины и оптимизировать контроль исполнений по документам. Для этого потребовалось автоматизировать: работу с входящими письмами на этапах регистрации, рассмотрения, исполнения и приемки работ; регистрацию документов, ведение реестров номенклатурно-справочной информации, формирование отчетов для руководства; документооборот по входящим и исходящим письмам.

Итоги внедрения

По отзыву заказчика, автоматизация ОДК-ГТ позволила снизить затраты на обработку, регистрацию входящих документов и контроль исполнений по ним. Сократилось время и на поиск информации.

Для регистрации документа в одной из служб сотрудник направляет его письмом на специальный адрес электронной почты. Затем Directum обрабатывает письмо, проверяет формат и размер документа, загружает его в централизованное хранилище и направляет для регистрации делопроизводителю. При получении задания делопроизводитель определяет основной документ из комплекта, а остальные система регистрирует как приложения.

Автоматический захват документов с почтового ящика выполняет служба Directum Capture and Transformation Services.

Для учета документа без процедуры регистрации делопроизводитель указывает его название и адресата, затем Directum фиксирует поступление и уведомляет получателя, которому остается забрать бумаги в канцелярии и отметить получение в системе.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 57.7 т

При регистрации пакета документов делопроизводитель настраивает доступ для сотрудников и/или подразделений. Например, при отправке приказа с приложениями на ознакомление все сотрудники получат приказ, но приложения к нему будут видны определенной группе. Разграничить доступ к документам позволяет механизм групп и ролей Directum.

Для упрощения регулярного поиска настроены папки, в которые документы попадают по заданным критериям. Делопроизводителю удобно работать с набором папок по номенклатуре дел своей службы: сюда после регистрации попадает каждый документ, отвечающий заданным параметрам (наименование, номер дела). Также выделены папки по виду документов, поступающих на руководителей (письма, приказы, служебные записки). Документ, рассмотренный руководителем, попадает в нужную папку его службы. Так руководители автоматически получают все планы и отчеты их подразделений.

Цифры и планы

В общей сложности в Directum уже работают 200 сотрудников ОДК-ГТ — это делопроизводители, секретари, руководители. Более 1000 человек ежедневно получают в электронной почте поручения с документами из системы. За первые месяцы в ECM-системе создано тыс. документов, выполнено 4,5 тыс. задач.

Высшее руководство контролирует работу вне офиса с помощью приложения Directum Jazz на своих мобильных устройствах.

В планах компании — перевести в электронный вид служебные записки и перейти на межкорпоративный обмен документами внутри ОДК.