200 подразделений Центра «МФЦ Иркутской области» работают в единой СЭД

2020: Объединение 200 подразделений центра «МФЦ Иркутской области» единой СЭД

31 августа 2020 года в компании "ДоксВижн" сообщили о том, что 200 подразделений Центра ГАУ «МФЦ Иркутской области» теперь работают в единой системе электронного документооборота.

Центр ГАУ «МФЦ Иркутской области» до старта проекта работал с бумажными документами «в ручном режиме», отсутствовали регламентирующие документы по документообороту. В связи с активным развитием сети филиалов Центра понадобилась разработка и внедрение СЭД, для того чтобы сделать эти процессы прозрачными, удобными и легко контролируемыми.

По итогам оценки предложений поставщиков СЭД было принято решение выбрать компанию RKIT (г. Иркутск) – ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе. Специалистами компании-интегратора RKIT были разработаны соответствующие регламенты, процедуры управления документами стали прозрачными, а для руководства учреждения был обеспечен контроль процессов.

К 2019 году количество подключенных подразделений МФЦ выросло с 16 до 200, в СЭД работали директора и их заместители, сотрудники дирекции и начальники отделов по обслуживанию заявителей.

По итогам проведённой работы полностью автоматизирована обработка входящих и исходящих писем, работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки), согласование проектов документов и поддержка библиотеки типовых документов. Ведется работа с личными поручениями: и сотрудникам, и руководителям удобно контролировать в системе исполнение задач.

ГАУ «МФЦ Иркутской области» даёт гражданам возможность физическим и юридическим лицам получать государственные и муниципальные услуги по принципу «одного окна». Процессы учреждения формализованы, а предоставление каждой услуги предваряет многоступенчатое согласование документов. На август 2020 года ГАУ МФЦ ИО уже включает 200 подразделений по Иркутской области, в том числе в районах крайнего севера с коммуникацией по спутниковой связи. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.1 т

Главное удобство, по отзыву заказчика – в повышении оперативности работы с документами, простоте соблюдения регламентов, появлении электронного архива. Система настроена с учётом всех регламентов и организационной структуры МФЦ. Дополнительно реализовано параллельное согласование документов.

По данным на конец августа 2020 года в Docsvision ежегодно регистрируется более 4000 входящих/исходящих писем, свыше 10000 служебных писем и договоров.

2014: Старт внедрения СЭД

В 2014 году в связи с активным развитием сети филиалов началась разработка и внедрение СЭД.

Важным требованием к системе автоматизации была её масштабируемость для дальнейшего подключения новых территориально-распределенных подразделений.