КуатАмлонМунай выходит на новый уровень управления бизнесом с помощью 1С:Предприятия 8

С целью повышения эффективности управления компанией, руководство ТОО СП «КуатАмлонМунай» поставило цель модернизировать систему управления финансами, управленческий и регламентированный учет. Для этого, помимо организационных преобразований, необходимо было внедрение на предприятии современной информационной системы. При этом новая система должна была обеспечить снижение дебиторской задолженности и необоснованных финансовых расходов, существовавших на предприятии, а также должна способствовать оптимизации уровня складских запасов. 

В связи с этим была разработана концепция построения новой системы, предусматривающая следующие задачи автоматизации:

• Оптимизация временных затрат на работу с документами за счет сокращения времени на согласование ответственными лицами и обеспечения их необходимым набором инструментов для принятия решений;
• Оперативное отслеживание «день-в-день» всего документооборота, в том числе на территориально удаленных нефтяных месторождениях, принадлежащих компании;
• Получение оперативной информации в момент принятия решения. К примеру, в момент подписания заявок на материалы, необходимо располагать информацией о реальном остатке, стоимости последней закупки, остатке средств по бюджету по определенному коду затрат и т.д.;
• Устранение дублирования функций между оперативными и учетными службами. Передача функций ввода информации в места ее возникновения – складское хозяйство, производственные и снабженческие подразделения и т.п.;
• Полностью автоматизированный бюджетный контроль (согласно утвержденным процедурам предприятия);
• Наведение порядка в таких областях как управление задолженностью, планирование оплат и управление запасами;
• Перевод части подсистем на английский язык для англоговорящей части руководства предприятия.

Для выполнения поставленных заказчиком задач на платформе «1С:Предприятие 8» были созданы дополнительные подсистемы «Оперативное планирование закупок» (связанная с подсистемой «Казначейство» посредством внедренных в документы планирования закупок механизмов бюджетного контроля) и «Подсистема согласования документов». С использованием новой подсистемы согласования утверждение документов стало проходить за несколько десятков минут, и это с учетом распределенных баз, а также сложных маршрутов согласования с десятками узлов и переходов. Метавселенная ВДНХ 4.6 т

Возможности платформы «1С:Предприятия 8» позволили оперативно реализовать сложную модель бюджетов, процесс бюджетирования, и контроль лимитов. Типовой функционал «1С:Консолидации» был дополнен расширенными схемами контроля выполнения бюджетов различных видов (операционные затраты, CAPEX, cash-flow). В результате руководство получило комплексную модель бюджетирования, учитывающую замкнутый цикл управления предприятием.

Важной для предприятия задачей являлся перенос точек ввода информации в места ее возникновения. Одним из сдерживающих факторов было отсутствие информации для лица, принимающего решение на месте. Для решения этой проблемы типовая функциональность заказов, складских документов и документов по отражению затрат была дополнена механизмами бюджетного контроля. В результате все складские работники, прошедшие обучение, супервайзеры и материальные администраторы месторождений имеют возможность вносить информацию «день-в-день», тогда как ранее вся информация вносилась с бумажных отчетов каждой вахты раз в 15 дней.

Предприятие располагает большим парком служебной и специализированной техники. Для учета заявок на транспорт от подразделений, путевых листов, затрат на топливо и ремонт техники была разработана дополнительная подсистема, которая позволила взять соответствующие затраты под контроль.

Перевод блоков системы, необходимых для работы англоязычного руководства компании, на английский язык осуществлялся совместно с сотрудниками заказчика. Разработан дружественный интерфейс на английском языке, позволяющий выполнять управленческие задачи, формировать отчетность и заниматься утверждением следующих по маршрутам согласования документов. В результате руководство получило возможность непосредственно контролировать наиболее важные процессы в информационной системе.

Компания является совместным предприятием, что накладывает определенные требования к учету и к предоставляемой управленческой отчетности, в том числе в управляющую компанию. Функциональной, основной валютой являются доллары. Любые операции в учете должны носить свое отражение по историческому курсу функциональной валюты. В долларах формируются как валютные аналоги определенной части регламентированной отчетности и форм валютного регулирования, так и бюджеты с план-фактным анализом. Для формирования четкой картины по всем активам и пассивам в регламентированной (тенге) и основной (долларах) валютах была реализована подсистема учета в функциональной валюте с поддержкой стратегий расчета курсов остатков на счетах, авторегистрацией новых бухгалтерских корреспонденций, возможностью переоценивать либо оставлять неизменным исторический курс того или иного раздела бухгалтерского учета. Созданная подсистема утверждена ведущими аудиторами компании из «большой четверки», курирующей «КуатАмлонМунай».

Сегодня система работает в режиме промышленной эксплуатации, автоматизировано 91 рабочее место.

Как отмечает руководитель проекта со стороны заказчика, финансовый менеджер Александр Сергунин: