Администрация РСО-Алания начинает новую стадию проекта внедрения СЭД

В ноябре 2012 года стало известно о том, что еще один субъект Российской Федерации создает единую систему электронного документооборота на базе продукта «ДЕЛО», разработанного компанией «Электронные офисные системы». Летом этого года решение о создании единого документационного пространства региона на общей программной платформе приняло Правительство Республики Северная Осетия-Алания.

Предпосылки проекта

Система «ДЕЛО» уже много лет является одним из самых популярных продуктов для автоматизации делопроизводства в органах власти всех уровней в России и странах СНГ. В рамках реализации концепции «электронного правительства» во многих территориях нашей страны созданы на базе СЭД «ДЕЛО» единые системы электронного документооборота.

СЭД, формирующие единое документационное пространство для органов исполнительной власти всей территории, функционируют в республиках Башкортостан, Саха (Якутия), Тыва, Хакасия, Алтайском и Забайкальском краях, Калининградской, Липецкой, Новгородской, Ростовской, Тульской областях и многих других регионах.

Ход проекта

Главной целью проекта, реализованного в августе-сентябре текущего года в Республике Осетия-Алания, стало создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы исполнительной власти Республики, организация взаимодействия между ними с использованием современных информационных и коммуникационных технологий.

Основные функции делопроизводства, автоматизированные средствами СЭД «ДЕЛО», следующие:

• Внедрение единого порядка работы с документами в органах исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания;
• Регистрация всех групп документов;
• Осуществление контроля за своевременным исполнением на всех уровнях управления поручений и указаний вышестоящих органов власти, руководства, писем и обращений граждан, учреждений и организаций;
• Оперативное информирование руководства об исполнителях, о состоянии подготовки, рассмотрения и ходе исполнения документов и поручений.

Создание единой СЭД призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, усиление контроля исполнения документов и заданий и создание условий для перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Автоматизация делопроизводственных процедур должна создать необходимые условия для экономии рабочего времени государственных служащих за счет автоматизации рутинных операций (копирование, поиск документов, выяснение информации о ходе исполнения и т.д.).Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос

Особенностью реализации проекта стало то, что требовалось обеспечить функционирование централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции служебной корреспонденции, обращений граждан и иных документов, а также сопутствующей информации (поручения, отчеты об исполнении, указания, напоминания и т.д.). Внедряемая СЭД должна была воспроизвести действующую систему документопотоков Правительства и органов исполнительной власти Республики.

Вместе с тем, было принято решение уже на первом этапе включить руководителей в систему документооборота с помощью мобильного приложения «Портфель руководителя».

Результат проекта

В настоящее время СЭД «ДЕЛО» используют в работе все подразделения Аппарата Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти, создана целостная информационная инфраструктура между ними. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест системы, внедрение ЭП, переход к полностью электронному документообороту.

Все работы по внедрению и вводу в эксплуатацию системы электронного документооборота «ДЕЛО» осуществлялись специалистами группы компаний «Бизнес ИТ» – партнера ЭОС в Северо-Кавказском Федеральном округе.

2013

Продолжение проекта

29 октября 2013 года группа компаний «Бизнес ИТ» сообщила о начале очередного этапа проекта внедрения системы «Дело» в органах власти Республики Северная Осетия-Алания. На первом этапе проекта к системе подключены все подразделения Администрации Главы и Правительства республики, все органы исполнительной власти.

Следующий этап предусматривает увеличение количества автоматизированных рабочих мест, запуск работы с проектами документов и внедрение дополнительных опций. На 29 октября 2013 года система действует в режиме опытной эксплуатации.

Планы проекта

До конца 2013 года года группе компаний «Бизнес ИТ» предстоит автоматизировать более 400 рабочих мест в 28 органах исполнительной власти и 8 органах местного самоуправления. Кроме того, заказчик приобрел опцию «Поточное сканирование», заказал разработку дополнительных процессов. Предусмотрено также обучение пользователей.

Главная цель проекта - создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы государственной власти Республики Северная Осетия-Алания, организация взаимодействия между ними с использованием современных информационных и коммуникационных технологий.

Ожидания от проекта

По мнению заказчика, внедрение дополнительных рабочих мест позволит повысить эффективность деятельности всей системы органов управления за счет решения следующих задач:

• создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;
• организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов;
• создание и хранение регистрационных карточек документов, текстов документов, подготовленных в электронной форме;
• автоматизированный контроль за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;
• сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.

Внедрение новых рабочих мест сократит сроки создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, сократит непроизводительные ручные операции по поиску и обработке информации.

2014

Очередной этап проекта

11 февраля 2014 года компания "Бизнес ИТ" сообщила о завершении очередного этапа внедрения СЭД «ДЕЛО» в органах власти Республики Северная Осетия-Алания.

В рамках проекта специалисты компании «Бизнес ИТ» проведены работы:

• установлено 430 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». На основании анализа сложившейся практики документооборота и в соответствии с пожеланиями заказчика проведены дополнительные настройки СЭД.
• Проведено обучение 10 групп пользователей, 2 группы технологов, 1 группы программистов. Всего обучено 430 пользователей индивидуально на местах, 89 пользователей в группах, 22 системных технолога. В процессе обучения с пользователями системы проведена «работа над ошибками» - разобраны типичные ситуации, возникающие в результате неправильных действий пользователей, показаны оптимальные алгоритмы работы в СЭД.
• В районных администрациях развернуты отдельные серверы, проведена установка и настройка отдельных баз данных.

Проведена настройка подсистемы «Сервер электронного взаимодействия». Эта подсистема предназначена для организации электронного взаимодействия между Администрацией Главы и Правительства Республики Северная Осетия-Алания и администрацией местного самоуправления города Владикавказ.

Установлены и настроены рабочие места дополнительной опции «Сканирование».

Итог этого этапа - существенное расширение числа пользователей СЭД «ДЕЛО» - сегодня в системе работают самые различные категории должностных лиц (от делопроизводителей до начальников отделов министерств и ведомств).

Развитие проекта

22 июля 2014 года стало известно о начале четвертого этапа проекта. В мае 2014 года организация приобрела 320 дополнительных рабочих мест для органов исполнительной власти РСО-А и органов местного самоуправления РСО-А, 10 мест программы «Портфель руководителя», опции «Информер» (10 мест) и «Сканирование» (5 мест), на новый сервер перенесена база данных, проведено индивидуальное и групповое обучение пользователей.

На конец мая 2014 года в системе работали 829 пользователей. В единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-А, автоматизированы участки регистрации в каждом органе местного самоуправления РСО-А. Достигнуто повышение исполнительской дисциплины и прозрачности исполнения документов, сокращение времени на поиск документов и времени доставки и прохождения документов. Автоматизирован процесс получения отчетности, заложены основы для полноценной организации оказания услуг гражданам в электронном виде.

«В перспективе мы планируем перейти на юридически значимый документооборот, использовать ЭЦП и средства криптографии, подключиться к защищенной системе МЭДО, а также внедрить мобильное приложение системы «ДЕЛО» для всех руководителей», - отметила Алла Хацаева, заместитель председателя Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям.

2015

Переход к 5-му этапу

10 февраля 2015 года стало известно о подготовке к 5-му этапу внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) «ДЕЛО».

На 10 февраля 2015 года в СЭД работают около 900 пользователей, в единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-Алания, в органах местного самоуправления РСО-Алания автоматизированы участки регистрации и некоторые отделы.

Дом правительства республики Северная Осетия Алания, 2013

Предполагается, что с февраля по июнь 2015 года число автоматизированных мест увеличится на 330, добавятся 5 мест опции «Сканирование» и 5 мест опции «ЭП и шифрование».

Начало нового этапа проекта запланировано на середину марта 2015 года, а завершение - к концу полугодия. В ходе реализации этой стадии внедрения будет подготовлено 330 новых мест.

«Уже в текущем году мы перейдем к использованию средств криптографии, пилотно начнем внедрять ЭП. На следующем этапе будем подключаться к МЭДО и налаживать обмен электронными документами с федеральными органами власти. В планах также внедрение мобильных приложений. Для обеспечения 100 % охвата, системой «ДЕЛО» необходимо будет оснастить еще порядка 150 рабочих мест. После автоматизации всех органов власти РСО-Алания мы планируем взять безлимитную лицензию и на ее основе продолжать тиражирование СЭДД в подведомственные организации. Цель - установка СЭДД «ДЕЛО» на каждом рабочем месте во всех ведомствах и подведомственных руководству РСО-Алания учреждениях, что позволит полностью отказаться от ряда бумажных документов и писем. Мы будем работать над тем, чтоб СЭД была интегрирована с системой приема граждан и системой межведомственного электронного взаимодействия и автоматизировала как общие процессы документооборота в РСО-Алания, так и предоставление услуг гражданам согласно их обращениям», - поведал Сослан Дзансолов, председатель Комитета РСО-Алания по информационным технологиям и массовым коммуникациям.

Ретроспектива

К середине 2014 года в системе работали 829 пользователей. На конец января 2015 года их количество составило 852.