Для автоматизации деятельности административных комиссий всех районов г. Махачкалы была выбрана система ТЕЗИС

Для автоматизации деятельности административных комиссий всех районов г. Махачкалы была выбрана система ТЕЗИС. В ходе ее внедрения была также осуществлена интеграция с системой судебных приставов и администрацией города. Проект осуществил дагестанский партнер компании-разработчика HAULMONT. В ближайших планах интеграция системы со службами МВД, казначейством, а также почтой России.

Городской округ Махачкала республики Дагестан территориально разделен на 3 муниципальных района, в составе каждого из которых осуществляет свою работу административные комиссии и другие органы местного самоуправления. Деятельность данных органов тесно связана с Администрацией города, службой судебных приставов и МВД. Общий объем входящей информации за месяц составляет более 3600 документов. В целях оптимитизации процессов документооборота и ускорения работы с документами различного вида было принято решение об автоматизации деятельности административных комиссий.

При выборе подходящей СЭД первоочередное внимание уделялось таким факторам, как высокая скорость работы в системе и возможность доступа к системе с любого рабочего места через полноценный web-клиент, а также надежность хранения данных и работы СЭД. Для реализации этих требований и других задач по оптимизации процессов документооборота была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС, которая максимально учитывает потребности заказчика. Проект осуществили специалисты компании «Дагестан-Парус», партнера компании-разработчика системы ТЕЗИС в Республике Дагестан.

По словам Артура Мамедбекова, ведущего специалиста компании «Дагестан-Парус», дополнительным преимуществом для заказчика стала системная гибкость нового продукта на базе ТЕЗИС. Решение работает на основе открытого кода, что позволяет дорабатывать СЭД под конкретные требования клиента. Одной из особенностей проекта стали короткие сроки внедрения. Специалисты дагестанского партнера компании HAULMONT выпустили «пилотную» версию проекта спустя 3 недели после утверждения технического задания, в течение 2 недель были обучены сотрудники районных администраций г. Махачкалы, в ноябре успешно проведена опытная эксплуатация системы. С декабря 2012 СЭД ТЕЗИС была запущена в промышленную эксплуатацию.

Система ТЕЗИС внедрена во всех районных администрациях г. Махачкалы, включая администрацию города и службу судебных приставов.

Сотрудники администрации активно используют в своей работе всю функциональность системы: регистрация входящей документации, электронная канцелярия, учет и контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетов и т.п. Таким образом, в каждой административной комиссии временные затраты на создание и обмен документов со службой судебных приставов сократились более чем в 3 раза. Теперь на формирование, печать, взаимный обмен документами и отчетность требуется не более 3 минут. По последним данным, до 70% документации проходит исключительно через электронный документооборот. В ближайшее время планируется внедрение аналогичной схемы взаимодействия, в том числе и со службами МВД, казначейства и почтой России.

«Для корректной работы государственных служб и органов требовалась современная система, способная быть гибкой, справляться с большими объемами документов и имеющая высокий уровень отказоустойчивости. ТЕЗИС – решение, которое отвечает этим требованиям. Кроме того, за счет территориальной близости специалистов по разработке и технической поддержке мы обеспечили оперативное и качественное внедрение. Платформа, на базе которой создана система, при необходимости позволяет быстро адаптировать решение под особенности организации или проекта. Если говорить о самой системе ТЕЗИС как о продукте на ИТ рынке Дагестана в целом, то хочу отметить в первую очередь современность, гибкость и оптимальное соотношение цена-качество. Такие характеристики, несомненно, дают существенное преимущество и в этом смысле СЭД ТЕЗИС способна успешно конкурировать с системами-гигантами, которые существуют на рынке порядка 20 лет и малоподвижны для быстрого внедрения», - комментирует директор ООО «Дагестан-Парус» Раджабадзиев Муса Гаджибагандович.