Система массового рекрутинга SolvoPro: Оптимизация подбора персонала на линейные позиции в компаниях с сетью филиалов

Гидо Обервальд Генеральный директор компании Teletel

Чтобы облегчить, ускорить и систематизировать процесс рекрутинга, компаниям жизненно необходимо использовать ATS-систему, которая позволит автоматизировать большинство рутинных задач. Тогда как существующие до недавнего времени на российском рынке системы рекрутинга были предназначены, в первую очередь, для подбора сотрудников на офисные позиции. Для массового рекрутинга такие системы не были приспособлены, не давали возможности сделать процесс подбора большого количества линейного персонала простым, понятным и упорядоченным.

Решением проблемы стало появление на рынке новой системы, рассчитанной именно на массовый рекрутинг в компании с развитой сетью подразделений. Компания Teletel под руководством генерального директора Гидо Обервальда, бывшего операционного директора в российском отделении MediaMarkt, разработала уникальную систему массового рекрутинга SolvoPro, не имеющую аналогов на российском рынке.

Система удобна не только для рекрутеров HR-департамента, но и для сотрудников, работающих «в полях». Это директора подразделений, которые набирают персонал для своих магазинов, ресторанов, складов и т.д., а также территориальные управляющие, HR- бизнес-партнеры — те, кто не участвуют напрямую в процессе подбора кандидатов, но должны контролировать ситуацию с набором сотрудников в подотчетных им подразделениях. В системе также могут работать не только внутренние, но и внешние рекрутеры — сторонние HR-агентства, которые компания привлекает для массового подбора сотрудников на линейные позиции.

Все сотрудники, отвечающие за комплектование штата и контролирующие этот процесс, получают возможность взаимодействовать в системе «одного окна». Это значительно сокращает затраты времени на координацию процессов подбора персонала, а также составление отчетности и аналитику.

Функционал личных кабинетов в системе рекрутинга SolvoPro

В системе SolvoPro предусмотрено четыре типа личных кабинетов. Функционал каждого из них позволяет в полной мере удовлетворить профессиональные потребности разных категорий сотрудников, участвующих в подборе персонала в организации и контролирующих этот процесс.

Личный кабинет центрального менеджера

Функционал кабинета дает возможность HR-директору, руководителю отдела подбора персонала или старшему рекрутеру полностью контролировать и координировать весь процесс подбора персонала, а также гибко настроить систему под HR-процессы компании.

В своем личном кабинете центральный менеджер может решать следующие задачи:

• задавать оргструктуру компании: в дальнейшем с помощью оргструктуры можно настраивать видимость подразделений для управляющих или для внешних агентств.
• создавать личные кабинеты для сотрудников, участвующих в подборе персонала и контролирующих процесс рекрутинга: директоров филиалов, внутренних и внешних рекрутеров, менеджеров;
• настраивать воронку подбора персонала в организацию: менять названия этапов воронки подбора, настраивать их видимость для каждого из участников рекрутингового процесса, устанавливать сроки предоставления обратной связи;
• Задавать возможные причины отказов соискателям для каждой из ролей;
• настраивать вакансии, актуальные для компании: указывать названия должностей, задавать вакансии для откликов;
• интегрировать сайты по поиску работы, отклики с которых будут автоматически загружаться в систему рекрутинга;
• получать доступ к заполненным планам всех подразделений компании, с возможностью согласовывать, отклонять, редактировать эти планы;
• Иметь доступ ко всей статистике компании по всем источникам в любых разрезах: по городу, рекрутеру, территории или по каждому отдельному подразделению.

Система аналитики SolvoPro дает центральному менеджеру возможность полностью контролировать процесс подбора сотрудников, отслеживать конверсию и эффективность источников, из которых приходят претенденты в каждое подразделение.

Личный кабинет рекрутера

В отличие от остальных систем подбора персонала, представленных на российском рынке, в SolvoPro предусмотрена возможность создания личных кабинетов не только для внутренних рекрутеров компании, но и для рекрутеров внешних агентств.

Это позволяет существенно сократить трудозатраты не только сотрудникам HR-департамента, но и руководителям подразделений. Директорам не нужно переключаться из одной программы в другую, все кандидаты из всех источников собраны в одном месте, а руководителю отдела подбора не нужно отправлять каждому агентству таблицы по открытым вакансиям и адресам подразделений или собирать информацию из разных таблиц, чтобы сделать полную аналитику.

Личный кабинет предоставляет рекрутеру следующие возможности:

• автоматически загружать отклики с работных и карьерных сайтов или добавлять их одним кликом с помощью специального расширения в браузере;
• вести кандидатов по воронке, записывать их на собеседование в выбранное подразделение;
• видеть, в каком количестве и на какие позиции нужны сотрудники в каждом отдельном подразделении, а также какой график проведения собеседований у выбранного подразделения. Система подбора персонала предложит направить соискателя в отделение, ближайшее к адресу его проживания, указанному в анкете;
• отслеживать движение кандидата по воронке подбора, а также самостоятельно перемещать его при необходимости с этапа на этап.

Правила дедупликации, помогут рекрутерам существенно сократить количество дублей, что, в свою очередь, позволит правильно оценивать эффективность источников, из которых поступают отклики. В этом поможет встроенная аналитика, которая в том числе позволит выявлять узкие места в воронке подбора и наиболее частые причины отказов.

Личный кабинет директора подразделения

В отличие от SolvoPro, немногие системы рекрутинга предусматривают личный кабинет для директоров подразделений. Однако его наличие значительно упрощает коммуникацию между руководителями подразделений и отделом по подбору персонала, делает ее более эффективной и при этом менее затратной по времени.

Директор филиала или отделения использует в своем личном кабинете следующие возможности системы подбора персонала:

• видеть всех кандидатов, направленных к нему на собеседование, с разбивкой по этапам, на которых они находятся. Обратная связь по результатам собеседования или перемещение кандидата на следующий этап делается в один клик;
• добавлять кандидатов, которые пришли в подразделение самостоятельно с локальной рекламы или по акции «приведи друга»;
• заполнять потребность в персонале для своего подразделения — эти данные после согласования с вышестоящим руководителем будут видны внешним и внутренним рекрутерам;
• настраивать удобный для него график проведения собеседований. График также будет виден рекрутерам при записи кандидатов на собеседование;
• делегировать проведение собеседований в другое подразделение (например, если текущее еще не открыто, но набор персонала уже ведется);

Система аналитики дает директору филиала возможность выявить узкие места в воронке подбора по своему отделению и оперативно устранить факторы, создающие помехи.

Внутренняя автоматизация рабочих процессов в системе SolvoPro значительно сокращает время, затраченное директором филиала на подбор персонала в организации, что позволяет директору больше внимания уделить выполнению своих непосредственных обязанностей. Отпадает необходимость дополнительно формировать отчеты, согласовывать план по укомплектованию штата по почте или по телефону. Не возникает накладок при определении места и времени проведения собеседований.

Личный кабинет менеджера

Введение в систему подбора персонала личного кабинета для операционных директоров, территориальных управляющих, HR-бизнес-партнеров — уникальная особенность SolvoPro, которой нет в других рекрутинговых системах. Перечисленные специалисты не принимают непосредственного участия в процессе подбора персонала, однако контролируют его. Личный кабинет в системе дает менеджерам возможность сразу получать информацию, которая им необходима, касательно подбора персонала в подразделениях, за которые они ответственны, а именно:

• получать доступ ко всем планам по подбору персонала по отделениям своей территории. Здесь же они могут согласовывать их, отклонять или самостоятельно редактировать;
• получать полную аналитику по процессу подбора персонала в подразделениях, за которые они отвечают;
• Получать ежедневные информационные письма о том, сколько назначено собеседований на завтра в их подразделения, сколько кандидатов находится без обратной связи или сколько было трудоустроено человек.

Внедрение и использование системы рекрутинга SolvoPro

Для любой компании имеет значение, насколько быстро сотрудники смогут начать пользоваться рекрутинговой системой, как долго продлится процесс запуска и обучения сотрудников работе с ней.

Создание личного кабинета для компании в системе подбора персонала занимает всего 5 минут. А для того, чтобы разобраться с функционалом системы, достаточно 15-минутного тренинга для рекрутеров, директоров подразделений и управляющих. Клиент может активировать бесплатную демоверсию, чтобы протестировать систему. В течение 7-дневного бесплатного тестового периода он сможет полностью освоить все функции системы, настроить ее под HR-процессы компании и познакомить с системой коллег, после чего принять решение. Переход на профессиональную платную версию производится «бесшовно», с сохранением всех внесенных данных и настроек.

SolvoPro подходит для компаний любого масштаба, которым необходим массовый подбор персонала. 24 тыс. руб. в год – столько потратит на приобретение системы организация, в которой подбором сотрудников в пять магазинов занимается один рекрутер.

Представителям малого и среднего бизнеса стоит обратить внимание на облачную версию системы (тариф SolvoPro Professional), подключение к которой занимает всего несколько минут. Для небольших компаний предлагаются очень демократичные лицензии, для более крупных — с индивидуальными, более сложными запросами – компания Teletel готова реализовать проект по внедрению, согласно утвержденному техзаданию.

Система SolvoPro создана российской компанией, ее сервера также находятся в России. У компании, использующей SolvoPro, не будет проблем с соблюдением закона 152-ФЗ «О защите персональных данных». Вендор не уйдет из страны, не прекратит поддержку и не заблокирует доступ к своим облачным сервисам.

Закрытый контур решения гарантирует безопасность данных внутри системы. Даже владелец не имеет интернет-доступа к базам, взаимодействие происходит только через веб-интерфейс системы или (частично) через API для агентств. Агентствам выдается персональный ключ доступа, а все вызовы логируются.

Эффективность рекрутинговой системы SolvoPro

Система SolvoPro — удобный инструмент автоматизации массового рекрутинга, координирующий работу всех участников процесса подбора кандидатов.

Ее использование позволяет участникам рекрутингового процесса:

• исключить дублирование кандидатов, приходящих из разных источников, благодаря встроенной системе дедупликации;
• не тратить время на согласование кандидатов, координацию планов с другими сотрудниками, на переписку и созвоны, составление отчетности с нуля — все процессы происходят в рамках единой системы;
• экономить время руководителей филиалов на подбор персонала в организации, направляя его на выполнение своих непосредственных обязанностей;
• детально анализировать действующие механизмы подбора кандидатов на линейные должности, выявлять и оперативно устранять проблемы, тормозящие процесс подбора сотрудников.

Опыт использования системы SolvoPro в крупных сетевых компаниях показал следующие результаты:

• стоимость подбора сотрудников снижается на 30%;
• вакансии в компании закрываются быстрее на 50%;
• количество откликнувшихся кандидатов, устроенных на работу, увеличивается на 43%;
• временные затраты директоров филиалов на решение кадровых вопросов снижаются на 50%.

Рекрутинговая система SolvoPro — это эффективный инструмент для оптимизации процессов массового подбора персонала, который, в свою очередь, ведет к оптимизации и экономии трудовременных затрат, а значит — к повышению эффективности всех внутренних бизнес-процессов компании.