O’STIN (Остин) (Websoft HCM (ранее WebTutor))

2021: Как автоматизировали массовый подбор персонала в компаниях O'STIN и Funday

O'STIN и Funday — крупные компании, в розничных сетях которых суммарно работает более десяти тысяч сотрудников, поэтому бизнесу важно было автоматизировать процесс по массовому подбору персонала.

Основные цели проекта

• Автоматизировать процессы массового подбора персонала.
• Значительно сократить сроки найма сотрудников.
• Максимально упростить взаимодействие между директорами магазинов и менеджерами по персоналу.

Управление планами подбора

Команда проекта разработала агент, который создает в модуле «Подбор персонала» новую карточку «Планы подбора». В нее вносятся данные согласно штатному расписанию: информация о типе вакансии — о должности, для которой действует конкретная ставка, о подразделении и о бюджетном периоде.

Все корректировки, например, когда планируется открытие нового магазина, увеличение или уменьшение штата, автоматически отображаются в Websoft HCM.Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое

Интерфейс портала простой и интуитивно понятный для пользователей: сотрудникам в соответствии с их ролями доступа доступна информация о каждом отдельном магазине, его названии, адресе, штатном расписании, должностях.

Сбор потребности от магазинов

Заявки на подбор создаются директорами магазинов на портале, после чего они согласовываются с менеджерами по персоналу и создаются в виде вакансий. По сути это некий электронный документооборот для подачи заявок на подбор. То, что раньше в HR делалось вручную, сейчас практически полностью автоматизировано. Усилия рекрутеров минимизированы: все, что нужно сделать менеджеру по персоналу, — согласовать заявку или отправить ее на доработку. Директор магазина в любой момент может зайти на портал и увидеть ситуацию по своей заявке, получить отчетность.

Доска вакансий

В интерфейсе доски вакансий отображаются название вакансии, подразделение и текущий статус — «На рассмотрении», «Интервью с HR», «Интервью с заказчиком», «Проверка СБ», «Оформление в отделе кадров», «Принят на работу», «Самоотказ» или «Отклонен».

Директор магазина может перемещать карточки кандидатов по статусам. Менеджеры по персоналу и вышестоящие руководители могут в режиме реального времени отслеживать все изменения. При переносе карточки кандидата в статус «Принят на работу», когда соискатель прошел проверку службы безопасности и был направлен в отдел кадров для оформления, вакансия будет автоматически закрыта.

Результаты

• 1) Все три блока системы — управление планами подбора, сбор потребности от магазина и доска вакансий — уже реализованы и полноценно используются в рознице.
• 2) Теперь после загрузки менеджером по персоналу резюме на доску вакансий ответственность переходит к директору магазина, что позволяет значительно сэкономить время и ресурсы. Он сам подает заявку, планирует процесс массового подбора персонала, контролирует его на всех этапах, общается с кандидатами.

Минимизация временных и финансовых затрат на поиск и наём сотрудников — то, что сейчас необходимо рознице.

• 3) Директор магазина, заходя на доску вакансий, в любой момент видит информацию по размещенным вакансиям и их статусу и может оценить, как продвигается поиск сотрудников — процесс стал полностью прозрачен. Все данные по вакансии, действия, совершенные с ней, фиксируются и сохраняются в системе.
• 4) Изменился и расширился функционал менеджера по персоналу. Теперь он не просто связующее звено между кандидатами и директором магазина, а аналитик, который получает информацию о возникающих проблемах, может сразу же на них отреагировать и решить их. Он сопровождает процесс благодаря удобной и доступной визуализации на портале и отчетности. Все это также позволило максимально сократить сроки подбора персонала.