ЦСС: F.Doc Безбумажный офис

Основные статьи:

• Офисное ПО (рынок России)
• Электронная подпись (ЭЦП)
• СЭД (подробнее)

Безбумажный офис F.Doc — это сервис для подписания документов с клиентами и сотрудниками компании в электронном виде. Сервис позволяет за пару кликов подписывать онлайн различные документы: договоры, справки, приказы, заявления и т. д. Подпись сервиса юридически значима и соответствует 63-ФЗ.

2024

Интеграция с AmoCRM

Виджет Безбумажного офиса F.Doc доступен в маркетплейсе учетной системы AmoCRM. Об этом Центр цифровых сертификатов (ЦСС) сообщил 6 марта 2024 года.

Публичная интеграция сервиса F.Doc c amoCRM позволяет работающим в этой учетной системе компаниям подписывать документы в электронном виде с клиентами — физическими лицами непосредственно из интерфейса CRM. Виджет разработан и размещен в маркете amoCRM при участии компании-интегратора «Генезис».Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.9 т

Электронное подписание доступно пользователям учетной системы после активации виджета и подключения к сервису F.Doc. Бесшовная интеграция amoCRM с F.Doc позволяет сотруднику компании отправлять на подпись клиенту электронные документы из карточки сделки. Безбумажный офис F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документ. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне. Сотрудник организации может отслеживать статус подписания непосредственно в CRM.

Интеграция дает возможность нескольким юридическим лицам использовать виджет безбумажного подписания в рамках одного аккаунта учетной системы. Компании могут подписывать в amoCRM договоры, акты, заявления, справки, заказ-наряды, гарантийные талоны и другие документы в электронном виде с клиентами-физлицами.

Компании, которые в своей работе используют CRM, на наш взгляд, открыты к новым подходам, инструментам, идеям. Мы предлагаем разным категориям пользователей amoСRM те решения, которые позволяют им оптимизировать документооборот с клиентами — физическими лицами. Например, малому и среднему бизнесу важно эффективно организовать сопровождение сделок с клиентами, снижая при этом временные и финансовые затраты на организацию процесса. Совместно с компанией-интегратором «Генезис» мы создали продукт, который легко встраивается в amoCRM и дает возможность компаниям дистанционно оформлять электронные документы со своими клиентами. Это способствует повышению конверсии сделок за счет экономии времени компании и клиента, а также упрощает процесс подписания документов, — сказал директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — Что касается крупного бизнеса, то электронное оформление документов с клиентами-физлицами может стать частью истории по автоматизации бизнес-процессов компании: способствовать упрощению взаимодействия внутри организации и улучшению клиентского пути.

Мы занимаемся автоматизацией процессов уже не первый год, и одна из наших целей — это автоматизировать рутину, чтобы каждый человек имел больше времени на важные и творческие дела. Процесс подписания документов в наших реалиях становится этой рутиной. Польза для бизнеса в автоматизации документооборота очевидна — это эффективность, оцифровка, экономия. А для клиента — это уровень сервиса, удобство и даже критерий выбора (у кого заказать услугу или купить товар), — отметил директор по развитию компании «Генезис» Артем Баскаков. — С сервисом F.Doc клиент компании не тратит время на поездку в офис организации на другой конец города, чтобы подписать документы. Можно все сделать за несколько простых действий: написал в мессенджер, выбрал услугу, получил СМС от F.Doc, подписал в пару кликов — и все. Потрачено несколько минут вместо нескольких часов. Быстро, приятно, технологично и экологично.

Безбумажный офис F.Doc использует для подписания документов простую электронную подпись (ПЭП), которая имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны организации и клиентам.

Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, компании необходимо подписать с ним соглашение об ЭДО, а также получить от него согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения об ЭДО обеспечивает законное подписание документов в электронном виде.

Возможность верифицировать данные клиентов по фотографии паспорта

В Безбумажном офисе F.Doc компании могут верифицировать данные клиентов по фотографии паспорта. Об этом компания Центр цифровых сертификатов (ЦСС) сообщила 8 февраля 2024 года.

Теперь компании, которые оформляют электронные документы через сервис F.Doc, имеют возможность верифицировать данные клиентов — физических лиц по селфи и фотографии паспорта. Такой функционал востребован при заключении высокорисковых сделок, когда организации требуется дополнительное подтверждение персональной информации, предоставленной клиентом.

Верификация данных клиента по паспорту через F.Doc осуществляется следующим образом: сотрудник компании загружает в сервис документ для электронного подписания, указывает данные клиента и помечает, что подписанту необходимо их подтвердить. Клиент получает СМС со ссылкой на электронный документ. Однако доступ к нему ограничен до тех пор, пока клиент не пройдет процедуру верификации. Первым шагом клиент делает селфи и загружает его в сервис для проверки на спуфинг с целью снижения рисков мошенничества. На втором этапе он делает снимок страницы паспорта, на которой указаны ФИО, и также загружает в F.Doc. В случае если данные паспорта с фотографии не совпадут с ФИО клиента, которые указала компания, сервис покажет это расхождение сотруднику организации и не даст клиенту подписать электронный документ, пока компания не подтвердит корректность данных.

Если клиент единожды уже прошел верификацию в сервисе при электронном оформлении документов с компанией, то Безбумажный офис F.Doc запомнит результат: в дальнейшем клиент сможет подписывать документы в электронном виде с организацией без дополнительного подтверждения данных. Данный функционал доступен компаниям в зависимости от используемого тарифа.

Одной из приоритетных задач нашего сервиса является помощь компаниям в минимизации рисков при организации электронного документооборота с клиентами-физлицами. Верификация данных клиента по фотографии паспорта позволит организациям дополнительно проверять и подтверждать данные клиентов при сопровождении сделок, сопряженных с высокими финансовыми рисками, что будет актуально, к примеру, для сферы недвижимости и автобизнеса, — сказал директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — Мы работаем над тем, чтобы использование F.Doc было комфортным как для компании, так и для ее клиентов. Пользовательский сценарий сервиса предполагает, что вашему клиенту для электронного подписания необходим смартфон и доступ к интернету, при этом не требуется скачивать дополнительные приложения или устанавливать какие-то программы себе на устройство.

Возможность для клиентов компаний самостоятельно заполнять шаблоны документов

Самостоятельное заполнение шаблонов документов клиентами — физическими лицами стало доступно для компаний, использующих сервис Безбумажный офис F.Doc для электронного подписания. Об этом разработчик сообщил 1 февраля 2024 года.

При оформлении документов в электронном виде с клиентами-физлицами некоторые организации сталкиваются с ситуацией, когда их бизнес-процессы не позволяют направить на подписание клиенту полностью сформированный электронный документ со всеми данными. Им требуется, чтобы перед подписанием клиент самостоятельно дополнил его необходимой информацией. Например, собственноручное заполнение электронных документов клиентами актуально для ритейла при подключении потребителей к программе лояльности; для гостиничного и туристического бизнесов, когда предполагается, что клиент лично вносит паспортные или иные данные; а также в сферах образования и информационно-телекоммуникационных технологий и других отраслях.

Данный функционал в сервисе Безбумажный офис F.Doc реализован следующим образом. Сотрудник компании в личном кабинете выбирает необходимый для заполнения шаблон из числа предварительно настроенных для его организации, указывает данные о подписанте и направляет ему шаблон через сервис. Безбумажный офис F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документ для заполнения. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС и заполняет обязательные поля документа. После внесения необходимой информации клиент может подписать документ, который затем будет направлен компании на проверку. При интеграции корпоративной или CRM-системы организации с F.Doc сотрудники также могут с помощью сервиса направлять шаблоны документов на заполнение клиентам-физлицам непосредственно из учетной системы.

Для подключения данного функционала компаниям необходимо обратиться в техническую поддержку F.Doc или к персональному менеджеру, чтобы настроить шаблоны документов.

Мы постоянно совершенствуем и развиваем наш сервис, чтобы упрощать и ускорять процесс электронного подписания документов между компаниями и их клиентами — физическими лицами. Данный функционал самостоятельного заполнения шаблонов будет актуален для организаций, которые не всегда имеют возможность отправлять клиенту на подпись полностью готовый документ, так как часть информации должен внести сам клиент. К примеру, гостиница при регистрации просит, чтобы гость заполнил паспортные данные, или магазин сопровождает подключение потребителя к программе лояльности анкетированием, — сказал директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко.

С помощью сервиса Безбумажный офис F.Doc организации также могут подписывать в электронном виде договоры, акты, заявления, справки, заказ-наряды, гарантийные талоны и другие документы с клиентами — физическими лицами. F.Doc работает в разных сферах бизнеса: ритейл, автобизнес, недвижимость, туризм и других.

F.Doc использует для подписания электронных документов простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, компании необходимо подписать с ним соглашение об ЭДО, а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения об ЭДО обеспечивает законное подписание документов в электронном виде.

2023

Доступность функции запроса документов у клиента

Функция запроса документов у клиента стала доступна компаниям в Безбумажном офисе F.Doc. Об этом 29 ноября 2023 года сообщил Центр цифровых сертификатов (ЦСС).

Теперь компании, использующие сервис F.Doc для электронного подписания, имеют возможность запрашивать документы у клиентов — физических лиц. Функционал доступен как в личном кабинете сервиса, так и для интеграций Безбумажного офиса F.Doc с корпоративными и CRM-системами, в которых работают организации.

Запрос документов у клиента необходим тем компаниям, бизнес-процессы которых при электронном оформлении документов предполагают не только их отправку клиенту на подпись, но и получение от него. Например, такой функционал востребован в гостиничном бизнесе и в сфере аренды недвижимости при дистанционном заселении, когда требуется скан паспорта клиента.

Сотрудник компании в личном кабинете сервиса отправляет клиенту запрос на документы с указанием типа и обязательности их предоставления (например, указывает, что водительское удостоверение прикладывается при наличии), а также оставляет комментарии, если это необходимо (например, поясняет, что от клиента требуется первая страница паспорта и страница с пропиской). F.Doc направляет клиенту СМС-сообщение со ссылкой для загрузки документов. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, загружает необходимые документы и отправляет их на проверку в организацию.

Сотрудник компании может принять или отклонить документы с указанием причины отклонения. Если сотрудник отклонил документы, то клиент может заменить вложение и отправить его снова на рассмотрение. После того, как все документы приняты сотрудником компании, комплекту присваивается статус «Принят».

Аналогичный сценарий также доступен компаниям после интеграции корпоративной или CRM-системы организации с F.Doc: сотрудники могут с помощью сервиса отправлять запрос на документы клиенту непосредственно из учетной системы.

Автобизнес, недвижимость, туризм, ритейл — F.Doc работает с разными сферами бизнеса, каждая из которых имеет свою специфику и подход к организации документооборота. Аккумулируя этот разнообразный опыт, мы предлагаем нашим пользователям решения, которые могут помочь по-новому взглянуть на работу с документами, — сказал директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — Осенью мы предоставили компаниям возможность запроса документов у клиента с помощью сервиса F.Doc. Что позволяет организациям удаленно оформлять те договоренности, фиксация которых раньше требовала бы личного присутствия клиента и передачи им сканов или ксерокопий его документов. Реализация такого функционала способствует оптимизации документооборота компании с клиентами-физлицам.

С помощью сервиса Безбумажный офис F.Doc компании также могут подписывать в электронном виде договоры, акты, заявления, справки, заказ-наряды, гарантийные талоны и другие документы с клиентами — физическими лицами.

Для подписания электронных документов сервис Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

Интеграция с системой «АК-Кредит»

Безбумажный офис F.Doc интегрирован со специализированной системой комплексной автоматизации управленческого учета для кредитных кооперативов и микрофинансовых организаций «АК-Кредит». Опция электронного подписания документов с пайщиками и заемщиками становится доступной пользователям «АК-Кредит» после подключения к сервису F.Doc и настройки специального расширения в учетной системе. Об этом 22 ноября 2023 года сообщил Центр цифровых сертификатов (ЦСС).

Интеграция сервиса F.Doc с «АК-Кредит» позволяет из интерфейса учетной системы оформлять электронные документы как кредитным кооперативам с пайщиками, так и МФО с заемщиками. С помощью F.Doc можно подписывать в электронном виде документы в рамках выдачи займов и оформления сбережений.

Алгоритм подписания документов в электронном виде в CRM-системе «АК-Кредит» реализован следующим образом. Сотрудник кредитного кооператива готовит в «АК-Кредит» необходимый документ и с помощью сервиса F.Doc направляет его в электронном виде на подпись пайщику. F.Doc отправляет пайщику СМС со ссылкой на документ. Пайщик переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне. Сотрудник кредитного кооператива может отслеживать статус подписания непосредственно в «АК-Кредит». Аналогичный клиентский путь в CRM реализован и для МФО, которые могут подписывать документы в электронном виде с заемщиками.

Для подписания электронных документов сервис Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны организации, а также клиентам (пайщикам, заемщикам). Для того чтобы начать обмениваться с пайщиком/заемщиком электронными документами, кредитным кооперативам/МФО необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте, а также получить от него согласие на обработку персональных данных.

Подписание документов в электронном виде с пайщиками позволяет кредитным кооперативам дистанционно оформлять, переоформлять и обслуживать займы. В силу того, что часть пайщиков проживает в сельской местности, для кооперативов удаленное подписание документов — это актуальный и технологичный формат, который значительно экономит временные и финансовые ресурсы всех участников процесса. Особенно если речь идет об оперативном оформлении договоренностей, — сказал директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — Если говорить об МФО, то интеграция F.Doc с «АК-Кредит» дает организациям, работающим в учетной системе, возможность удаленно подписывать документы с заемщиками в электронном виде, что в том числе способствует выходу на рынок онлайн-кредитования.

Благодаря интеграции «АК-Кредит» с сервисом F.Doc кредитные кооперативы, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы и микрофинансовые организации могут из интерфейса системы оформлять электронные документы с пайщиками/заемщиками и отслеживать статус их подписания. Идет оптимизация рабочих процессов: сотрудникам не требуется, как прежде, распечатывать большое количество бумажных документов, а пайщикам/заемщикам не приходится приезжать в отделение организации каждый раз для подписания нужного документа. Тогда как раньше для решения бумажных вопросов им необходимо было специально находить время и планировать поездку, — отметил директор ООО «Эверест» Виктор Амеличев.

Доступность многостороннего подписания документов

В Безбумажном офисе F.Doc стала доступна поддержка сложных маршрутов электронного подписания документов при интеграции через REST API и в личном кабинете. Теперь компании, которые пользуются сервисом, могут подписывать документы в электронном виде с несколькими клиентами-физическими лицами, а также определять очередность подписания. Об этом 13 сентября 2023 года сообщила компания Центр цифровых сертификатов (ЦСС).

Многостороннее подписание актуально для организаций, бизнес-процессы которых предполагают оформление с клиентами-физлицами документов, требующих более двух подписей. Например, такой функционал необходим риелторам и агентствам недвижимости, сопровождающим процесс купли-продажи недвижимости, так как предварительный договор купли-продажи подписывается всеми собственниками-продавцами и покупателями.

Для подписания электронных документов сервис Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту. Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте, а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных.

В процессе работы сотрудник компании готовит необходимый для подписания документ и загружает его в F.Doc. Сервис отправляет клиенту СМС со ссылкой на документы. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

Функционал многостороннего подписания документов в электронном виде мы начали тестировать весной 2023 года, тогда сервис F.Doc давал компаниям возможность добавлять трех клиентов-подписантов. Мы регулярно собираем и анализируем обратную связь от пользователей F.Doc, учитываем их пожелания и предложения по усовершенствованию сервиса. Поэтому летом увеличили число подписантов до десяти и добавили опцию определения очередности подписания документа, — сказал директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — На сентябрь 2023 года функцией многостороннего подписания воспользовалось более 150 компаний. В среднем организации добавляют трех подписантов при оформлении документов с клиентами-физлицами. Максимальное количество подписантов, которое мы пока зафиксировали — шесть. Для электронного подписания документов с компанией клиенту необходим смартфон и доступ к интернету, при этом ему не требуется скачивать дополнительные приложения или устанавливать какие-то программы себе на устройство. F.Doc не взимает комиссии с физлиц за электронное подписание документов с компанией.

С помощью сервиса Безбумажный офис F.Doc можно подписывать в электронном виде договоры, акты, заявления, справки, заказ-наряды, гарантийные талоны и другие документы с клиентами — физическими лицами. F.Doc работает с компаниями из разных сфер бизнеса: ритейлерами, СТО, агентствами недвижимости, турфирмами и другими.

Интеграция с «Нетикс Трицепс»

Сервис безбумажного подписания документов F.Doc стал доступен в специализированной CRM-системе для автосервисов, СТО и автомагазинов «Нетикс Трицепс». Бесшовная интеграция сервиса с учетной системой дает возможность работающим в ней организациям быстро, просто и безопасно подписывать документы в электронном в виде со своими клиентами — физическими лицами. Об этом 24 мая 2023 года сообщил Центр цифровых сертификатов (ЦСС).

Договор оказания услуг, заказ-наряд, акт выполненных работ или акт приема-передачи — эти и другие документы теперь могут подписываться за пару кликов непосредственно в CRM-системе с помощью юридически значимой ПЭП (простой электронной подписи).

Автосервис или автомагазин подключает сервис Безбумажный офис F.Doc в CRM «Нетикс Трицепс», после чего получает доступ к опции. Для того, чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных. Это обязательное условие законного подписания документов в электронном виде.

В процессе работы менеджер компании готовит необходимые документы в CRM-системе, но не отправляет их на печать, а выбирает интегрированный в «Нетикс Трицепс» сервис F.Doc, который отправляет клиенту СМС со ссылкой на них для подписания в электронном виде. Клиент получает СМС, переходит по ссылке, читает документы и подписывает нажатием одной кнопки в смартфоне. Все документы хранятся в защищенном архиве с доступом для организации и клиента 24/7.

Бесшовная интеграция F.Doc с «Нетикс Трицепс» даст возможность пользователям CRM-системы упростить и ускорить процесс подписания документов в электронном виде со своими клиентами. Оптимизация и автоматизация документооборота может помочь в расширении воронки продаж: экономия времени и ресурсов при работе с документами способствует повышению скорости обслуживания и улучшению клиентского сервиса, — прокомментировал директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — F.Doc активно работает с автобизнесом, развивая отрасль и помогая автосервисам и автодилерам становиться технологичнее, удобнее и оперативнее. Такой формат работы уже становится стандартом. Технологию безбумажного офиса используют лидеры отрасли, например, FIT SERVICE.

Наша компания занимается автоматизацией автобизнеса за счет внедрения ИТ и бизнес-технологий. Ежедневно мы помогаем в работе сотням автосервисов: от небольших гаражных СТО до сетей с десятками станций. «Нетикс Трицепс» стал одной из первых CRM-систем для автобизнеса, которая реализовала технологию безбумажного офиса. Уверен, что использование F.Doc в «Нетикс Трицепс» будет способствовать повышению производительности наших клиентов, даст им возможность внедрять в работу передовые практики рынка. Что, в свою очередь, положительно отразится на развитии отрасли: поможет стать автомобильному бизнесу эффективнее и дружественнее для потребителя, — отметил генеральный директор «Нетикс Трицепс» Иван Новгородов.

Передача исключительного права на «Безбумажный офис F.Doc»

Как уточнили TAdviser представители ЗАО «ЦЦС», с 1 марта 2023 года компания АО «ЦИТ» передала ЗАО «ЦЦС» исключительное право на ПО «Безбумажный офис F.Doc».

Интеграция «Безбумажного офиса F.Doc» c «Битрикс24»

Globus IT осуществил интеграцию Безбумажного офиса F.Doc с Битрикс24, что дает пользователям платформы дополнительные возможности по подписанию документов, их точному учету, делает процесс электронного документооборота более быстрым и удобным, а обмен с контрагентами более четким и контролируемым. Об этом 25 января 2023 года сообщили в компании Globus IT.

Иллюстрация:business.digitalocean.ru

Интеграция реализована в виде тиражного приложения, что позволяет его использовать на многих порталах Битрикс24 сразу. Оно может быть установлено через Битрикс24. Маркет на любой экземпляр любой версии. Это расширение функциональности Битрикс24, но не с помощью кода, а с помощью внешнего сервиса, который взаимодействует с REST API, рассказал руководитель направления Hard&Soft Globus IT Амир Якубов.

F.Doc встраивается в CRM-систему клиента. В результате чего из Битрикс24 можно отправить клиентам договоры, дополнительные соглашения, заявления и другие документы. Клиенты могут использовать F.Doc как систему для электронной подписи документов в любом месте: для подписания не нужны специальные приложения, посещение удостоверяющего центра или криптографические ключи. Пользователю приходит СМС со ссылкой на документы, которые можно подписать в браузере смартфона. Все файлы круглосуточно доступны и компании, и клиентам. Документы подписываются простой электронной подписью — ПЭП. Такая ЭЦП действительна для большинства договоров с физическими и юридическими лицами.

Подключение приложения F.Doc дает пользователям Битрикс24 широкие возможности электронного документооборота с клиентами и сотрудниками компаний: можно подписывать документы непосредственно в CRM-системе. Подписание документов юридически значимо и равнозначно подписи на бумаге. Кроме того, хранение документов безопасно — все данные находятся на защищенных серверах, отметил директор сервиса F.Doc Михаил Легченко.

Очевидные особенности, которые предоставляет этот сервис, безусловно, скорость и простота встраивания в пользовательские устройства организации и гарантированный доступ к хранилищу документов, что позволяет существенно сократить время подписания документов и, как следствие, сэкономить ресурсы клиента. Все, что нужно сделать, — подписать согласие на ЭДО, а всю остальную работу F.Doc сделает сам.В дальнейшем планируется доработка функциональности приложения, заявил директор по работе с ключевыми клиентами Globus IT Василий Ефанов.