Электронный архив (класс систем)
Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, быстрый и удобный поиск.
Содержание |
Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.
Особенности систем электронного архива
Сформулированы в соответствии со стандартом MoReq II[1]:
- не допускает изменение документа;
- позволяет существовать единственной финальной версии документа;
- запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
- должен включать строгие правила хранения;
- должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;
- может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.
Основные функции
Внедрение такой системы прежде всего начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.
Электронный архив включает следующие базовые функции:
- управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
- имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
- поточный ввод - ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
- управление Web-контентом
- системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.
В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:
- для систем автоматизации архивного делопроизводства - формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел.
- для архивов нормативно-технической документации - функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
- для архивов финансовой (платежной) документации - функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.
Виды
- Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.
- Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
- Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.
- Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.
- Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч).
- Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;
- Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;
- Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.
Этапы создания электронного архива
Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:
- Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.
- Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных ([[RAID|RAID-массивы], библиотеки на различных носителях).
- Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
- Сканирование документов - начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
- Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных.
Необходимо различать залповый ввод - единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд - и текущий ввод - сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
Российский рынок электронных архивов
Участники рынка электронных архивов в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий:
- Разработчики программного обеспечения для организации электронных архивов (Алее Софтвер (Alee Software), Корпорация "Электронный Архив");
- Поставщики и производители оборудования (Корпорация "Электронный Архив", Пирит, Canon (Канон Ру), Eastman Kodak);
- Разработчики систем электронного документооборота и делопроизводства (ЭОС, DocsVision);
- Разработчики систем оптического распознавания символов (Abbyy Россия, CUNEIFORM, OmniPage).
== Хроника событий ==
2023: Вводятся новые правила хранения кадровых электронных документов
17 сентября 2023 года вступил в силу приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 77. С этого момента российские компании смогут передать на хранение в электронные архивы только те документы, которые соответствуют последним требованиям. Это касается и кадрового ЭДО. Подробнее здесь.
См. также
- Digital Design: Электронная библиотека
- Система электронного документооборота
- Электронный архив STOR-M
- Сканер
- Поточное сканирование документов
- Оцифровка книг
Ссылки
- Аналитико-новостной сайт по российскому рынку электронных архивов El Archivo.ru.
- Электронные архивы в трудные времена (статья в BYTE)