Интервью с руководителем проекта автоматизации ввода данных "Газпром газэнергосеть" Алексеем Касаткиным

Алексей Касаткин: Мы считаем наиболее эффективным создание единого центра сканирования и верификации, что позволило бы регионам и центральному офису работать с общим электронным архивом

TAdviser: Как Вы оцениваете российский рынок программных продуктов для автоматизации электронного документооборота? Насколько решения, представленные на нем, адекватны реальным потребностям компаний и предприятий?

Алексей Касаткин: Рынок продуктов для организации электронного документооборота достаточно велик, причем за последние десять лет он сильно вырос. Характерно, что большинство решений российские (хотя платформы часто зарубежные). Непосредственный контакт с отечественными разработчиками значительно упрощает внедрение их программных продуктов.

Приятно и то, что в погоне за необходимой функциональностью разработчики не забывают про современный дизайн и дружественный интерфейс – то, что в кругу специалистов называется «юзабилити». Большинство представленных на рынке программных продуктов вполне презентабельны, удобны в работе и приятны для глаза.

Что касается адекватности, то – да, программные продукты вполне соответствуют потребностям бизнеса. В рамках последнего исследования мы проанализировали порядка 20 продуктов. Выяснили, что на любом из них можно реализовать корпоративную систему электронного документооборота. Естественно, не на коробочном варианте, а с необходимыми для промышленной эксплуатации в конкретной компании доработками.

TAdviser: Есть ли у компании «Газпром Газэнергосеть» специфика в плане организации электронного документооборота и в чем она заключается?

Алексей Касаткин: Специфика, конечно, есть, как и у любой компании. Первая особенность – отсутствие единой системы автоматизации документооборота. Исторически ситуация сложилась так, что в компании функционируют три СЭД на трех различных платформах. Одна автоматизирует внутренний документооборот, вторая – договорную деятельность внутри компании и третья – документооборот бухгалтерии. Еще одна особенность в том, что основной источник всех ключевых данных для функционирующих в компании информационных систем является система «1C: Управление производственным предприятием» (далее «1С: УПП»), поэтому тесная интеграция с данной системой – одно из основных требований к внедряемой СЭД.Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.4 т

TAdviser: Давайте поговорим о проектах, которые вы реализовывали. Недавно вы анонсировали проект по автоматизации ввода данных. Какая задача стояла перед вами?

Алексей Касаткин: Нам было необходимо автоматизировать обработку входящей и исходящей первичной бухгалтерской документации. После предпроектного обследования было принято решение внедрить систему «EFSOL: Загрузка документов КОРП» на базе системы потокового ввода данных Abbyy РоссияFlexiCapture.

Основные задачи, реализуемые в данной системе:

• Сканирование оформленных исходящих документов на бумажном носителе и прикрепление скан-копии к соответствующему электронному документу в «1С: УПП»;
• Сканирование, распознавание и формирование электронных документов в «1С: УПП» из входящих документов;
• Сопоставление скан-копии входящего документа с соответствующим документом в «1С: УПП».

TAdviser: С какими решениями/продуктами других вендоров интегрирована система потокового ввода? С какими проблемами пришлось столкнуться на этапе интеграции, как они были разрешены?

Алексей Касаткин: Интеграция с функционирующими в компании системами, безусловно, один из самых сложный этапов внедрения нового программного продукта. Зачастую, как в нашем случае, требуется не только доработка внедряемого продукта, но и доработка систем, находящихся в промышленной эксплуатации.

В данном проекте нам требовалась только интеграция с «1С:УПП». Все интеграционные проблемы были успешно решены благодаря гибкости внедряемого продукта и профессионализму проектной команды.

TAdviser: Как выглядит вся технологическая цепочка, которую проходит документ, чтобы оказаться в электронном архиве?

Алексей Касаткин: В системе реализовано несколько сценариев работы. Типовой сценарий выглядит следующим образом:

• Все входящие первичные документы маркируются штрихкодами;
• Ответственный сотрудник заводит для данных документов карточки в системе «1С:УПП»;
• Далее весь пакет документов сканируется и попадает в систему Abbyy РоссияFlexiCapture для распознавания;
• Cистема автоматически выделяет нужные поля, распознает их, контролирует корректность информации: наличие обязательных реквизитов, проверку данных из табличной части документа. Если название номенклатуры в документе не совпадает с названием в справочнике, программа предлагает наиболее подходящий вариант из справочника, что позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Полученные данные экспортируются в «1С:УПП» и формируется проводка.

Для некоторых видов документов также реализовано автоматическое распознавание ключевых полей с последующим занесением результатов в карточку. Такие документы дополнительно проходят процедуру верификации перед сохранением.

TAdviser: Какие подразделения и с какой целью используют сегодня электронный архив первичных финансовых документов?

Алексей Касаткин: Основной заказчик и пользователь системы - Управление бухгалтерского учета и налогообложения в управляющей компании. Данное подразделение использует электронный архив в первую очередь для оперативного поиска и подготовки документов в ходе аудиторских проверок, и проверок ИФНС. По нашим оценкам, кстати говоря, время поиска благодаря внедрению электронного архива сократилось примерно в два раза. В перспективе рассматривается возможность организации подобной технологии и в дочерних обществах.

TAdviser: Есть конкретные планы по тиражированию решения на региональную сеть?

Алексей Касаткин: Данный проект мы рассматриваем как пилотный. В ближайшие пару лет планируем тиражировать внедренное решение на региональные подразделения компании. В какой именно конфигурации пока окончательно не решено. Мы считаем наиболее эффективным создание единого центра сканирования и верификации, что позволило бы регионам и центральному офису работать с общим электронным архивом. Но данное решение требует дополнительного обследования.

TAdviser: С какими сложностями пришлось столкнуться на этапе эксплуатации системы потокового ввода? Потребовалось ли дополнительное обучение персонала?

Алексей Касаткин: Обучение потребовалось. Мы его запланировали еще в ходе инициации проекта. Сегодня с программой Abbyy РоссияFlexiCapture работают сотрудники трех отделов, причем каждый отдел работает по своему сценарию, что необходимо было учесть в ходе подготовки обучения.

Первая сложность, с которой мы столкнулись в первый же месяц промышленной эксплуатации – недооцененный объем документов, с которыми работают наши пользователи. Из-за этого пришлось оперативно докупать лицензии на ПО, а впоследствии еще и дополнительный сканер для потокового сканирования.

TAdviser: Каков объем электронного архива? Его темпы роста? Как часто требуется модернизация системы хранения данных на аппаратном уровне?

Алексей Касаткин: Электронный архив на сегодняшний день включает примерно 1 миллион документов и занимает 120 ГБ дискового пространства. Фактический ежемесячный прирост – порядка 100 тыс. сканов (50 тыс. документов). Необходимость модернизации аппаратной составляющей оценивается каждый год, но в среднем модернизация осуществляется один раз в два года – в плановом порядке.

TAdviser: Возникают ли проблемы с производительностью ABBYY FlexiCapture?

Алексей Касаткин: Мы довольно много времени потратили на тонкую настройку, поиск правильного баланса между качеством скана и временем сканирования, а также точностью и временем распознавания документов. Это был довольно сложный процесс – пришлось даже несколько изменить сам бизнес-процесс, чтобы сотрудникам не приходилось ждать завершения сканирования или распознавания документов. Но мы нашли золотую середину, и сейчас проблем с производительностью нет. Мы регулярно проводим дополнительное тестирование системы.

TAdviser: Можно ли в цифрах оценить экономическую эффективность технологий электронного документооборота?

Алексей Касаткин: Этот вопрос регулярно всплывает на этапе принятия решения о реализации проекта. Количественная оценка эффективности в проектах автоматизации документооборота практически всегда строится на двух показателях: экономия затрат на канцелярские товары и экономия рабочего времени сотрудников. Однако, когда ты говоришь Бизнесу, сколько человеко-часов сэкономишь, нужно быть готовым к вопросу – сколько людей ты сможешь сократить? Поэтому упор нужно все же делать на качественные показатели: повышение управляемости компании, прозрачность бизнес-процессов, надежность хранения информации т.д. А высвободившееся рабочее время сотрудников можно направить на решения других операционных задач.

TAdviser: Каковы планы по модернизации технологий электронного документооборота в компании? По каким направлениям планируется развитие?

Алексей Касаткин: В данный момент инициирован проект по автоматизации документооборота в дочерних обществах. Планируем организовать единую систему для всей группы компаний с автоматизацией всех ключевых бизнес-процессов, затрагивающих документооборот. Пилотный проект стартует уже в 2016 году.

На стадии идеи находится проект организации единого центра сканирования и верификации. Если все удастся, как мы планируем, и проект будет инициирован, то для его реализации, опираясь на успешный опыт, в первую очередь мы будем рассматривать продукты компании Abbyy Россия.