Илья Зайчиков, HAULMONT: «Заказчикам требуются не просто системы электронного документооборота, а многофункциональные платформы»
Современные системы СЭД – уже далеко не электронная канцелярия, хотя обработка документов остается системообразующей составляющей их функциональности. Какой облик приобретают сегодня передовые СЭД, и что обеспечивает их конкурентоспособность на глобальном рынке, TAdviser рассказал Илья Зайчиков, Product Owner СЭД ТЕЗИС Система управления документами и задачами компании HAULMONT
Зайчиков
Илья, еще несколько лет на рынке присутствовал класс систем, называемый СЭД. Сегодня по отношению к таким системам применяют сложные названия: ECM/BPM, CSP. Не включаясь в академические споры, поясните, пожалуйста, что происходит с классическими системами электронного документооборота? Куда они движутся, и что заставляет их меняться?
Илья Зайчиков: Каждый из перечисленных терминов — ECM, BPM и СЭД — используется для своей отрасли. При этом восприятие систем электронного документооборота в последние несколько лет заметно изменилось. Многие заказчики начинают цифровизацию с внедрения СЭД, которая станет основой для дальнейшей автоматизации различных бизнес-процессов. Таким образом, расширилось представление о том, что должны представлять собой решения этого класса. Заказчикам требуются не просто системы электронного документооборота, а многофункциональные платформы, дающие возможность безграничного развития различных сервисов, связанных с управлением корпоративным контентом. Помимо возможностей, заложенных в самой СЭД, пользователям также важно, какие технологии лежат в ее основе, работу с какими системами, и какое окружение она поддерживает.
Насколько платформенная парадигма СЭД актуальна сегодня для российских компаний и предприятий?
Илья Зайчиков: Платформенная парадигма очень актуальна. Мы с самого начала разрабатывали СЭД ТЕЗИС на базе open source платформы для быстрого создания корпоративного ПО CUBA. Сегодня ее используют десятки тысяч разработчиков в более чем 170 странах мира. В том числе, CUBA выбрало множество крупных предприятий для ведения собственной разработки корпоративных систем: Сбер, Bosch, «Промсвязьбанк», Х5 Retail Group, Johnson&Johnson.
Платформа создавалась не под конкретный продукт, а для помощи в решении различных задач. Один только вендор на ее основе создал три успешных тиражируемых продукта: СЭД, систему оптимизации для служб такси и CRM для детских центров.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 
Вдобавок к этому платформа применялась для разработки заказных решений. В числе таких решений – например, образовательный портал Минздрава РФ, где проходит обучение более 2 миллиона медицинских работников, комплексная информационная система для компании по охране недвижимости The Keyholding Company, которая в 2020 году получила престижную британскую премию Digital Technology Leaders Awards, а еще биллинговая система для правительства Брунея.
СЭД ТЕЗИС развивается параллельно с CUBA и раз в 3-5 лет переходит на ее «свежую» версию. Это позволяет, сохранив опыт и функциональность системы, получить также преимущества самого современного технологического стека платформы, возможность использования новых функций, которые в ней появляются, а также учесть обратную связь от огромного сообщества пользователей со всего мира. При этом сохраняется обратная совместимость.
Кроме того, приложения на CUBA легко интегрируются с ТЕЗИС, что позволяет решать более широкий круг задач заказчиков. Один из примеров такой интеграции — личные кабинеты для производителей оборудования на CUBA и автоматизация обработки заявок в ТЕЗИС. Другой пример — в американском банке TAB Bank на базе CUBA автоматизированы скоринг, факторинг, риск-менеджмент, а в ТЕЗИС — сопровождение выдачи займов, обработка обращений клиентов, перевод средств между банками, подготовка отчетов, управление поручениями и совещаниями. Наконец, в Российском Морском Регистре Судоходства ТЕЗИС выполняет функции ERP-системы, используется для обработки заявок на освидетельствование судов, хранения данных по судам, подготовки различной документации и контроля проектирования, а на CUBA создано офлайн-приложение для инспекторов, которое позволяет работать с заявками на освидетельствование судов и сертификатами в открытом море или отдаленных портах.
Да, очевидно, что современная СЭД – это совсем не только электронная канцелярия. Какая функциональность систем, реализуемых на базе платформы, сегодня особенно востребована заказчиками? Российскими или зарубежными?
Илья Зайчиков: Судя по нашему опыту, в последнее время востребовано использование электронной подписи и интеграция с системами ЮЗЭДО, распознавание текста документов, мобильность и возможность доступа из любой точки, автоматизация кадровых процессов, формирование различных отчетов и помощь в принятии решений, использование штрих-кодов и QR-кодов. Также можно отметить важность удобства UI/UX дизайна, тренд на минимизацию кликов и возможность голосом управлять системой. В целом, разработчики СЭД, в том числе за счет внедрения искусственного интеллекта, стремятся сделать так, чтобы пользователи могли сосредоточиться на действительно важных задачах, а рутинные действия приходилось выполнять по минимуму.
Самое главное — заказчикам требуется гибкость, возможность добавить уникальные функции и учесть особенности работы каждой конкретной организации. Для многих важно наличие визуальных инструментов для настройки бизнес-процессов, особенно в соответствии общепринятыми нотациями. Для многих заказчиков также важна возможность модификации и развития решения своими силами. С одной стороны, для этого необходимо получить доступ к исходному коду системы. С другой стороны, важно, чтобы в СЭД использовался популярный технологический стек, тогда заказчику будет несложно найти специалистов для развития системы.
Также все больше компаний стремятся обеспечить мобильность и возможность доступа к СЭД с любого устройства для широкого круга сотрудников, а не только для топ-менеджеров.
Вы отметили такой тренд, как усиление работы с данными. Получается, что само традиционное понятие «документ» меняет свое содержание. Как такие изменения сказываются на реализации функционала СЭД?
Илья Зайчиков: Многие виды документов сегодня существуют только в электронном виде. В частности, договоры можно практически никогда не печатать, не говоря уже о формализованных бухгалтерских документах. Более того, в случае с ними часто происходит обмен данными между системами, а не пересылка электронных документов. Подобная трансформация происходит незаметно, потому что она логично вытекает из цифровизации предприятий.
В этом году появился еще один фактор, подталкивающий изменения, - это пресловутая пандемия. Переход на удаленку должен был усилить интерес клиентов к веб-инструментам и мобильным возможностям СЭД. Так ли это?
Илья Зайчиков: Фактически веб-клиент — это уже must have для корпоративных информационных систем. Когда СЭД ТЕЗИС 10 лет назад вышла на рынок, она была одним из немногих первых решений, доступных через браузер. Сейчас же без этого просто никуда. Пандемия особенно наглядно показала правильность именно такого пути. За счет использования веб-клиента наши заказчики максимально легко перешли на удаленную работу. К сожалению, несмотря на требования рынка далеко не все СЭД могут похвастаться действительно полнофункциональным веб-клиентом.
Также в пандемию стал более актуальным безбумажный обмен документами с контрагентами (использование электронной подписи, возможность отправки документов в ЮЗЭДО и получения их из ЮЗЭДО в СЭД) и инструменты контроля рабочего времени перешедших на удаленку сотрудников (отчеты по исполнению задач, уведомления о важных событиях и сроках). Интерес к мобильным приложениям СЭД возрос, поскольку с переходом на работу из дома во многих компаниях стал более широко применяться принцип bring your own device. Заказчики рассчитывают, что современные мобильные приложения СЭД покроют основные потребности пользователей: работу с документами, договорами, задачами и резолюциями, возможность работать офлайн, push-уведомления о важных событиях, импорт файлов, наличие инструментов фильтрации и поиска, механизмы проверки пользователя при входе.
Мы понимали, что многие наши заказчики могли из-за пандемии оказаться в сложной ситуации, поэтому предложили им помощь. Так, мы бесплатно увеличивали количество лицензий на систему, в том числе, на мобильное приложение, чтобы все пользователи могли работать удаленно. Также мы проводили бесплатные обучающие вебинары, которые помогали новым пользователя быстрее освоиться в системе, а более опытным сотрудникам – освежить ранее полученные знания о функциональности используемой СЭД.
Есть еще один существенный тренд последнего времени - импортозамещение. Однако СЭД – это сложный продукт, который включает конкретную СУБД и работает на базе конкретной ОС. С Вашей точки зрения, какой продукт СЭД сегодня можно считать отечественным на 100%?
Илья Зайчиков: Формально для соответствия политике импортозамещения к ИТ-продуктам предъявляются следующие требования: российский производитель, наличие в реестре Минкомсвязи РФ и поддержка СПО. Однако есть нюансы. Многие продукты изначально ориентировались на Microsoft, а поддержка СПО появилась у них только в последние несколько лет. В таких случаях, как правило, обеспечивают работу на PostgreSQL и Linux в серверной части и разрабатывают веб-клиент вдобавок к десктопному. На первый взгляд, все в порядке. Однако по факту веб-клиент уступает по функциональности десктопному, который по-прежнему работает только на Windows. А при работе серверов на СПО у таких решений возникают проблемы с поисковыми и другими функциями. Кроме того, в некоторых продуктах средства для разработки и развития функциональности работают на технологиях Microsoft. Такая ситуация противоречит самой идее независимости от иностранных поставщиков.
СЭД ТЕЗИС — кроссплатформенный продукт, начиная с первой версии. Система поддерживает редакторы Open Office и Libre Office, СУБД PostgreSQL и успешно проходила тестирования в ОС семейств «Базальт», «Ред ОС», «РОСА», «Астра», «Лотос». За время существования СЭД ТЕЗИС накопилось много проектов, где используются перечисленные решения. Это очень важно, поскольку у тех, кто начал поддерживать СПО недавно, может быть недостаточно опыта, а это может привести к проблемам.
В целом, с нашей точки зрения, импортозамещение — это не формальный подход к процессу и соответствие определенному списку требований, а победа над иностранными продуктами при сравнении возможностей и преимуществ. Особенно показательно, если российская система может побеждать в конкурентной борьбе на зарубежном рынке. Конкурентоспособность СЭД ТЕЗИС подтверждает то, что ее приобретают иностранные клиенты, в частности TAB Bank (США), Shangkhai Pudong Development Bank (Китай), Compliance Principles, (Великобритания), Medley Pharma (Великобритания) и Kurban Group (Бейрут).
Наверное, секрет успеха заключается еще и в том, что компания умеет хорошо планировать свое развитие. Но этот год, наверное, скорректировал планы?
Илья Зайчиков: По нашему опыту, в этом году, несмотря на пандемию, интерес к СЭД остается высоким как у новых заказчиков, так и у тех, кто начал проект внедрения какое-то время назад. Некоторые организации пандемия даже подтолкнула к принятию решения в пользу автоматизации или развития имеющейся системы. Одним из главных событий года стало то, что СЭД ТЕЗИС выиграла конкурс по выбору решения, на базе которого будет разработана типовая система электронного документооборота для госструктур.
Активно развивается проект в «Промсвязьбанке», где не только автоматизирована работа с документами и поручениями, но и реализовано потоковое сканирование и регистрация документов с использованием QR-кодов. Также в ближайшем будущем появится возможность обрабатывать обращения клиентов и вести учет доверенностей.
В этом году СЭД ТЕЗИС запущена в эксплуатацию в органах власти республики Коми. Проект охватывает 190 учреждений и 5000 пользователей, автоматизированы обработка документов и поручений, межведомственное взаимодействие, обработка обращений граждан. Также мы провели внедрение в правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа.
В одной из крупных торговых сетей ТЕЗИС автоматизировала экспедицию и пересылку документов между офисами. Также из крупных проектов в стадии активного развития можем отметить Nokia, Nissan и еще несколько известных автомобильных марок, Skyeng, «Уральский банк реконструкции и развития», «Почта Банк», DNS, Magnum Cash&Carry.
Как Вы полагаете, в каком направлении будет весь рынок СЭД в ближайшие годы?
Илья Зайчиков: Во-первых, пандемия и переход на удаленную работу подсветили проблемные места в организации электронного документооборота, которые организации будут стремиться исправить. В частности, те, кто еще не использовал ЮЗЭДО, будут активно развиваться в этом направлении. Также будет расширяться применение мобильных технологий, открывающих возможность доступа из любой точки. СЭД ТЕЗИС и так позволяет решить эти задачи, однако это требовалось не всем заказчикам. Сейчас же эти вопросы стали жизненно важны.
Функционально многие СЭД так или иначе достигли одного уровня. Однако сегодня на первый план выходят удобство и комфорт работы в системе. Поэтому в 2020 году мы провели аудит СЭД ТЕЗИС и в следующем году планируем редизайн системы, чтобы сделать работу более удобной, быстрой и понятной, а также сократить количество кликов. Одна из наших целей — снизить до минимума порог входа для пользователей, что поможет повысить очень важный для заказчиков показатель — скорость внедрения. В частности, для этого мы будем совершенствовать инструменты справки и систему обучения. Кроме того, намечен курс на автоматизацию рутинных процессов. Мы стараемся избавить пользователей от действий, которые система сможет хорошо сделать самостоятельно. Это и искусственный интеллект, и помощь в принятии решений. В этом направлении ТЕЗИС также будет развиваться.
В этом году СЭД ТЕЗИС перешла на новую версию платформы CUBA, и мы планируем максимально эффективно использовать все полезные возможности, которые она нам предоставляет. В частности, изменения коснутся инструментов модификации системы: дизайнера процессов, конструктора отчетов, среды разработки CUBA Studio. Наша задача — расширить круг настроек и модификаций системы, которые заказчик сможет проводить силами собственных бизнес-аналитиков, без привлечения разработчиков.
Наконец, мы постоянно отрабатываем обратную связь от пользователей и воплощаем их пожелания в новых релизах.
