Экоплант (EcoPlant) (Клеверенс: Склад 15)

2023: Почему компания «Экоплант» отказалась от работы по бумажным носителям в пользу программно-аппаратного комплекса на базе софта «Клеверенс»?

Такой была система до автоматизации

«Экоплант» — крупнейший в России питомник растений, с помощью которых ценители ландшафтного дизайна могут реализовать любую свою задумку, — столкнулся с убытками, которые компания несла из-за того, что самые трудоёмкие процессы — приёмка и инвентаризация — регулярно сопровождались пересортами.

Для учёта сотрудники питомника всегда использовали «1С: Управление торговлей». Но товарные и складские операции выполняли вручную.

Раньше все данные по заказу сотрудники питомника записывали на листок бумаги, передавали оператору для внесения в систему учёта. Ошибок было много: неправильно посчитали, неправильно записали, неправильно внесли в накладную. А на ввод данных в систему учёта и их последующую корректировку уходило очень много времени. В сезон эти показатели кратно возрастали, Генеральный директор компании VIANT Андрей Галактионов.

Пора использовать современные инструменты

Работа питомника растений заключается не только в поливе или пересадке деревьев, кустарников и цветов. Каждая операция сопровождается оформлением накладных или другой необходимой документации. А это значит, что бумажный документооборот ещё более замедляет и без того кропотливый труд.

Несколько лет назад директор «Экопланта» уже обращался к нам с вопросом внедрения RFID-технологии в питомнике. Но проект не получилось реализовать на старых ТСД. И было принято решение отложить ненадолго автоматизацию. И за это время заказчик провёл реорганизацию учёта и внутренних регламентов, Генеральный директор компании VIANT Андрей Галактионов.

Начало внедрения

Нетрудно догадаться, что основные инструменты в питомнике растений — грабли, лопата и удобрения. Кто-то даже скажет, что автоматизировать учёт в огромном саду — бред и чепуха. Но «Экоплант» — уникальная организация, которая стремится быть лучшей во всех аспектах своей работы.

Для реализации проекта интеграторы предложили руководству питомника внедрить «Склад 15» и терминалы сбора данных Urovo DT40 в количестве 16 штук. А также выполнить доработки программного обеспечения, чтобы оптимизировать ряд бизнес-процессов. Как создать ПО для технологического моделирования на замену западному совместно с партнёрами. Опыт «СИБУРа» представлен на TAdviser SummIT 26.8 т

В этот раз интеграторам предстояло решить 3 задачи:

• внедрить систему штрихкодирования для растений,
• выстроить операции в системе «1С:Управление торговлей», интегрировать ТСД и программное обеспечение «Клеверенс»,
• существенно снизить сложность работы по учёту в питомнике.

С «Клеверенсом» всё изменилось!

Как вести учёт продукции по штрихкодам — известно практически всем. А вот с визуально похожими друг на друга и не имеющими априори какой-либо упаковки и ШК товарами дело обстоит намного сложнее. Цифровизация и автоматизация бизнеса дают возможность ускорить выполнение всех товарных и складских операций, сократить ошибки в учёте и выйти на новый уровень.

Приёмка и подбор заказов

Переход на автоматизированный учёт оказал наибольшее влияние именно на процесс приёмки. Так как на стадии ростков, почек, веточек все растения очень похожи друг на друга, и достаточно сложно определить кипарис это или можжевельник, например.

Приёмку выполняют эксперты питомника. Они же определяют, то ли растение пришло и обязательно маркируют каждый саженец, куст, клубень — наклеивают ШК. За счёт этого появилось множество плюсов для продаж.

Как построен процесс реализации?

Менеджер берёт мобильный компьютер и идёт с клиентом в поле, предварительно создав новый заказ на ТСД. Во время перемещения по территории питомника и выбора растений формирует корзину покупателя. Для этого менеджер просто считывает штрихкод и добавляет нужное количество растений в заказ. После того, как все позиции подобраны, по нажатию одной кнопки, заказ отправляется оператору в 1С.

Мы сделали для менеджера готовый цифровой инструмент. С его помощью можно озвучить цену, посмотреть остатки на складе в режиме онлайн и другое месторасположение растений. При этом не нужно никому звонить и что-то запоминать — вся информация есть в «Складе 15», Генеральный директор компании VIANT, Андрей Галактионов.

Онлайн обмен позволил реализовать автоматическое создание заказа клиента в «1С:Управление торговлей». Менеджер ещё не успевает вернуться в офис, а заказ уже у оператора в системе, все цены рассчитаны. Остаётся только добавить дополнительные услуги и принять оплату у клиента. Это в разы снижает последующее время ожидания клиента при оформлении заказа и упрощает работу операторов.

Дополнительно интеграторы настроили возможность дистанционно подбирать заказ клиента на самовывоз, который поступает к оператору из интернет-магазина. И если покупатель хочет приобрести ещё что-то из растений, менеджер может взять ТСД, выгрузить на него уже заполненный заказ, пойти по полю и добрать всё, что нужно. После чего обновлённый заказ автоматически попадает в 1С.

Контроль отгрузки

После оформления и оплаты каждый заказ проходит этап упаковки и выходного контроля. На выезде с территории питомника стоит пропускной пункт, организованный для того, чтобы исключить случаи хищений и убедиться, что кладовщики подобрали именно те растения, которые заказывал клиент. Когда оператор создаёт «Расходный ордер», документ поступает на терминал сбора данных, где реализована возможность проверки заказа.

Клиенты или сотрудники приходят с распечатанным на бумажном носителе расходным ордером на пункт контроля — к кладовщику. Он сканирует штрихкод документа, открывает его электронную версию на ТСД и проверяет заказ. Причём у кладовщика есть несколько опций:

• проверить каждый товар по ШК,
• сделать выборочный контроль,
• визуально проверить заказ и поставить отметку о контроле сразу на все позиции.

Такой механизм мы реализовали потому, что из-за большого количества заказов не всегда есть время на проверку каждой позиции, особенно в сезон распродаж. Плюс не все сотрудники могут по внешнему виду отличить яблоню от груши, например. Для этого мы предусмотрели возможность вывода фото на ТСД. Таким образом контролёр может сделать выборочный контроль и установить свою цифровую отметку проверки заказа, Генеральный директор компании VIANT, Андрей Галактионов.

Раньше для завершения контроля сотрудники ставили печать на бумажных накладных. Сейчас информация о том, какой кладовщик, в какое время, какой заказ проконтролировал, отображается в «Складе 15», а в системе учёта виден цифровой след. Таким образом, руководство «Экопланта» может в любой момент увидеть всю статистику:

• ФИО менеджера, сформировавшего заказ,
• данные оператора, принявшего оплату,
• кто из кладовщиков проконтролировал правильность отгрузки.

Инвентаризации

Для идентификации растений сотрудники питомника «Экоплант» используют характеристику «высота». И очень важно при приёмке чётко измерить каждый саженец. Это помогает в будущем выдать клиенту нужное растение и проконтролировать, что клиент забрал именно его.

Благодаря тому, что все растения маркируют ещё на этапе приёмки, заказчику удаётся избегать ошибок и дополнительных финансовых потерь. И если 10 сантиметров разницы визуально — немного, то по стоимости такие деревья могут отличаться на 2—3 тысячи рублей. А штрихкоды как раз позволяют не надеяться на глазомер во время выполнения складских операций. Также мы реализовали возможность проводить выборочные инвентаризации с личной ответственностью кладовщика за результат. Что объективно снижает количество финансовых потерь, рассказал генеральный директор компании VIANT.

Результаты

Сотрудники компании «Экоплант» с первых же дней работы с программным обеспечением «Клеверенс» и терминалами сбора данных отметили положительные изменения в работе:

• во-первых, отпала необходимость в сезонной суматохе набивать позиции номенклатуры в документ;
• во-вторых, сканирование штрихкодов существенно снизило ошибки человеческого фактора во всех складских операциях;
• в-третьих, удалось сократить очередь ожидающих свои заказы клиентов.

Сейчас, когда менеджер завершает заказ на мобильном устройстве и перемещается с клиентом по территории питомника в клиентскую зону, заказ уже отображается в 1С и оператор может сразу приступать к его оформлению. Такой механизм облегчил работу всему персоналу.

Мы добавили возможность указывать справочную ячейку хранения того или иного растения. Для этого весь питомник поделили на зоны: где-то стоят туи, где-то — крупномеры, где-то — лиственные деревья, горшки с растениями. То есть для товара можно указать конкретную справочную ячейку хранения в системе учёта, которую «Склад 15» потом отразит на экране ТСД. Это существенно снижает скорость поиска тех или иных растений на большой территории питомника, Андрей Галактионов.