«Первая грузовая компания» автоматизировала управление ИТ-проектами

2023: Автоматизация управление ИТ-проектами

16 марта 2023 года компания Advanta сообщила о том, что близится к завершению проект внедрения информационной системы управления проектами в Первой грузовой компании (АО «ПГК»).

«Первая грузовая компания» автоматизировала управление ИТ-проектами

По информации компании, современные условия оперирования парком и оказания надлежащего клиентского сервиса требуют пересмотра всех звеньев цепочки создания стоимости, внедрения современных цифровых и ИТ-технологий. В связи с этим рост количества проектов портфеля ИТ ПГК за последние несколько лет составил двухзначные числа, что потребовало пересмотра сложившихся подходов к их управлению и внедрения единого инструмента контроля проектных сроков и бюджетов, мониторинга отклонений от согласованных параметров их реализации. В качестве такого инструмента было выбрано ИТ-решение на базе платформы ADVANTA, сочетающее в себе функциональность проектного портала, систем календарно-сетевого планирования и системы мониторинга показателей.

На старте внедрения ИСУП мы поставили для себя несколько задач: во-первых, обеспечить отражение 100% согласованных к реализации в ПГК ИТ-проектов в рамках информационной системы; во-вторых, согласование и утверждение базовых планов для обеспечения процессов мониторинга их реализации, отслеживания отклонений; и наконец, оптимизация качества принимаемых управленческих решений за счет снижения временных затрат на оперативный контроль и подготовку отчетности. рассказал Александр Ларюхин, директор по внедрению комплексных проектов автоматизации Первой грузовой компании

На март 2023 года завершена активная фаза внедрения системы ADVANTA, что позволило достичь нескольких следующих результатов:

• автоматизировать ключевые процессы управления ИТ-проектами – формирование и ведение реестра проектов стратегии ИТ,
• настроить формы карточек проектных инициатив и ИТ-проектов,
• создать типовые план-графики и контрольные точки для разных типов проектов,
• автоматизировать процессы управления финансами проектов,
• дать проектным командам инструменты ведения совещаний и поручений, фиксировать принятые в проектах решения.

С запуском функциональности в промышленную эксплуатацию стало возможным обеспечивать контроль сроков выполнения ИТ-проектов, ведение бюджетов и регулярное рассмотрение отчетности на проектных и управляющих комитетах.

Мы понимаем, что внедрение информационной системы управления проектами выходит далеко за пределы классических работ по инсталляции, настройке решения и обучению персонала. Внедрение инструмента ИСУП – это прежде всего изменение сложившейся практики и подходов к реализации ИТ-проектов, а также образа мышления руководителей проектов и проектных команд. Поэтому для успешного внедрения необходимо, в первую очередь, фокусироваться на изменении образа мышления участников проекта, проводить большой объем организационной и методологической работы, выстраивая процессы управления и требования к конечным результатам их выполнения. поведал Сергей Кошурников, руководитель проектов внедрения ГК ADVANTA

Поэтому несмотря на то, что в систему заведено больше 100 ИТ-проектов, развернуты типовые планы, контрольные точки, перенесены данные по согласованным бюджетам, работа с выстраиванием процессов планирования проектов, регулярного обновления графиков, управления изменениями, фиксации оперативных прогнозов исполнения бюджетов еще продолжается. На базе ADVANTA в ПГК создан необходимый ИТ-фундамент для выполнения этих процессов, что позволяет уделять больше времени организационным преобразованиям, развитию необходимых навыков у руководителей и администраторов проектов, адаптации ИСУП к конкретным проектным ситуациям, внедрению и закреплению необходимых управленческих процессов.

Помимо классических подходов к созданию продукта проекта – информационной системы управления проектами, важной задачей стало обеспечение приживаемости системы в среде проектных команд на этапе запуска и сохранение механизмов приживаемости на этапе промышленной эксплуатации. Для решения этих задач цели проекта были декомпозированы до уровня атомарных показателей через процессы управления проектами (например, регулярность актуализации план-графиков в системе, внесение данных в статус-отчеты, наличие базовых планов и проч.), по которым собирается статистика, анализируется динамика, обсуждаются и вырабатываются корректирующие мероприятия с целью максимального приживления системы в рамках текущих процессов управления. сообщил Антон Филимонов, руководитель ИТ-проектов в Первой грузовой компании

Дальнейшие планы развития ИСУП на базе ADVANTA включают в себя углубление автоматизации отдельных шагов управленческих процессов (например, автоматизация критериев качества план-графиков проектов или углубленная работа с временными резервами) и продолжение работы по преобразованию подходов к управлению проектами с учетом разработанного инструментария.

2016: Внедрение системы управления ИТ-департаментом

В январе 2016 года компания «Адванта Консалтинг» завершила проект, в ходе которого в «Первой Грузовой Компании» была реализована система управления ИТ-департаментом, позволяющая видеть статусы проектов и экономить время на подготовке отчетности.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта стала необходимость обеспечить бизнесу реализацию ИТ-проектов, опираясь на достоверные данные по доступности ресурсов департамента по информационным технологиям (ДИТ).

«Перед внедрением проектного управления мы поставили для себя следующие цели: 1) сокращение сроков и снижение себестоимости проектов за счет стандартизации процессов; 2) повышение производительности труда благодаря качественному планированию загрузки ресурсов и онлайн-статусам выполнения задач; 3) повышение качества управленческих решений за счет снижения временных затрат на оперативный контроль и подготовку отчетности». Никита Ямщиков, заместитель начальника ИТ-департамента АО «Первая Грузовая Компания»

Задачи

• Консолидировать информацию и автоматизировать управление проектами, реализуемыми ДИТ.
• Внедрить регулярное планирование загрузки ресурсов и сократить их непроизводительные потери.
• Создать систему контроля по срокам реализации проектов и загрузке ресурсов департамента.
• Сформировать набор аналитических отчетов для топ-менеджмента и функциональных руководителей по загрузке ресурсов и статусу ИТ-проектов.

Итоги проекта

«С внедрением системы «Адванта» нам удалось систематизировать жизненный цикл проектов, обеспечить быстрый сбор отчетности по портфелю проектов, настроить календарное и ресурсное планирование. То есть все поставленные перед системой задачи были успешно реализованы. В целом, единая система позволяет консолидировать все информационные потоки в одном месте, видеть текущий статус каждого конкретного проекта, предупреждать риски». Никита Ямщиков, заместитель начальника ИТ-департамента АО «Первая Грузовая Компания»

Результаты проекта

• На базе платформы «Адванта» автоматизирована проектная деятельность и реализованы инструменты управления человеческими ресурсами.
• Разработана классификация проектов на основе их масштаба и сложности.
• Все планы ИТ-проектов приведены к единому формату и заведены в систему.
• Организован еженедельный сбор данных по проектам, а также по контрольным точкам.
• Запущен процесс согласований заявок на автоматизацию.

«Если говорить про результаты и качественные изменения, то проекты действительно ведутся в системе, в том числе крупные стратегические, такие как реинжиниринг всех бизнес-процессов, внедрение проектов SAP. Система объединяет множество людей в компании и около сотни подрядчиков, ведется постоянная отчетность, авторизация графиков, создаются рабочие группы. Есть возможность собрать отчет для генерального директора, акционера или управляющей компании буквально в течение получаса». Никита Ямщиков, заместитель начальника ИТ-департамента АО «Первая Грузовая Компания»

«В ДИТ «Первой Грузовой Компании» был запущен периодический сбор данных по реализуемым проектам. Настроена разноуровневая отчетность, как для руководства департамента, так и для бизнес-заказчиков проектов. По результатам пилотного проекта топ-менеджмент компании получил наглядную картину по статусам проектов и принял решение о масштабировании системы на другие подразделения». Илья Галкин, менеджер проектов компании «Адванта Консалтинг»

На январь 2016 года в системе отслеживается 450 проектов, 3 000 контрольных точек, 7 500 задач, работают 120 пользователей.

«В ближайших планах по развитию системы – во-первых, дополнительная настройка функционала под строительные проекты, у которых своя специфика и жизненный цикл, а также дальнейшее развитие бюджетного планирования. Во-вторых, реализация системы мониторинга достижения KPI по финансово-целевым показателям в проектах и усовершенствование системы мотивации проектных команд». Никита Ямщиков, заместитель начальника ИТ-департамента АО «Первая Грузовая Компания»