«Лента» автомтизировала планирование расходов на персонал

2025: Автоматизация планирования расходов на персонал

«Лента» автоматизировала планирование расходов на персонал с помощью IBM Planning Analytics. Об этом «Лента» сообщила 28 мая 2025 года.

Сгенерировано нейросетью ChatGPT

На момент старта проекта в 2022 году менеджмент компании уже понимал, что в преддверии такого активного роста невозможно оставаться на ручном планировании расходов на офисный персонал средствами Excel, т.к. он не обеспечивал ни необходимой точности, ни тем более оперативности подготовки бюджетов и прогнозов.

По этим причинам было принято решение – разработать автоматизированную систему бюджетирования, прогнозирования и план-факт анализа расходов на офисный персонал с рабочим названием PEX Tool.

По результатам проведенного тендера, в качества партнера данного проекта выбрали компанию Biplanum.

Планирование в системе происходит с детализацией до конкретного сотрудника: от численности до отчислений в социальные фонды. За основу берется Штатная расстановка за последний месяц перед стартом бюджетного процесса с возможностью применения дополнительных параметров планирования для будущих изменений.Гид по российским системам PAM (Privileged Access Management) 88.7 т

В PEX Tool реализованы блоки бюджетирования численности, заработной платы, переработок, премий, налогов, выходных пособий, командировочных расходов, а также резервов на отпуск и премии. После заполнения Штатной расстановки, данные которой импортируются из SAP HR, в модели автоматически выполняются расчеты по каждому блоку на основе разработанной методики. Затем значения передаются в сводные формы, а именно свод по сотрудникам, свод по объектам затрат и БДР.

Если HR бизнес-партнеру или руководителю в рамках своего подразделения необходимо внести корректировки, то предусмотрена возможность внесения соответствующих точечных изменений, которые не затеряются, и на защите бюджета помогут обосновать причины отклонений от алгоритмизированных расчетов. Например, за счет чего вырос фонд заработной планы по отношению к предыдущему месяцу.

Помимо планирования по действующим сотрудникам, в модели реализован механизм создания вакансий. Достаточно на одной форме заполнить характеристики будущего сотрудника, нажать кнопку создания - и данные автоматически отобразятся в сводных бюджетных формах.

Система позволяет параллельно вести несколько сценариев бюджета и прогноза с горизонтом от 1 до 12 месяцев, проводить всесторонний анализ отклонений между сценариями, версиями и периодами.

В прогнозных версиях осуществляется замена фактическими значениями по закрытым месяцам: так, в прогнозе 3+9 система заполнит первые 3 месяца фактом, а остальные 9 посчитает по заложенным алгоритмам. Фактические данные попадают PEX Tool автоматически с помощью реализованных механизмов интеграции с учетными системами SAP HR, SAP BW, SAP ERP.

План-факт анализ позволяет анализировать данные на разных уровнях – по сотрудникам, должностям, местам возникновения затрат и другим категориям. Анализ доступен с периодичностью от месяца до года, включая Year to Date показатель. Также в рамках план-факт анализа предусмотрено сопоставление плановых вакансий с текущими сотрудниками.

В модели настроен доступ более чем для 100 пользователей через технологию SSO. Каждый пользователь может просматривать и вносить данные только по сотрудникам строго в рамках своей зоны ответственности, что обеспечивает высокий уровень безопасности чувствительной информации.

Автоматизированная система позволила:

• Сократить трудозатраты на бюджетную кампанию;
• Повысить точность бюджетирования и прогнозирования;
• Уменьшить количество ошибок и повысить прозрачность процесса;
• Сократить трудозатраты при план-факт анализе;
• Снизить время принятия управленческих решений;
• Внедрить версионность бюджетирования и прогнозирования.