Лента (сеть розничной торговли) (Microsoft Project)

Руководством компании было принято решение о старте проекта по внедрению системы управления проектами Microsoft Project. Выбор продукта был обусловлен наличием в системе от Microsoft всего набора функциональности, необходимого для решения поставленных задач. Партнером по внедрению был выбрана компания Conteq, имеющая многолетний опыт автоматизации ритейла и являющаяся сертифицированным партнером корпорации Microsoft в России по проектному направлению.

Цели и задачи проекты

• Создание единого хранилища данных портфеля проектов компании, регулярно собирающего и накапливающего информацию по различным показателям проектов: календарный план-график, корпоративные объекты проекта (риски, вопросы), расчётные показатели KPI и динамика по ним.
• Повышение эффективности использования собственных ресурсов.
• Повышение качества выполнения планов проектов.
• Оптимизация затрат на привлечение внешних ресурсов.
• Сокращение затрат на формирование отчетности по проектам и увеличение качества отчетов.
• Сокращение затрат на долгосрочное и краткосрочное планирование, расчет KPI.
• Повышение достоверности информации о ходе выполнения проектов.
• Обеспечение возможности фиксации сведений по проектам на русском и английском языках, одновременно, с целью сокращения трудоемкости руководителей проектов на подготовку двуязычных отчетов для русскоязычных и англоязычных пользователей.

Решение

Система управления проектами на базе Microsoft SharePoint, позволила тщательнее планировать работы и загрузку ресурсов руководителям проектов, собирать фактические данные о выполнении задач от каждого исполнителя. Также, благодаря решению Microsoft SharePoint, появилась возможность централизованного управления ресурсами повысилась скорость формирования еженедельных статус-отчетов и сводной отчетности по проектам. Система управления проектами позволила автоматически формировать статус-отчеты и утверждать их с проектной группой, непосредственно в самой системе. В рамках проекта по созданию комплексной системы отчетности проектов были выполнены следующие работы:

• создано единое хранилище данных для сбора и хранения информации по проекту, в том числе данных из календарного плана проекта, данных с сайта проекта и расчётных показателей, рассчитывающихся на основе данных проекта прошлых сохраненных периодов;
• разработана и спроектирована система отчетности, созданная на базе Microsoft Project;
• разработана электронная форма еженедельных отчетов по проектам (Project Status Report), с возможностью выгрузки в формат Excel и Word на английском и русском языках;
• проведено обучение пользователей «Лента» экспертами компании Conteq.

Результаты проекта

В результате проекта была создана универсальная информационная площадка для управления проектами и ресурсами компании, позволяющая повысить точность планирования и эффективность использования собственных ресурсов.

• Разработана и внедрена собственная система KPI по эффективности использования ресурсов.
• Организован сквозной процесс планирования не только проектов, но и всех работ по развитию ИС.
• Организовано единое информационное пространства для менеджеров проектов, функциональных руководителей и исполнителей в рамках матричной структуры.
• Реализован комплексный еженедельный мониторинг выполнения проектов и анализа их динамики, за счет организации отдельного хранилища данных.
• Автоматизирован расчет статусов проектных задач, на основании комплексного анализа плановой и фактической информации о проекте.
• Формировании еженедельных отчетов по проектам возможно, как на русском, так и на английском языке в формате MS Word.