Мультиплатформенное web-решение СЭД в "Кортрос"

2020: Сопровождение решения на базе Tessa и расширение пакета лицензий

С января по декабрь 2020 года осуществлялось сопровождение системы электронного документооборота на базе платформы управления документами и бизнес-процессами TESSA. Работы по автоматизации функциональных задач заказчика на базе системы Tessa. Расширение пакета лицензий.

2019: Развитие решения на базе Tessa

С января по декабрь 2019 года компания Доксмейт (Docsmate) осуществляла развитие проекта СЭД на базе платформы TESSA

2017: Внедрение Tessa

• Реализация проекта СЭД на базе платформы TESSA
• Модуль "Графический визуализатор бизнес-процессов", "Мобильное согласование", "Полнофункциональный Web-клиент"
• Расширение проекта СЭД на базе платформы TESSA

Предпосылки проекта

• Старая система, прекратилась поддержка
• Медленная работа системы
• Несколько различных серверов, сложность переходов
• Невозможность доработки своими силами
• Сложная интеграция со сторонними приложениями
• Сложность автоматизации новых БП

Задачи проекта

• Создать единое централизованное хранилище документов компании
• Обеспечить процедуру обработки документов (согласование, подписание)
• Обеспечить работу пользователей в WEB-клиенте из любой точки мира и с любого устройства
• Создать средство управления маршрутизацией согласования документов
• Современный user-friendly интерфейс
• Простой и быстрый поиск
• Возможность связи документов в разных БП

Выбор платформы и подрядчика

Критерии выбора платформы СЭД

• Универсальный web-клиент для возможности работы на любом устройстве
• Высокая скорость работы
• Workflow на основе внутреннего справочника
• Гибкая ролевая модель

Функциональные блоки

2017

• Договоры
• Канцелярия (Вх/Исх)
• ВНД
• Служебные записки

2018-2019

• Реестр платежей
• Командировки
• Оценки
• Протоколы
• Контроль поручений
• Приказы
• Доверенности
• Заявки на обучение

Адаптивный web интерфейс

Плюсы

• Полнофункциональный web-клиент
• Работает одинаково на всех устройствах
• Не требуется разворачивание клиентского ПО
• Не требует обучения сотрудников, интуитивно понятен
• Позволяет пользователям быть по настоящему мобильными

Минусы

• Нет выделения цветом признаков согласования, изменение шрифтов
• Сложное отображение истории заданий

Система согласования договоров

• Синхронизируемые справочные данные 12 справочников (контрагенты, банки, р/с, сотрудники, юр лица ГК, валюты – ЦБРФ, статьи бюджета и др.)
• Подписание документов между ЮЛ ГК
• Удобная настройка маршрутов для разных типов документов – разработка единой концепции для автоматизации последующих блоков

• Разработано средство для управления БП по всем типам документов в том числе для будущих модулей
• Настройка БП выполняется администратором системы без привлечения разработчиков решения
• Неограниченные возможности для масштабирования и тиражирования на другие процессы
• Построение маршрута для карточки договора (1200 правил определения согласующих) < 0,8 сек.

Результаты внедрения и перспективы развития

Результаты

• Создан единый архив договорной документации
• Соблюдение регламентов согласование договоров
• Автоматизированы процессы работы канцелярии, внутренних нормативных документов, служебных записок.
• Заложена основа для дальнейшего развития решений

Планы

• Автоматическое формирование отчетности
• 8+ новых функциональных блоков на 2018-2019 год