Заказчики: Severin Development (Северин Девелопмент) Москва; Строительство и промышленность строительных материалов Подрядчики: Юниксофт, Электронные офисные системы (ЭОС) Продукт: EOS for SharePoint 2013 (ЭОС)На базе: Microsoft SharePoint 2013 Дата проекта: 2015/08 — 2017/09
|
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
Содержание |
2017
Завершение ведрения корпоративного портала
Осенью 2017 года компания «Юниксофт», партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), стало известно[1] об окончании проекта внедрения корпоративного портала на базе платформы SharePoint для «Сев. Р. Девелопмент».
Создание корпоративного портала стало следующим шагом на пути автоматизации внутренних бизнес-процессов компании. Ранее при непосредственной поддержке поставщика решения по системе электронного документооборота «Сев. Р. Девелопмент» осуществила переход на более удобную и функциональную ECM-систему на базе SharePoint, что дало положительные результаты (был автоматизирован процесс согласования документов, создано электронное хранилище, обеспечен удобный доступ в систему для внешних пользователей). Однако рост компании повлек за собой вопросы, часть которых помог решить корпоративный портал.
Для создания интранет-ресурса была выбрана уже развернутая у нас технологическая платформа SharePoint: она подошла по всем параметрам – надежности, отказоустойчивости, функционалу, внешнему виду, срокам разработки и внедрения.
Был разработан современный индивидуальный дизайн, учитывающий фирменный стиль компании, реализован весь требуемый функционал, проведена интеграция с системой электронного документооборота и другими IT-системами.
Портал состоит из разных тематических блоков, начиная от раздела о компании, путеводителя по подразделениям, справочника проектов и сотрудников и заканчивая базой знаний, пресс-центром, сервисами для опросов и публикаций идей. Каждый блок включает в себя множество полезной информации, к примеру, в справочнике сотрудников, помимо контактных данных специалистов, можно посмотреть статус их присутствия (находится человек в офисе или на объекте), день рождение, рабочее место на поэтажном плане офиса, принадлежность к подразделению в структуре компании и многое другое.
Внедрение корпоративного портала
14 ноября 2017 года компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о завершении проекта по внедрению корпоративного портала на базе платформы SharePoint для компании «Сев. Р. Девелопмент», в результате чего заказчик получил единую рабочую среду для всех сотрудников.
Создание интранет-ресурса в Severin Development — логичное продолжение реализованного ранее проекта по автоматизации внутренних бизнес-процессов в «Северин». Так, в конце 2015 года компания перешла на систему управления информационными ресурсами предприятия (ECM-системы) на базе платформы SharePoint. Поставщиком программного обеспечения выступила компания ЭОС, интегратором — ее партнер — компания «Юниксофт». Итогом запуска ECM-решений стали автоматизация процессов согласования документов, создание электронного хранилища, обеспечение удобного доступа в систему для внешних пользователей и др.
Задачи проекта
В рамках же разработки корпоративного портала акцент был сделан на оптимизации внутренних коммуникаций.
Главные цели ресурса заказчик видел в следующем:
- создание «единого окна», объединяющего все информационные системы;
- оптимизация коммуникаций между подразделениями;
- быстрое информирование о новостях и событиях;
- сокращение временных затрат на сбор и предоставление различных данных;
- автоматизация рутинных процессов, связанных с движением информации;
- обеспечение обратной связи (опросы, идеи);
- ускорение адаптации новых сотрудников и их социализации;
- обеспечение структурированного хранения нормативно-справочной информации и документации с удобным интерфейсом для доступа к ней; и пр.
Выбор решения
Выбор в пользу технологической платформы SharePoint для веб-портала определили несколько факторов. Кроме требований по среде развертывания, надежности, отказоустойчивости, наличию готового функционала и разумным срокам внедрения, заказчику необходим был индивидуальный дизайн, учитывающий фирменный стиль компании.
Модуль «Корпоративный портал на базе EOS for SharePoint» подошел по всем параметрам.
Ход проекта
Создание и внедрение интранет-решения заняли около 4-х месяцев. За этот период был создан простой и интуитивно понятный интерфейс, адаптирован под потребности заказчика функционал и осуществлена интеграция с СЭД и другими ИТ-системами.
Итоги проекта
Веб-портал включил такие тематические блоки, как информация о компании, поэтажный план офисов, справочник сотрудников (с фильтрами), путеводитель по компании (сайты подразделений), проекты (портфолио компании), «доска почета», идеи, опросы сотрудников, пресс-центр (ленты новостей, событий, галерея), заявки в СЭД, раздел для нового сотрудника и др.
По словам Павла Васильева, руководителя отдела информационных технологий Severin Development, созданный портал совмещает в себе функции медиапространства для сотрудников и централизованного хранилища структурированной информации.
2015
Внедрение EOS for SharePoint
29 февраля 2016 года пресс-служба ЭОС сообщила о запуске в декабре 2015 года EOS for SharePoint в ООО «Сев. Р. Девелопмент». Исполнитель работ и поставщик программного обеспечения ООО «Юниксофт».
Начало проекта
ООО «Сев. Р. Девелопмент» имеет разветвленную структуру – кроме шести департаментов центрального офиса, в документообороте участвуют 13 удаленных подразделений. На дату проведения обследования бизнес-процессов общий объем электронных версий документов по актуальным проектам достигал 1,5 ТБ. По оценке специалистов заказчика, в процессе деятельности компании в год создавалось до 900 ГБ различных документов.
Каждый департамент формировал из них тематические папки. К моменту обследования системы создано более 90 тыс. папок, в которых хранилось порядка 800 тыс. файлов.
При выборе автоматизированной системы для управления корпоративным контентом, которая заменила использовавшиеся ранее решения, рассматривалось множество представленных на рынке ECM-систем. Метавселенная ВДНХ
Комплексно учитывались три фактора:
- цена программного продукта;
- стоимость услуг внедрения;
- готовность функционала (минимум доработок под специфику бизнес-процессов).
Совокупности критериев, по мнению представителей заказчика, соответствовала ECM-система EOS for SharePoint, разработанное компанией ЭОС портальное решение. В качестве исполнителя проекта выбрана компания «Юниксофт», с которой в августе 2015 года заказчик заключил договор на поставку ПО и внедрение.
Ход проекта
На стадии подготовки к внедрению проектная команда ООО «Юниксофт» проанализировала исходные данные:
- объем документооборота,
- бизнес-процессы и состав групп документов, работу с которыми предполагалось автоматизировать.
По итогам анализа и обследования выданы рекомендации по адаптации существующего документооборота под технологическую схему (возможности платформы и EOS for SharePoint), по архитектуре и аппаратному обеспечению для развертывания и по оптимизации расходов на внедрение.
Разворачивание системы, настройка, обучение сотрудников, тестирование решения, устранение замечаний заняли около четырех месяцев. В период внедрения заказчик сформулировал около 140 вопросов и пожеланий, большинство из которых внедрено в EOS for SharePoint.
Итог проекта
Компания-заказчик получила автоматизированный управленческий документооборот. Работа с проектами документов, задачами, управление совещаниями, ряд сопутствующих бизнес-процессов автоматизированы.
В результате внедрения ECM-системы EOS for SharePoint в ООО «Сев. Р. Девелопмент» автоматизированы процессы согласования большинства документов, унифицированы справочники (организаций, видов документов, и т.п.) и документально ориентированные бизнес-процессы (в том числе управление совещаниями), организован доступ для внешних пользователей (удаленных подразделений).
Запуск системы в эксплуатацию произошел 15 декабря 2015 года.