Hilti автоматизировала бизнес-процессы в закупках и документообороте

2 июля 2019 года компания Edisoft объявила о внедрении решения для обмена юридически значимыми документами с опцией автоматического подписания вне учётной системы в Hilti.

Задачи проекта

• Создать инструмент конвертации для SAP
• Запустить обмен УПД
• Внедрить автоподписание без рисков

Hilti использует технологии электронного обмена данными для автоматизации бизнес-процессов на протяжении длительного времени. Но по мере развития бизнеса перед компанией встала задача оптимизировать документооборот российского подразделения. Ежедневно Hilti получает заказы от покупателей и отгружает товары во все регионы страны, поэтому первым шагом на пути к электронному обмену данными стала автоматизация процесса размещения заказов.

Ход проекта

Планировалось настроить работу с электронными юридически значимыми документами, которые сопровождали поставки. Чтобы обеспечить требования законодательства, подписание и хранение электронных документов должно происходить через оператора электронного документооборота на территории России.

При анализе этой задачи Hilti столкнулась со следующими вызовами:

• Учётной системой компании является глобальный SAP, а большинство клиентов работает в 1С
• Отсутствие в учётной системе Hilti возможности формировать документы в формате ФНС
• Отсутствие настроенного механизма подписания документов.

Первоначально в рамках проекта был настроен EDI-обмен между производителем и покупателями. Этот процесс происходил через веб-интерфейс и не обеспечивал автоматизацию работы с заказами. После интеграции в систему учёта процесс был полностью автоматизирован. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Далее началось внедрение юридически значимых документов. Российское представительство Hilti использует учётную систему SAP, которая применяется в корпорации на глобальном уровне. Это накладывает ряд ограничений: например, отсутствует возможность вносить изменения в настройки или принимать документы из сторонних учётных систем, а также формировать документы в формате ФНС. Оптимальным решением стало внедрение интеграционной платформы LinkServer.

Для удобства контроля статусов реализован журнал документов с системой оповещений, в котором легко контролировать, подписан, уточнён или отклонён документ. Подписание и хранение документов осуществляется на сервере, размещённом в России. После реализации проекта началось преобразование входящих EDI-сообщений в формат, совместимый с ERP Hilti. Это позволило получить надёжный канал для обмена данными при минимальном вмешательстве в саму учётную систему. Также специалисты Edisoft настроили аналогичную трансформацию для исходящих документов.

Для оптимизации работы были разработаны несколько карт преобразований для обмена УПД, сопровождающих прямые продажи, процессы по аренде оборудования и его гарантийному ремонту. Внедрены 1С-модули для обмена EDI-сообщениями и универсальными передаточными документами с несколькими контрагентами Hilti.

Итоги проекта

• Автоматизирована обработка заказов
• Настроен обмен данными в нужном формате
• Решён вопрос подписания и хранения ЭДО

Скорость работы с заказами, выставления счетов, осуществления отгрузок возросла в несколько раз. В целом, взаимоотношения с покупателями стали более упорядоченными, а трудозатраты на обработку заказов существенно сократились. Была решена проблема подписания и хранения юридически значимых документов. Исключились потери документов в пути, а сотрудники получили удобный инструмент работы с документами в одном окне. Edisoft также стал провайдером Hilti в России.