ТД «Энерго» упростил подготовку к налоговым проверкам с помощью «Скан-Архива»

29 марта 2018 года компания Гэндальф сообщила об автоматизации работы с первичными документами в компании «Энерго» с помощью «Скан-Архива».

В результате внедрения программы появилась возможность создавать электронный архив отгрузочных документов в «1С», также было снижено время подготовки больших пакетов документов к налоговым проверкам.

Основной критерий выбора программы «Скан-Архив» – возможность создания электронного архива документов в базе «1С:Управление торговлей 10.3», в которой ведется оперативный учет в предприятии. Внедрением программы занималась IT-служба «Энерго».

Торговый дом «Энерго» (2018)

После начала использования «Скан-Архива» бухгалтерской службой процесс обработки «первички» изменился. Операторы подают необходимые бумаги в сканер, который распознает документы и прикрепляет их электронные копии к документам в «1С». После этого обработанные сканы доступны для поиска в базе в любой момент. В среднем за день программа обрабатывает от 1500 до 2000 файлов. При необходимости их можно найти и выгрузить за считанные минуты. Это позволяет сотрудникам бухгалтерии готовиться к налоговым проверкам в разы быстрее, чем до внедрения решения, так как ранее для поиска «первички» в бумажном архиве требовалось несколько часов.

«Для корректной работы «Скан-Архива» в специфике нашего предприятия мы внесли несколько доработок. Для сканирования обширных документов был добавлен алгоритм их проверки на целостность, позволяющий отслеживать не отсканированные страницы файлов. Поскольку компания использует нестандартные штрихкоды и номера документов, настройки обработки печатных форм были доработаны для корректного распознавания. Также мы добавили функцию автоматического старта распознавания печатных форм, чтобы исключить случаи, когда штрихкоды не читаются». Эдуард Александрович Дамм, руководитель IT-управления компании «Энерго»