«ТНС энерго Нижний Новгород»: переход на работу с поставщиками в электронном виде

ПАО «ТНС энерго Нижний Новгород» — крупнейшая энергоснабжающая организация региона, гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Нижегородской области. Входит в структуру ПАО ГК «ТНС энерго» — одной из ведущих независимых энергосбытовых компаний России.

На 2017 год организация контролирует 60% рынка сбыта электроэнергии в области, обслуживает по договорам более 32 тыс. юрлиц и свыше 1,3 млн лицевых счетов физлиц.

Предыстория проекта

Автоматизация процессов «ТНС энерго Нижний Новгород» на базе системы DIRECTUM началась в 2012 году. С того времени в компании были успешно реализованы проекты по переводу в электронный вид управления договорами, командировками и совещаниями, классического делопроизводства, повышению эффективности внутренних сервисных работ.

К 2017 году к системе подключено около 850 сотрудников в управлении ПАО «ТНС энерго Нижний Новгород» (далее – Управление) и восьми удаленных отделениях организации (до 200 пользователей одновременно). «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т Ежегодно с использованием DIRECTUM:

• согласуется более 700 хозяйственных договоров;
• регистрируется около 70 тыс. входящих и 110 тыс. исходящих писем;
• оформляется около 6 тыс. служебных записок и выдается 6,5 тыс. поручений.

Новые задачи

Каждый день в компанию поступает огромное количество документов поставщиков. Все они должны быть получены, обработаны и сохранены в архивах в соответствии с принятым регламентом. Документооборот осложняется из-за территориальной удаленности подразделений и централизованной бухгалтерии, функционирующей на базе Управления в Нижнем Новгороде.

Схема движения пакета документов от поставщика

Организация приняла решение о переводе внешнего документооборота в электронный вид под влиянием нескольких факторов:

• сложность согласования и контроля движения документов внутри компании;
• значительный объем подписываемых бумаг (более 1000 шт. в мес.);
• временнóе отставание момента начала работы над документом от факта его поступления в организацию;
• необходимость быстрой подготовки подтверждающих документов для передачи в контролирующие оргны;
• растущий интерес поставщиков к переходу на электронный обмен.

Перед рабочей группой были поставлены следующие задачи:

• настроить управление двумя потоками документов от поставщиков – бумажным и электронным, интегрировать их с внутренними казначейскими и бюджетными процессами;
• организовать единый архив документов, облегчить подготовку к проверкам и выемкам.

Бумажные документы

При автоматизации документооборота в компании было решено, что деятельность внутри «ТНС энерго Нижний Новгород» должна вестись только с электронными копиями. Предполагалось, что бумаги будут видеть лишь сотрудники, которые их получают, подписывают или хранят. Все остальные могут использовать в работе только скан.

При этом рабочей группе удалось минимизировать путь бумажного документа от подразделения, получившего его, до бухгалтерии и архива.

Процесс работы с документами в бумажном виде

В рамках проекта были определены основные стадии работы над бумажным документом контрагента:

1. Поступление в удаленное подразделение организации.

1. Сотрудник сканирует бумагу, заносит ее в систему DIRECTUM, заполняет основные реквизиты документа.

1. Скан отправляется на согласование в DIRECTUM. Бумажный оригинал помещается в папку для транспортировки в Управление (для подписания первым руководителем).

1. Следующий этап — в отделении электронный документ в DIRECTUM поступает в закрепленный Центр финансовой ответственности (ЦФО), руководитель которого является последним согласующим. К этому моменту к нему поступает из отделений папка с оригиналами документов — на подписание.

1. Первый руководитель подписывает документы из папки, полученной от руководителя ЦФО, и возвращает обратно.

1. Сотрудники ЦФО сканируют документы с подписями обеих сторон в новые версии электронных документов. Одна копия передается в бухгалтерию, вторая — направляется поставщику.

1. Бухгалтер проводит операцию в учетной системе 1С. В электронном документе ставится соответствующая отметка. Бумажный вариант помещается в архив.

Даже если в систему занесена скан-копия подписанного с обеих сторон документа, бумажный оригинал уничтожать нельзя — его требуется хранить не менее пяти лет. В связи с этим было решено не отказываться от ведения традиционного архива. Поскольку в DIRECTUM хранится образ документа, подписанного с обеих сторон, и есть информация о месте хранения оригинала, пользователь может распечатать его в пакетном режиме с описями. Таким образом искать бумагу в архиве уже не требуется.

Для того чтобы проверить механизм в работе, рабочая группа проекта осуществила первичное наполнение архива, а также провела сверку его данных с системой.

Электронный обмен с контрагентами

При переходе к электронному документообороту между поставщиком и организацией возникает посредник — оператор ЭДО. В самом простом случае учетная система взаимодействует с его сервисами напрямую, получая документы и отправляя подтверждения об их подписании.

В ситуации с «ТНС энерго Нижний Новгород» изначально требовалось учесть важный момент — после получения электронных документов поставщика шло такое же согласование электронного документа, как и в случае с бумажными аналогами. Речь, конечно, шла о работе в системе DIRECTUM — чтобы у согласующих не возникало вопросов о том, с каким видом документа они работают.

Разработчик подготовил несколько вариантов организации процесса. Самым оптимальным из них был признан следующий:

1. Пакет электронных документов от поставщика поступает в сервис обмена. В автоматическом режиме они захватываются и передаются в СЭД с заполнением идентифицированных реквизитов карточки.

1. Закрепленный сотрудник видит задачу в DIRECTUM на предварительную обработку полученного пакета документов. Необходимость этого этапа связана с тем, что в сервисе обмена отсутствует часть информации, необходимой для внутреннего согласования полученного пакета.

1. После обработки пакет документов отправляется на согласование в СЭД. При этом первым исполнителем задачи всегда является закрепленный сотрудник бухгалтерии, который проверяет корректность полученных документов. После чего они направляются в ЦФО.

1. Последний согласующий — руководитель ЦФО. Он принимает окончательное решение о необходимости подписания документов.

1. Первый руководитель утверждает документы собственной электронной подписью.

1. Далее они передаются в бухгалтерию и помещаются в архив.

1. Автоматически отправляется ответ в сервис обмена о подписании документов.

Все участники процесса работают только с электронными образами документов (формализованными и неформализованными). При этом соблюдается главное правило: электронный документ подписывается и хранится в том формате, в каком он поступил от поставщика.

Единый архив

Хранение сканов бумаг и созданных в электронном виде документов организовано в одном архиве. Структура каталогов максимально приближена к традиционному способу, который можно наблюдать в бухгалтерии. На текущий момент 80% единого архива организации составляют сканы бумажных оригиналов, 20% — электронные документы.

Очевидно преимущества такого хранения – возможность автоматизированной обработки данных. С этой целью разработаны и внедрены сценарии выгрузки и выемки, позволяющие найти и экспортировать сканы и электронные документы с подписями в произвольную файловую структуру. Если требуется их передать сторонней организации, достаточно записать на носитель и/или распечатать со штампами в пакетном режиме.

Результаты и перспективы

Все этапы — от исследования до завершения опытной эксплуатации — были реализованы за 7 месяцев. В рабочую группу проекта вошли специалисты отдела АСУ «ТНС энерго Нижний Новгород» и представители DIRECTUM. Сегодня в компании наблюдаются первые положительные результаты. В частности, заметно повысились скорость прохождения процессов документооборота и уровень комфорта работы конечных пользователей. Следующий шаг — решение новых задач, в их числе:

• постепенный переход от бумажных документов поставщиков к электронным;
• совершенствование механизма взаимодействия с операторами ЭДО;
• разработка схемы и формата обмена документами с надзорными органами по телекоммуникационным каналам;
• автоматизация внутренних сервисных процессов, развитие сквозных — с головной организацией.