Солид ИФК (Docsvision СЭД/ECM и BPM)

2021: Автоматизация внутреннего документооборота, согласования договоров, контроль задач и исполнения

В 2021 году инвестиционно-финансовая компания «Солид» перевела бумажный документооборот в электронный вид, что позволило оптимизировать эффективность работы и сделать бизнес-процессы более прозрачными.

В рамках стратегии развития и цифровой трансформации требовалось ускорить согласование договоров, обработку входящей документации и обмен документами между центральным офисом и представительствами компании в регионах.

Ключевая задача проекта — внедрение системы электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов одного из крупнейших российских финансовых брокеров. Решение реализовано ИТ-интегратором «Смарт-Докс» за 3 месяца.

Для внедрения системы электронного документооборота была выбрана российская платформа Docsvision с необходимым набором инструментов для гибкой настройки процессов. Архитектура CSP-платформы позволяет создавать и развивать распределённые решения, масштабируемые и по количеству пользователей, и по функциям, а также поддерживает возможность полноценной интеграции с информационными системами и сервисами компании.

Были автоматизированы все процедуры, поддающиеся алгоритмизации и выполняемые ранее в ручном режиме: от служебных записок до счетов и договоров. Система автоматически маршрутизирует согласование документов на основании данных о типе документа, сумме, контрагенте и других вводных. При работе с входящими документами требуется подготовить только резолюцию — остальное система делает сама. Поручения формируются в автоматическом режиме и передаются исполнителям. После того как поручения выполнены, документы переводятся в архив. Система на базе платформы Docsvision обеспечивает контроль за ознакомлением ответственных лиц с протоколами совещаний и ОРД.

Результаты проекта:

• Оперативное согласование документов.
• Пересмотрены существующие бизнес-процессы, сокращено количество бумажных документов.
• Создан электронный архив финансовых документов.
• Руководство компании использует инструменты эффективного контроля исполнения поручений.
• Обеспечена целостность и актуальность информации в сети подразделений.
• Оптимизирована эффективность работы сотрудников за счёт автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

Инвестиционно-финансовая компания «Солид» получила решение, отвечающее всем поставленным требованиям к функциональности системы электронного документооборота и нормативным аспектам обработки и хранения юридически значимых электронных документов.