РИВЦ "Симплекс" внедряет СЭД

13 марта 2014 года компания ЭОС сообщила о внедрении в структуре расчетного информационно-вычислительного центра «Симплекс» СЭД «ДЕЛО».

Задачи проекта

В МУП РИВЦ «Симплекс» ежедневно создается и обрабатывается огромное количество договоров, писем, обращений граждан и иных документов. Постоянный рост «бумажной массы» требовал перехода на новый уровень управления документами: необходимо упорядочить и структурировать документооборот, отсечь неэффективные процессы, упростить маршруты движения документов, увеличить «электронную составляющую» в документопотоках, наладить контроль исполнения, а также создать единое информационное пространство.

Компания «Весткомп Консалтинг» предложила руководству МУП провести презентацию возможностей системы «ДЕЛО». Итог демонстрации - решение о внедрении СЭД.

Ход проекта

Проект начался в августе 2013 года. Первым этапом автоматизирована работа канцелярии и договорного отдела.

Все входящие и исходящие документы разбиты на 16 основных типов (с дальнейшим делением на подтипы) в соответствии с алгоритмами их обработки.

На точках «входа» и «выхода» документов внедрены опции «Сканирование» для перевода в электронный вид большого числа многостраничных входящих и исходящих.

На втором этапе (октябрь-ноябрь 2013 года) система «ДЕЛО» внедрена в остальных подразделениях МУП РИВЦ «Симплекс». В каждом структурном подразделении установили рабочие места СЭД и новые пользователи активно включились в работу. Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

Чтобы пользователи смогли оценить все преимущества автоматизации, произведено обновление СЭД до версии 13.1.

Третий этап - рост количества функций системы. Автоматизирована работа с обращениями граждан.

В организации есть часы приема граждан для дачи разъяснений по тем или иным вопросам (например, перерасчет оплаты горячей воды). Несмотря на то, что эти вопросы должны решаться управляющими компаниями, граждане часто обращаются в МУП РИВЦ «Симплекс».

Чтобы не оставить без внимания ни одно обращение, принято решение - оборудовать отдел эксплуатации возможностью принимать заявления: установлено рабочее место регистратора обращений с опцией «Сканирование». Все сотрудники прошли обучение по регистрации и дальнейшей работе с обращениями граждан в СЭД «ДЕЛО».

Итог проекта

В организации автоматизированы процессы:

• регистрация входящих и исходящих документов, ОРД (организационно-распорядительная документация), договоров и пр.;
• налажено в соответствии со структурой и отработано ведение поручений и отчетов исполнителей;
• отработан контроль исполнения поручений и документов;
• автоматизирована справочная работа с документами.

В конце 2013 года в МУП РИВЦ «Симплекс» в результате сотрудничества с ООО «Весткомп Консалтинг» завершено внедрение СЭД «ДЕЛО». На предприятии, фактически являющемся консолидирующим центром для всех ресурсоснабжающих организаций и управляющих компаний города, внедрена современная система управления документами и организован электронный документооборот.