Русатом-Сервис (Адванта Облачная система управления проектами)

2015: Внедрение системы управления контрактными и внутренними проектами

В 2015 году происходил взрывной рост числа проектов в компании, и 200-300 участников команды уже не могли разрозненно вести порядка 130 строительных проектов. Была поставлена стратегическая задача – в одном решении разработать единый источник информации для всех и обеспечить осведомленность топ-менеджмента о состоянии проектов с необходимым качеством данных. Инструментом, в котором мы это реализовали, стала система «Адванта», ее внедрение позволило: 1) получить единое информационное пространство и реестр проектов со всеми необходимыми данными; 2) разработать календарно-сетевой график проектов с набором ключевых событий; 3) получить в структурированном виде сведения о бюджете проекта. Юрий Степанов, руководитель проектов АО «Русатом Сервис»

Цель

Построение единой информационной системы управления проектами для поддержки сервисного бизнеса ГК «Росатом» за рубежом.

Задачи

• Централизовать всю информацию о проектах на предконтрактной стадии и стадии реализации.
• Привести планы проектов к единому формату.
• Завершить разработку единой системы отчетности предприятия.
• Автоматизировать сбор агрегированных показателей и основных отчетов по проектам.
• В перспективе – сформировать стандарты управления проектами для использования во всей атомной отрасли.

Результаты проекта

• Реализован единый реестр проектов по ремонту и сервисному обслуживанию зарубежных АЭС.
• В системе структурирована работа по коммерческим проектам на предконтрактной стадии, автоматически формируются паспорта сделок с расчетом плановой рентабельности.
• На базе системы «Адванта» реализован CRM-контур: планирование встреч, контроль поручений, ведение информации по контрагентам, формирование воронки продаж.
• Отчет «Дорожная карта» дает информацию по выполнению стратегических показателей с учетом всех текущих и планируемых проектов до 2025 года.
• В рамках финансового учета учитываются входящие/исходящие плановые и фактические платежи и отгрузки. По агентским договорам также отражаются платежи и исходящие отгрузки.
• Реализован мультивалютный учет: расчет с клиентами осуществляется в долларах, евро и локальной валюте. Расчеты с подрядчиками отражаются в рублях. Вся сводная отчетность формируется в долларах.
• Система формирует финансовый прогноз на основе ведения графиков платежей в привязке к контрольным точкам графиков проектов.

«Русатом-сервис» – компания, где я встретил одну из самых профессиональных команд по управлению проектами. Специалисты компании знали, что именно хотят получить от системы – и это во многом обеспечило успех проекта. В результате внедрения Заказчик получил: 1. инструмент планирования, максимально приближенный к тому, в котором привыкли работать сотрудники; 2. инструмент управления сроками и бюджетом коммерческих проектов; 3. набор отчетности, в том числе, в соответствии с ранее принятыми в компании шаблонами. Специально для клиента мы разработали инструмент наглядного представления отчетности в виде дашбордов, который активно развивается и используется во многих наших решениях. Илья Едигарьев, руководитель отдела внедрения компании «Адванта Консалтинг»

Факты о системе

По данным на декабрь 2015 года:

• 20 активных проектов, из них 4 крупных;
• 225 проектов внутренних и внешних;
• 12 220 задач;
• 6 550 контрольных точек;
• 220 пользователей.

По итогам внедрения можно говорить о комплексном эффекте – повысилась квалификация персонала, все ключевые сотрудники, занятые в проектах, прошли обучение работе в системе, в управлении проектами появилась методология и положительные результаты. Если раньше оперативно собрать бюджет по всем проектам занимало бы месяц, то теперь выгрузка одного отчета занимает час времени, а с учетом согласований и корректировок весь процесс укладывается в неделю – то есть стало в 4 раза быстрее. Дальнейшее развитие системы предполагает улучшение ее юзабилити. Еще два направления, которые мы будем продвигать – это управление библиотекой/архивом проекта и отчетность. Отчетность нам нужна в любых разрезах, и она должна быть наполнена необходимыми данными, которые нужно визуализировать красиво, быстро и доступно с любых устройств. Для проектной библиотеки мы ставим SharePoint, для отчетности ставим PI System, которые будут интегрированы с системой «Адванта», чтобы закрыть возросший уровень стратегических задач компании Юрий Степанов,руководитель проектов АО «Русатом Сервис»