«Российский Речной Регистр» перешел с электронного архива на СЭД «Этлас»

2024: Переход на СЭД «Этлас» версии 7.0

Компания «Российский Речной Регистр» выполнила переход с системы электронного архива на систему электронного документооборота «Этлас», а также расширила количество рабочих мест. Об этом представители компании «Этлас-Софт» сообщили 16 августа 2024 года.

«Российский Речной Регистр» — федеральное автономное учреждение, которое занимается классификацией судов и плавучих объектов, выполняет их освидетельствование. На учете организации находится больше 23 тыс. судов и объектов. Учреждение имеет сложную организационную структуру, в состав которой входит Главное управление и 14 филиалов, которые расположены на внутренних водных бассейнах РФ. Ведется активное взаимодействие с другими организациями, частными лицами, владеющими судами и объектами, учетом которых занимается «Российский Речной Регистр».

В силу специфики деятельности учреждение вынуждено осуществлять работу с целым комплексом документации. Чтобы автоматизировать обработку документов, было принято решение о переходе на систему электронного документооборота «ЭТЛАС» версии 7.0.

Ранее компания «Российский Речной Регистр» уже использовала электронный архив, однако архив ориентирован больше на хранение и учет документов, а не на осуществление совместной работы с ними. В результате возникла потребность в расширении функциональных возможностей системы.

По информации «Этлас-Софт», система электронного документооборота «ЭТЛАС» полностью закрывает потребности компании в инструментах, необходимых для работы с документами любых типов. Система отличается простотой и удобством. Ее использование позволяет:

• создавать и регистрировать документы, что значительно ускоряет работу с ними;
• автоматизировать целый комплекс процессов, которые ранее выполнялись вручную;
• грамотно организовать движение и контроль исполнения документов;
• обеспечить хранение документов и быстрый поиск необходимых файлов;
• вести историю изменений, вносимых в документ;
• обеспечить требуемый уровень безопасности и сохранность данных;
• разграничить доступ к сведениям, а также использовать квалифицированную электронную подпись для подтверждения подлинности;
• получать уведомления о прохождении документа, а также его статусе;
• импортировать и экспортировать документы, в том числе сканы бумажных версий;
• вести необходимые журналы, контролировать сроки исполнения, а также формировать отчетность.

Внедрение системы повысило удобство и сократило время на работу с документами компании. Все входящие обращения и документы попадают в одну систему, что упрощает поиск необходимых данных. Дополнительно предусмотрены инструменты контроля сроков исполнения документов. Их наличие снижает риск пропуска установленных дедлайнов, позволяет отслеживать деятельность сотрудников. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Также система позволила организовать упорядоченное движение документов между филиалами компании. Это значительно снижает риск возникновения путаницы, позволяет действовать четко и быстро. В результате сроки обработки документов значительно сократились.

Система позволяет значительно расширить существующий функционал. Для этого используются дополнительные модули. Присутствует возможность адаптировать систему с учетом персональных потребностей заказчика. Система развивается и регулярно выходят обновления, которые поставляются в рамках технической поддержки.