Завершен проект внедрения DIRECTUM в ОГК-4

Компания Akelon завершила внедрение ECM-системы DIRECTUM в ОАО "ОГК-4", крупнейшей тепловой оптовой генерирующей компании в России по объему продаж. В рамках проекта были автоматизированы процессы делопроизводства и управление совещаниями.

Основной вид деятельности ОАО "ОГК-4" – производство и продажа электрической и тепловой энергии. Объем электроэнергии, производимой на электростанциях компании, составляет около 5% суммарного производства электроэнергии в России. Помимо своей основной деятельности компания активно занимается инвестициями: ведутся проекты по строительству новых мощностей на Сургутской ГРЭС-2 и Яйвинской ГРЭС, а также подготовка к строительству 3-го энергоблока Березовской ГРЭС. Недавно был введен в эксплуатацию новый блок на Шатурской ГРЭС.

При реализации масштабных инвестиционных проектов специалисты ОАО "ОГК-4" неизменно сталкиваются с необходимостью обработки больших объемов документации, включающих проектные и договорные документы, результаты интенсивной переписки с подрядными организациями и контролирующими органами, а также решения совещаний по проектам, протоколы которых могут занимать до семи листов. В этих условиях быстрый доступ и удобная работа с документами, а также эффективная организация совещаний и исполнения протоколов играют критически важную роль в деятельности компании.

Для обеспечения эффективной работы с документами и совещаниями руководством ОАО "ОГК-4" был взят курс на внедрение системы электронного документооборота. В качестве решения была выбрана система DIRECTUM, отвечающая всем требованиям компании по функционалу, масштабируемости, интеграционным возможностям и устойчивости при одновременной работе большого количества пользователей.

Проект внедрения стартовал в конце июля 2010 года и продлился три месяца, завершившись в октябре. Первоначально внедрением планировалось охватить Блок инвестиций и развития, который занимается проектами нового строительства, а также Службы капитального строительства на филиалах Шатурской ГРЭС, Сургутской ГРЭС-2, Яйвинской ГРЭС, Березовской ГРЭС. Однако в ходе проекта было принято решение о расширении автоматизации, в результате чего в DIRECTUM теперь работают делопроизводители всего исполнительного аппарата ОАО "ОГК-4".

Ядром внедряемого функционала стал модуль "Канцелярия", с помощью которого были автоматизированы основные процессы делопроизводства. Благодаря данному модулю специалисты ОАО "ОГК-4" получили возможность контролировать исполнение поручений по входящей корреспонденции, обращаться к единому архиву документов и быстро отслеживать всю историю переписки.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.7 т

Для создания эффективного механизма контроля исполнения решений, принятых на проектных совещаниях, был переработан функционал стандартного модуля "Управления совещаниями". На его основе, учитывая специфику деятельности компании, было создано новое решение для управления совещаниями по проектам строительства. Новый функционал предусматривает возможность автоматического создания событий в календаре Outlook прямо из DIRECTUM для более эффективной организации совещаний по проектам с большим количеством участников из различных подразделений.

В текущий момент вся переписка Исполнительного аппарата, в том числе и по инвестиционным проектам, фиксируется в системе. Постепенно к работе в системе подключаются сотрудники служб капитального строительства филиалов, где реализуются инвестиционные проекты.

Таким образом, благодаря внедрению DIRECTUM ОАО "ОГК-4" решило ключевые задачи по сокращению числа рутинных операций с бумажными документами, созданию эффективного механизма работы с совещаниями и общему повышению качества взаимодействия сотрудников.