Моет Хеннесси Дистрибьюшн Рус (Moet Hennessy Russia)

2018: Автоматизация процесса оформления командировок на базе СБИС

Сотрудники Moët Hennessy Russia регулярно ездят в командировки. До перехода на электронный документооборот в СБИС работник заполнял бланк приказа на командировку в Excel и отправлял руководителю по электронной почте. А после согласования руководителем – бухгалтеру.

«Обсудили с «Тензором» задание и уже через две недели получили готовый процесс оформления и согласования командировок в СБИС и простую понятную инструкцию по использованию. Перед стартом «Тензор» провел для нас краткое обучение работе. И мы без загвоздок заменили бумажное согласование командировок на электронное», - отметили в Moët Hennessy Russia.

Внутренние регламенты

У Moët Hennessy Russia в процессе согласования командировок участвует 140 сотрудников и у каждого из них своя структура подчинения, поэтому схема согласования на первый взгляд для каждого кажется индивидуальной.

Гибкие настройки СБИС учитывают разную структуру процессов, а с помощью настройки функциональных ролей система умеет самостоятельно вычислять согласующих руководителей. Поэтому даже такое количество сотрудников, как у Moët Hennessy Russia, получилось «уложить» в одну общую схему.

Электронный приказ на командировку

По закону приказ на командировку оформляется письменно. Но статья 6 63-ФЗ приравнивает электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, к бумажным. Поэтому форму приказа перенесли в электронный вид. Чтобы приказ было удобно просматривать с любого устройства, для него выбрали pdf-формат. А всем командируемым сотрудникам Moët Hennessy Russia «Тензор» выпустил квалифицированные электронные подписи.

Специалисты «Тензора» формализовали бизнес-процесс в СБИС, создали новую схему ЭДО и настроили функциональные роли для его участников:

• Сотрудник создает командировку – указывает сроки и выбирает цель.
• Документ попадает на согласование его Руководителю. Он подтверждает поездку, отклоняет или отправляет обратно на доработку.
• Командировка поступает Бухгалтеру на проверку. Если все правильно, он регистрирует приказ. Чтобы бухгалтерия могла вести учет документов согласно своим внутренним правилам, была добавлена возможность менять дату и номер документа.
• После проверки документ по ЭДО приходит Директору – он утверждает и подписывает приказ своей ЭП.
• Сотрудник получает уведомление и подписывает приказ своей электронной подписью, завершая документооборот.

После окончания документооборота приказ со всеми подписями распечатывается для архивирования.

Подписание авансового отчета

За полгода до приказа на командировку компания «Тензор» для Moët Hennessy Russia интегрировала СБИС с 1C для загрузки/выгрузки и подписания авансового отчета и настроила регламент его согласования. Поэтому после завершения командировки бухгалтер оформляет авансовый отчет, выгружает его в СБИС, подписывает электронной подписью и запускает согласование.

До внедрения СБИС на оформление командировки у сотрудников Moët Hennessy Russia уходило в среднем 3-5 дней. Электронное оформление и согласование происходит в течение одного рабочего дня.

Планы

Следующие этапы автоматизации:

• отмена согласованной командировки (когда часть средств, к примеру, на билеты, уже потрачена),
• согласование отпусков,
• согласование представительских расходов.