Внедрение "1С:Документооборот 8" в "МЦ НТТ Ростелеком" завершено

В компании использовалась собственная система документооборота, разработанная своими программистами. Данная система автоматизирует процессы, электронного документооборота (СЭД) (согласование, утверждение и т.п.). К сожалению, у руководства компании были претензии к работе данной системы. Кроме того, данная система электронного документооборота для своей поддержки требует содержания штата высокооплачиваемых специалистов, так как создана их собственными силами.

По этим причинам было принято решение создать новую систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8», который соответствует большинству заявленных требований.

Главными плюсами данной программы являются:

• 1. ПП «1С:Документооборот 8» полностью интегрируется с той информационной системой, которую специалисты нашей разрабатывают для «МЦ НТТ Ростелеком» на базе ПП «1С: УПП».
• 2. ПП «1С: Документооборот использует в работе те же самые лицензии на дополнительные рабочие места, что и ПП «1С: УПП», то есть нет необходимости покупать дополнительные лицензии, так как пользователи основной ИС и СЭД одни и те же.
• 3. Стоимость владения и поддержания данной системы существенно ниже чем стоимость владения существующей системы. К тому же программистов 1С для создания внутренней службы поддержки найти легче, чем программистов для поддержания «самописной» системы.

Внедрение ПП «1С:Документооборот 8» поможет в решении задач по учету документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины, анализа документооборота:

• Учет входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан;
• Ведение договоров и сопроводительных документов к ним;
• Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• Использование времени в сроках исполнения процессов;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• Разграничение прав доступа по видам документов и ролям;
• Возможность работы с электронной цифровой подписью;
• Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• Ведение архива организации;
• Полнотекстовый поиск любых данных;
• Ведение статистической отчетности;
• Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

Также система позволит вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом регистрационные номера будут формироваться автоматически.

Все документы в системе будут храниться в структуре папок с учетом прав доступа, это значит, что в каждой папке будет устанавливаться разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления. Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Регистрация документа (например, договоров) будет сопровождаться следующими процессами:

• Автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль, оповещение исполнителей;
• Поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• Последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Внедрение данного программного продукта позволит организовать единую информационную систему, охватывающую основные задачи по учету для различных категорий пользователей.

Итог проекта

20 декабря 2013 года компания "Абсолют-Софт" сообщила о завершении проекта внедрения СЭД 1С:Документооборот 8 в "МЦ НТТ".

В рамках проекта настроены маршруты согласования документов:

• Доходные договоры
• Расходные договоры
• Счета на оплату
• Приказы
• Служебные записки
• Исходящие письма
• Заявки на оказание услуг
• Претензия клиента.