Электронный архив «Этлас» внедрен в «Колымаэнерго»

11 октября 2017 года компания «Этлас-Софт» сообщила о внедрении системы электронного архива «Этлас» в компании «Колымаэнерго», крупнейшем на Крайнем Севере производителе энергии.

Задачи проекта

Основной целью внедрения системы электронного архива, поставленной руководством компании, была самостоятельная организация хранения и быстрого доступа ко всем документам компании. С точки зрения функциональности к системе предъявлялись следующие требования:

• Простота в настройке и использовании системы, без лишнего функционала
• Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук, планшет, мобильный телефон), не находящегося в локальной сети, из любой точки мира
• Возможность совместной разработки документов с отслеживанием всеми участниками вносимых изменений
• Быстрая регистрация как электронных документов, так и их отсканированных копий
• Возможность гибко задавать различные связи между документами
• Возможность автоматического распознавания текстовых скан-копий документов, с целью дальнейшего контекстного поиска
• Отсутствие ограничений на количество хранимых документов в архиве
• Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователя
• Наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий

Ход проекта

В течение недели специалисты «Колымаэнерго» самостоятельно:

• Проанализировали существующую структуру документов компании, нашли слабые места и сформировали новую структуру.
• Зарегистрировали в системе пользователей и группы пользователей.
• Распределили права доступа пользователей и групп пользователей к различным частям архива.
• Сформировали набор карточек документов для всех регистрируемых типов документов.
• Заполнили все нужные справочники.
• Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов.
• В генераторе отчетов построили необходимые отчеты.

Решение задачи самостоятельного внедрения системы стало возможным за счет наличия в системе инструментов настройки различных подсистем, таких как:

• Редактор карточек документов: предоставляет возможность настроить карточки для любых типов документов. Модуль позволяет полностью сформировать необходимые карточки под требования заказчика.
• Подсистема управления пользователями и структурой архива, с помощью которой администратор системы заводит учетные записи пользователей, групп пользователей и задает права доступа к секторам архива для них.
• Генератор отчетов, позволяющий легко и наглядно сформировать отчет практически любой сложности по любым наборам параметров документов.
• Механизм быстрого импорта существующих документов в систему.

Итоги внедрения

В результате внедрения системы электронного архива «Этлас» было сформировано единое информационное пространство компании, которое позволило сотрудникам различных отделов, с любого рабочего места, получать доступ к информации, которая относится к выполнению его должностных обязанностей. В свою очередь, руководству «Колымаэнерго» единое информационное пространство позволило оптимизировать деятельность компании за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.