Киностудия им. Горького внедрила СЭД

2020: Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП"

Центральная киностудия детских и юношеских фильмов имени Максима Горького, одна из старейших и крупнейших кинокомпаний в России, в августе 2020 года перешла на систему электронного документооборота. В качестве программного решения был выбран отечественный продукт 1С:Документооборот версии КОРП.

В творческо-производственное объединение входит ряд подразделений, которые реализуют множество кинопроектов. Чтобы ускорить подготовку проектных документов, компании требовалось наладить оперативный обмен информацией между всеми структурными подразделениями, участвующими в их согласовании и подготовке. Необходимо было автоматизировать договорной учет и делопроизводство, усилить контроль за исполнением поручений.

Партнером по внедрению стал федеральный 1С-интегратор WiseAdvice-IT, имеющий обширный опыт постановки систем электронного документооборота на базе «1С:Предприятия».

За 6 месяцев система была развернута на 50 рабочих местах и автоматизированы участки: Делопроизводство, Учет и хранение документов, Ведение номенклатуры дел, Учет и контроль исполнения поручений, Учет рабочего времени, Учет договоров.

Задачи

Автоматизация документооборота ТПО Киностудии им. М. Горького на базе 1С:Документооборот КОРП.

Итоги

Ключевые итоги проекта:

• Автоматизирована работа с договорами. Большая часть из них теперь формируется по стандартным шаблонам, что избавляет сотрудников от лишней рутины. Оптимизирован процесс согласования документов. Согласование электронных копий договоров может выполняться как параллельно, так и по заранее прописанным в системе маршрутам. При этом в обоих случаях согласующие лица получают мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и всей сопроводительной документации. Время согласования договоров значительно сократилось.
• Реализован автоматический перенос данных о договорах в систему финансового учета компании, разработанную на платформе «1С:Предприятие». В итоге сбор данных для получения управленческой отчетности и соответствующей аналитики ускорился.
• Создан единый реестр входящих документов со всеми приложениями. Организована единая для всех подразделений система хранения документов. Сотрудники работают с электронными копиями документов, в то время как оригинал в целости и сохранности лежит в архиве. Объем бумажного документооборота сокращен более чем вдвое.
• Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения компании. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. Во всех основных подразделениях холдинга удалось оптимизировать процедуры подготовки и проведения совещаний, а также согласование и исполнение протоколов по ним.
• Разработана матрица разграничения прав доступа, выполнена настройка прав в системе в соответствии с должностными обязанностями сотрудников. Это обеспечивает сохранность конфиденциальной информации и исключает несанкционированный доступ посторонних лиц к документам и обеспечивает сохранность конфиденциальной информации.
• Автоматизирован учет и хранение входящей корреспонденции, договорная деятельность, работа с организационно-распорядительной документацией и служебными записками.
• Интеграция с системами 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерия упростила работу с коммерческой документацией. Любой документ можно отправить на согласование, ознакомление, исполнение напрямую из учетных систем.

2015

26 августа 2015 года стало известно о внедрении в киностудии им. Горького ПО «1С:Документооборот 8 КОРП»^[1].

Итог проекта

В результате внедрения компания получила систему электронного документооборота.

Сквер киностудии, 2015

Руководство компании получает необходимую информацию о движении документов, сотрудники имеют оперативный доступ к необходимой информации.

Разграничением прав доступа пользователей обеспечено соблюдение конфиденциальности и безопасность использования данных.

Примечания