Сеть аптек "Доктор Столетов" автоматизирует бизнес-процессы внедрением ERP

Компания ЗАО "ЭРКАФАРМ" автоматизировала деятельность аптечной сети "Доктор Столетов" с помощью решения "1С:Управление торговлей 8". Партнер в проекте компания "1С:Бухучет и торговля" (БИТ).

Задачи

Ранее для ведения учета в компании использовались разрозненные информационные системы. В удаленных подразделениях применялись собственные алгоритмы реализации бизнес-процессов и собственные справочники номенклатуры. Для сбора управленческой информации (выручка, остатки, реализованная наценка, оборачиваемость и т.д.) требовалось большое количество времени и труда: в каждом филиале работали сотрудники, которые по электронной почте получали, систематизировали, форматировали и отправляли информацию в управляющую компанию. Из-за разнородности данных зачастую возникали ошибки в учете, было сложно консолидировать информацию по структурным подразделениям.

Требовал оптимизации процесс формирования заказов поставщикам. Ранее заказ товара для каждой аптеки производился раз в два дня согласно графику. Процесс был построен следующим образом: сотрудники отдела закупок центрального офиса по электронной почте направляли в аптечные организации бланк заказа с перечнем номенклатурных позиций. Заведующие аптечных организаций заполняли бланк и отправляли его обратно по электронной почте сотрудникам отдела закупок. Бланки заказов загружались в электронную торговую площадку, которая "выбирала" поставщиков. У каждого поставщика существуют свои требования к минимальной сумме заказа. Если на торговой площадке выиграл поставщик, но сумма заказа оказывалась меньше минимально допустимой - сотруднику отдела закупок приходилось звонить в аптеку для определения позиций, которые можно заказать дополнительно. Если таковых не оказывалось – приходилось или аннулировать весь заказ или закупать необходимый товар у других поставщиков по более высокой цене. Иногда для того, чтобы выполнить требование поставщика о минимальной сумме заказа, сотрудник отдела закупок или заведующий аптекой "на глазок" определял количество товара, который можно было заказать сверх потребностей.

В результате около 20% продукции залеживалось на складе. Средняя оборачиваемость закупаемого товара равнялась 90 дням. У заведующего аптекой на формирование заказа уходило до 6 часов рабочего времени, и только в московском офисе входящие заказы обрабатывали 26 сотрудников отдела закупок. При этом КПД "торговой площадки" (процент требуемого к заказу ассортимента от отправленного в виде заказов поставщикам ассортимента) составлял 50%.

Руководство компании приняло решение о внедрении новой информационной системы. В качестве программного продукта выбрано решение "1С:Управление торговлей 8".

Решение

Основными целями проекта стали:

• Перевод учета товародвижения и кассовых операций на единое программное обеспечение;
• Оптимизация процессов заказа и закупки товара;
• Сокращение товарного запаса без потери выручки;
• Создание электронной торговой площадки для обеспечения прозрачности закупок и выбора поставщика с лучшими условиями;
• Оптимизация бизнес-процесса управления ассортиментными планами торговых точек (аптек);
• Оптимизация системы контроля товародвижения сотрудниками бухгалтерии;
• Создание электронного хранилища всех первичных документов торговой точки (аптеки);
• Создание системы оперативного контроля (отчетности) по основным финансовым показателям и ключевым параметрам торговой точки (аптеки) для сотрудников аптек и офиса в режиме online;
• Оптимизация организационной структуры за счет автоматизации бизнес-процессов и исключения дублирования пограничных функций структурных подразделений.

В ходе проекта, который длился 20 месяцев, сотрудниками Департамента информационных технологий ЗАО "ЭРКАФАРМ" проведено предпроектное обследование, произведено сопоставление справочников номенклатуры, контрагентов и пр., произведен перевод всех поставщиков товаров на единую систему электронного документооборота, произведена установка и настройка программы, разработаны инструменты переноса истории товародвижения в новую систему.

Директор Департамента информационных технологий ЗАО "ЭРКАФАРМ" Фомин Сергей Викторович, руководитель проекта автоматизации аптечной сети "Доктор Столетов" сказал: "После получения задачи на объединение в единую систему учета товародвижения мы кропотливо оценивали и сравнивали системы, на которых было возможным решение данной задачи. Мы рассматривали системы разных разработчиков, и отечественных, и зарубежных, оценивали стоимость продукта, стоимость внедрения, стоимость оборудования, возможности систем. Решающим фактором оказались возможность масштабирования системы с помощью кластера серверов, легкость внесения изменений в типовые решения "под нужды заказчика", работа на "тонком клиенте" в версии 11 "1С:Управление торговлей 8" сразу всем пользователям, объединенным в единую сеть. Оценив все "за" и "против", мы приняли решение об автоматизации компании на платформе 1С и не ошиблись. В настоящее время программа работает на сервере стоимостью 2,2 млн. рублей, компанией затрачены 1,8 млн. рублей на "развертывание" единой сети по защищенным каналам связи VPN, закуплена программа "1С:Управление торговлей 8" редакция 11, приобретены лицензии на сервер "1С:Предприятия 8" и на 700 пользователей. В настоящее время Департамент информационных технологий приступил к проекту по переводу бухгалтерского и налогового учета на "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0. В дальнейших планах перевод системы бюджетного управления компании на платформу "1С Предприятие 8.3".

Заведующий аптечной организацией № 001 г. Москва, ул. Маросейка 2/15, Сидоров Алексей Александрович, отметил: "С внедрением системы "1С:Управление торговлей 8" работать стало намного проще и удобнее. Раньше практически все операции по формированию заказов, учету поступления и реализации товаров приходилось выполнять с помощью таблиц Excel и электронной почты. На формирование аналитических отчетов уходило очень много времени. Теперь процессы подготовки отчетов, заказов и оприходования товара занимают всего несколько минут, и у меня, как у руководителя, появилось больше времени на работу с коллективом. Товарный запас в аптеке снизился до оптимальных показателей и в данный момент составляет 28 дней. При этом покупатель всегда найдет в аптеке то лекарственное средство или предмет гигиены, которые ему нужны. В новой системе я в любое время могу сделать дозаказ товара по индивидуальному запросу покупателей, и необходимый товар окажется у меня на полке уже на следующий день. В Департаменте информационных технологий организована служба технической поддержки, обратившись в которую любой из моих сотрудников получит всю необходимую информацию и разъяснения по работе с программой, что очень удобно. Также очень помогли видеоинструкции, которые в мельчайших деталях описывают порядок действий по каждому процессу".

Итог

В результате полностью автоматизированы процессы управления запасами, закупками, продажами, складом, финансами и отношениями с поставщиками. На формирование заказов поставщикам по одной точке уходит теперь всего 40 минут вместо 6-ти часов. Период времени от момента заказа до поступления товара в продажу сокращен на сутки. Объем складских остатков уменьшен на 30% без потери выручки, а средняя оборачиваемость товара уменьшилась на 32-35 дней. В каждой аптеке всегда в наличии те лекарства, которые нужны покупателям. В системе в режиме "тонкого клиента" работает 700 сотрудников.