В Крыму оцифровали документы военного и послевоенного периодов

2024: Оцифровка документов военного и послевоенного периодов

Корпорация ЭЛАР перевела в электронный вид массив документов для Государственного архива Республики Крым, - проект включал в себя не только оцифровку, но и подготовку ветхих, разноформатных материалов к работе. Об этом Элар сообщил 9 октября 2024 года.

𝓲

Элар

ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым» и корпорация ЭЛАР ведут совместную работу по оцифровке фондов и созданию электронного архива с 2015 года. На хранении в архиве более 1 миллиона дел, поэтому перевод информации в электронный вид осуществляется поэтапно. В учреждении отмечают, что проекты направлены на расширение и облегчение доступа к документам Архивного фонда, обеспечение сохранности подлинников путем вывода их из оборота и предоставление доступа к электронному фонду пользования, упрощение предоставления государственных услуг.

В рамках текущего этапа по оцифровке электронные копии были созданы для 392 единиц хранения – специалистами Корпорации были оцифрованы архивные дела за период с 1944 по 1961 и с 1966 по 1970 года. В их составе, в частности, разрешения на строительство, на ввод в эксплуатацию, акты экспертиз с чертежами, генеральные планы, схемы, протоколы заседаний межведомственной комиссии, градостроительного совета.

Особенность массива состоит в том, что основная часть документов выполнена на разноформатных листах форматом от менее А4 до А1. Каждое дело содержит до 250 листов, в том числе, с нестандартными большеформатными вкладками, материалами на кальке и папирусной бумаге. При этом сами дела - ветхие, сшиты и оформлены в твердые обложки.

Перед процессом сканирования специалистами ЭЛАР производилась расшивка отдельных дел, в тех случаях, когда сканирование было невозможно без потери части текста в переплете, также поврежденные и порванные в переплете листы подлежали предварительной реставрации. Далее бережная бесконтактная оцифровка ветхих документов осуществлялась на профессиональных планетарных сканерах, что уберегло архивные документы от любых новых повреждений. Полученные изображения были обработаны, проиндексированы и загружены в созданную ранее систему АИС ЭЛАР-архив. Работа по наполнение электронной базы Государственного архива Республики Крым будет продолжаться.

2017

9 августа 2017 года корпорация «Элар» объявила о выполнении работ по оцифровке описи дел фондов Государственного архива Республики Крым и внедрении в учреждении автоматизированной информационной системы. Компания победила в соответствующих конкурсах и выполнит обязательства по контрактам до конца 2017 года.

Задачи проекта

Оцифровка описей фондов Государственного архива Республики Крым проводится с целью обеспечения сохранности научно-справочного аппарата (НСА), а также для оптимизации механизмов доступа пользователей и сотрудников учреждения к информации о документах. «Элар» в общей сложности отсканирует 32 тыс. страниц описей, проиндексирует и создаст 140 тысяч записей базы данных, содержащих тексты заголовков дел, для загрузки в информационные системы архива.

Компания также внедрит в госархиве программный продукт собственной разработки АИС «ЭЛАР-Архив». Платформа служит автоматизации комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда РФ и уже используется в архивных учреждениях более чем 50 субъектов РФ, в том числе в архиве города Севастополя.

Выбор подрядчика

Конкурс на оцифровку НСА Государственного архива Республики Крым был проведен как конкурс с ограниченным участием, согласно ст. 56 закона 44-ФЗ «О контрактной системе».

К тендеру могли быть допущены только компании, подтвердившие опыт выполнения аналогичных проектов, наличие необходимого оборудования и штата квалифицированных специалистов, — рассказал заместитель руководителя департамента по работе с архивами Александр Комиссаров. — Жесткие требования к исполнителю предъявляются, поскольку архивные описи — это один из самых сложных видов документов для оцифровки. Например, отсканировать каждый лист с высоким качеством необходимо за один проход, и пересканирование не допускается.