Вечерняя Москва Концерн (1С:Документооборот 8 КОРП)

2018

Ситуация до внедрения автоматизации документооборота

Внедрение 1С благоприятно повлияло на ситуацию с документооборотом на предприятии. До внедрения системы «1C:Документооборот КОРП» все операции с документами выполнялись на бумажных носителях, что приводило к длительному, сложно контролируемому согласованию документации, дублированию и утере документов, а также требовало значительных трудозатрат на поиск и анализ необходимой информации.

Какие задачи требовали решения

Перечень задач для решения, которых потребовалось внедрение автоматизации документооборота:

• сохранность документов;
• наведение порядка в бизнес-процессах и их оптимизация;
• создание системы согласования документов;
• исключение дублирования бумажных носителей;
• уменьшение трудозатрат персонала;
• автоматизацию по созданию отчетной документации.

Выполненные действия

В процессе внедрения электронного документооборота было:

• проведено комплексное обследование текущего состояния дел компании;
• разработано техническое задание с детальным описанием всех последующих настроек системы, формата загрузки НСИ, отрисовкой и описанием маршрутов бизнес-процессов;
• настроены виды и адаптированы в систему формы внутренних документов;
• настроено автоматическое заполнение печатных форм документов;
• разработана внешняя печатная форма Листа визирования документов;
• настроены согласованные маршруты бизнес-процессов;
• разработаны пользовательские инструкции, инструкция администрирования системы;
• разработаны шаблоны для заполнения матрицы прав доступа, проведены методические консультации по настройке прав доступа;
• проведено очное групповое обучение сотрудников компании;
• осуществлена консультационная поддержка в тестовой и опытно-промышленной эксплуатации.

Результат

По итогам внедрения проекта 1C:Документооборот отмечено:

• ускорение процесса подготовки документов к закупочным процедурам;
• регламентация и сокращение времени на согласование договоров;
• исключение дублирования документов на бумажных носителях;
• улучшение исполнительской дисциплины.

Проект завершен, система передана в промышленную эксплуатацию 20 апреля 2018 года. В результате внедрения проекта автоматизировано 50 рабочих мест.