«Байкал Сервис» перешла на МЧД с сервисами «Контура»

2023

Переход на машиночитаемые доверенности с помощью «Контур.Диадок»

Компания СКБ Контур сообщила 25 августа 2023 года о том, что осенью 2023 года некоторым категориям сотрудников придется работать с электронными документами по следующей схеме: с сертификатом физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД). Компания «Байкал-Сервис» заранее подготовилась к изменениям вместе с сервисом ЭДО Контур.Диадок.

4 августа 2023 года были опубликованы еще одни поправки в 63-ФЗ, касающиеся применения машиночитаемых доверенностей. Они продлили возможность использования сертификата сотрудника при подписании документов — для работы с этим типом подписи не требуется выпускать МЧД. Такие сертификаты можно использовать до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия, смотря что случится раньше.

Однако с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сертификаты сотрудников. Работникам, у которых нет сертификата, а также всем новым сотрудникам компаний будет необходимо использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов.

Компания «Байкал Сервис» не стала откладывать переход на данные правила и начала внедрение МЧД до опубликования поправок. Решение было принято руководством, а реализацию поручили Службе взаиморасчетов, которая, в том числе, занимается отправкой через ЭДО первичных бухгалтерских документов клиентам компании. В марте 2023 года сотрудники стали использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов.

До этого «Байкал Сервис» прошел несколько этапов подготовки. Сотрудники, задействованные в отправке документов через ЭДО, получили сертификаты физлиц. Далее ИТ-отдел зарегистрировал сертификаты в информационной системе компании. После назначили сотрудника, ответственного за выпуск МЧД.

Компания выбрала для себя подходящий способ создания МЧД — выпуск в специализированном сервисе. Сотрудникам хотелось видеть понятный сервис с простым интерфейсом, для работы в котором не требуется дополнительного обучения. Компания решила остановиться на веб-версии сервиса Контур.Доверенность. «Байкал Сервис» уже работает с электронными документами в сервисе ЭДО Контур.Диадок, что также послужило одной из причин выбора сервиса по созданию МЧД от Контура.Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.2 т

На конец августа 2023 года в «Байкал Сервис» сосредоточены на том, чтобы информировать о переходе на машиночитаемые доверенности своих контрагентов.

На данном этапе мы уже научились работать с МЧД. Теперь нам важно рассказать контрагентам о том, что мы готовы взаимодействовать по правилам. Так, вместе с командой Контур.Диадока мы организуем информационную рассылку: сообщаем нашим партнерам, что перешли на МЧД, и рассказываем, как это сделать им, отметил Сергей Поляев руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК».

В «Байкал Сервис» большой объем грузоперевозок и широкий спектр предоставляемых услуг. Только за первый квартал 2023 года было отправлено 1,2 млн документов через ЭДО. Во втором квартале 2023 года их количество возросло до 1,4 млн. В компании решили, что при таких объемах правильным подходом будет плавный перевод клиентов на взаимодействие с МЧД.

Сначала «Байкал Сервис» работал по обновленной схеме только с 10% от общего числа документов. Ответственные сотрудники собирали обратную связь от контрагентов. Поскольку замечаний не было, компания стала наращивать процент документов, подписанных с применением МЧД. По данным на конец августа 2023 года их число превысило 80%.

«Байкал Сервис» — в числе первопроходцев по внедрению МЧД. Многие компании предпочитают откладывать изменения в работе на последний момент. Но те, кто понимает, что переход на новые правила требует времени, — заранее тестируют схему. «Байкал Сервис» как раз среди них. У компаний, которые еще не готовы к МЧД, появилось дополнительное время для комфортной адаптации к изменениям. По нашим оценкам, переход на машиночитаемые доверенности занимает от одного до шести месяцев, сказала Ольга Хамидулина менеджер проектов развития в Контур.Диадоке.

Результаты перехода на ЭДО

Транспортная компания «Байкал-Сервис» совместно с компанией "СКБ Контур" поделилась итогами проекта по переходу компании на электронный документооборот. Об этом 8 июня 2023 года сообщила компания «Байкал-Сервис».

На июнь 2023 года в сервисе ЭДО работают уже более 133 тысяч клиентов. В 2022 году количество подключенных контрагентов увеличилось втрое по сравнению с предыдущим периодом — за год было передано более 3,5 млн электронных документов. С отправкой этого объема справляются три сотрудника — при работе на бумаге понадобилось бы существенно увеличить штат.

Финансовые затраты компании благодаря использованию ЭДО уменьшились в два раза. При этом выросла скорость поступления оплат от клиентов за счет ускорения доставки первичных документов. Время получения и подписания документов сократилось с 2–3 недель до нескольких минут.

Основным принципом работы компании «Байкал Сервис» является клиентоориентированность. А переход на ЭДО – это один из важных шагов навстречу пожеланиям клиентов, которые хотят прозрачности и оперативности при получении документов. Перевести больше половины документооборота в цифровой вид и привлечь максимальное число контрагентов к ЭДО мы смогли благодаря комплексному подходу и системной работе с командой Контура, сказал Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК».

Проект внедрения ЭДО «Байкал Сервиса», как и подключение контрагентов, постоянно развивается. На первом этапе специалисты Контур.Диадока установили модуль для работы в 1С и настроили отправку первичных документов грузополучателям — в электронный вид перевели УПД, счета-фактуры и накладные. Затем доработали нетиповые печатные формы акта и отчета по страхованию грузов. Второй задачей стало добавление в пакет документов экспедиторской расписки и страхового сертификата. Эти документы автоматически включаются в расширенный комплект с первичными документами для отправки клиентам в электронном виде, отметил Денис Салих, коммерческий директор направления ЭДО в Контуре.

Кроме того, на июнь 2023 года в компании реализуется проект Логистика от Контура, который позволит перевести в электронный вид работу с транспортными накладными и значительно повысить эффективность и этой части документооборота.

2021: Итоги перехода на ЭДО

Транспортная компания «Байкал-Сервис» оценила плюсы перехода на электронный документооборот (ЭДО) в сотрудничестве с Контуром, используя его сервис Контур.Диадок. Об этом 22 октября 2021 года сообщила компания «Байкал-Сервис».

Только за год перевозчик обеспечил для более 80 тысяч своих клиентов оперативную доставку по ЭДО 2,5 млн документов, получив при этом 7 млн руб. экономии.

С применением данного подхода при взаиморасчетах компания в большей степени стала отвечать ожиданиям клиентов, увеличилась скорость передачи первичных документов, а сам процесс по отправке документов стал более прозрачным и контролируемым.

На октябрь 2021 года около половины действующих клиентов «Байкал Сервиса» – юридических лиц – переведены на ЭДО. Это позволяет оперативно обмениваться документами, у нас сократились сроки оплаты и затраты. Все это, безусловно, способствовало повышению лояльности клиентов, – сказал заместитель финансового директора ООО «Байкал-Сервис ТК» Виолетта Примакова.

По словам руководителя службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК» Сергея Поляева, в компании большой объем документов рассылается по всей стране из одной точки, а работу с исходящим трафиком ЭДО по 113 филиалам компании ведут всего три сотрудника.

2019: Итоги внедрения Контур.Диадок

25 декабря 2019 года СКБ Контур сообщил об итогах внедрения системы ЭДО Диадок в трансопртной компании «Байкал-Сервис».

За первые три месяца отправлено 350 тысяч электронных документов. Это позволило сократить почтовые расходы на 650 тысяч рублей.

У «Байкал-Сервиса» на декабрь 2019 года больше 100 филиалов, каждый из которых подключен к системе ЭДО.

Мы остановили свой выбор на системе Контур.Диадок, поскольку большинство наших клиентов — около 85 % — работают с этим оператором. За короткий промежуток времени нам удалось наладить взаимодействие через Диадок с более чем 15 тысячами контрагентов, и их число постоянно растет, отметил Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»

Сотрудники стали тратить меньше времени на оформление документов и подготовку к отправке. Исходящий документооборот по всем филиалам компании ведут всего три специалиста. При этом клиенты получают оригиналы документов в тот же день, когда они были отправлены. Раньше доставка могла занимать одну-две недели.

Специфика оказания транспортно-логистических услуг подразумевает удаленность компании от ее клиентов. Еще одна отраслевая особенность — большое число контрагентов и внушительный объем документооборота, сказал Николай Женишек, руководитель сектора развития Диадока в центре по работе с федеральными клиентами СКБ Контур

Благодаря использованию готового модуля для интеграции с 1С удалось достаточно быстро запустить ЭДО в организации с годовым документооборотом в 3 млн документов. Возможности Диадока позволили автоматизировать обработку документов и формирование пакетов для отправки. Результатом стала экономия времени и ресурсов на почтовую доставку, а также снижение нагрузки на сотрудников.

2017: Запуск ЭДО

Запуск ЭДО на базе системы "Контур.Диадок" в компании «Байкал-Сервис» начали в 2017 году, тогда на электронный обмен документами перешли всего 50 клиентов.