В Администрации города Ульяновск создана единая система документооборота на основе импортонезависимой СЭД CompanyMedia

11 декабря 2020 года компания InterTrust сообщила, что в период с марта по сентябрь 2020 года в Администрации города Ульяновск был реализован проект развертывания импортонезависимой СЭД CompanyMedia силами компании «ИнтерТраст» при активном содействии специалистов заказчика. Данное решение сменило ранее используемый продукт на проприетарном СУБД. В рамках проекта создана единая информационная среда с Правительством Ульяновской области и муниципалитетами. Всего на данный момент развернуто 200 рабочих мест с перспективой увеличения их числа до 600. Особенность проекта - в условиях эпидемии компанией «ИнтерТраст» был найден и применен формат работы с заказчиком по обучению администраторов и внедрению системы. Благодаря этому, несмотря на попадание проекта на пик первой волны пандемии коронавируса, СЭД CompanyMedia была успешно внедрена и закрыла все потребности заказчика.

Предпосылки проекта

В Администрации города Ульяновск на протяжении нескольких лет эксплуатировалась СЭД «Мотив» на СУБД MS SQL. Из-за проблем с производительностью данная СЭД была установлена на ограниченном числе рабочих мест.

В связи с курсом на импортозамещение в госорганах РФ, а также перехода на юридически значимый документооборот в 2019 году заказчик начал поиск альтернативы.

В течение примерно года в Администрации города Ульяновска формировались функциональные и технические требования к системе. В результате был сформирован следующий перечень основных требований:

• Присутствие в Реестре отечественного ПО;
• Возможность работы на базе СПО, как в части СУБД, так и в части ОС;
• Инструментарий, который позволяет силами обученных администраторов увеличивать функциональность системы без разработки на уровне кода, пользуясь палитрой инструментов;
• Возможность организации единого информационного пространства с правительством Ульяновской области и муниципалитетами, расположенными в Ульяновской области;
• Обеспечение электронного документооборота, в том числе с использованием ЭП;
• Доведение электронного документооборота до каждого сотрудника Администрации города Ульяновск;
• Помощь в выстраивании процессов организации;
• Быстродействие системы.

По итогам открытого конкурса победила компания ИнтерТраст с импортонезависимой системой CompanyMedia.

Преимущества СЭД CompanyMedia для Администрации города Ульяновска:

• Полностью «тонкий» клиент системы, не требующий дополнительных установок на рабочих станциях, и работающий через браузер, в том числе из числа отечественных;
• Функциональность в части делопроизводства: работа с входящими/исходящими, ОРД, обращениями граждан, полностью закрывающая все требования заказчика;
• Возможность создания единого информационного пространства для межведомственного обмена документами в электронном виде на базе специализированного шлюза с Правительством и другими муниципалитетами Ульяновской области, одновременно сохраняя собственные процессы делопроизводства и документооборота в СЭД города Ульяновск;
• Требуемое быстродействие на ограниченных аппаратных ресурсах;

Ход проекта

Проект стартовал в марте 2020 года и, согласно первоначальным планам, должен был завершиться в августе. Однако его сроки пришлось изменить из-за введенных весной ограничений, связанных с коронавирусом. Пик первой волны пандемии пришелся на время проведения работ по контракту, которые специалисты по внедрению компании «ИнтерТраст » проводят на площадке заказчика. Формат работы в удаленном режиме не был ранее популярен и проработан, в том числе, не было заранее подготовлено оборудование для удаленной работы, однако, все эти вопросы удалось оперативно решить.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

На первом этапе, через средства дистанционного обучения были подготовлены администраторы, которые должны обладать компетенциями для дальнейшего администрирования системы.

Далее силами компании «ИнтерТраст», совместно с администраторами, в удаленном режиме было развернуто 200 рабочих мест, охватывающих центральный аппарат Администрации Ульяновска и территориальные управления. Все работы по установке и настройке проводились удаленно, и в ходе удаленных подключений к серверам заказчика безопасность обеспечивалась с помощью шифрования ViPNet.

Тестовая эксплуатация системы проходила с начала августа до 01.10.2020 года. По факту завершения было принято решение о переводе СЭД в опытную эксплуатацию.

В ходе проекта были внедрены модули:

• Входящие/исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Организационо-распорядительные документы;
• Поручения;
• Обращения граждан;
• СМ-Интегратор.
• Кроме того, были внедрены инструментарий построения отчетов и сервисы использования ЭП.

Команда проекта

Общий контроль за проектом со стороны заказчика осуществляла начальник Управления делопроизводства, обращений граждан и организаций администрации города Ульяновска Татьяна Евгеньевна Самсонова. Технические вопросы на стороне заказчика курировал начальник Управления информатизации и защиты информации администрации города Ульяновска Мингачёв Ринат Минахметович. В проекте также участвовали два системных администратора Управления информатизации и защиты информации заказчика.

Со стороны компании «ИнтерТраст» в проекте участвовали руководитель проекта, три инженера, два разработчика и два преподавателя. В зоне ответственности были предоставление ПО и его настройка, поддержка и тренинг пользователей. После снятия ограничительных мер в городе Ульяновске был проведен ряд очных совместных мероприятий, в том числе тренинг пользователей на местах.

Итоги тестовой эксплуатации

Система интегрирована с СЭД Правительства Ульяновской области и позволяет работать с обращениями граждан: в системе ведется регистрация и хранение первичных и повторных обращений граждан в Администрацию, проводится необходимая работа по этим обращениям, а также предоставляются удобные средства контроля над исполнением поручений. Функционал модуля «Поручения» активно используют все руководители и их заместители, используя при выдаче поручений мобильные рабочие места. Реализована интеграция с ССТУ и СЭД Правительства Ульяновской области и муниципальных образований Ульяновской области, Автоматизирована и упрощена выгрузка результатов работы с обращениями граждан в ССТУ, что позволило ускорить и значительно упростить работу сотрудников администрации по подготовке и сдаче отчетов ССТУ.

Дополнительно система позволила решить вопрос перехода на удаленный формат работы для тех сотрудников, кто желает получить такую возможность. Это особенно актуально в текущей реальности периодических карантинных мер и вынужденной работы сотрудников Администрации на удаленной основе.

На текущем этапе компания «ИнтерТраст» ведет гарантийную поддержку системы.

Перспективы проекта

На втором этапе заказчик планирует к концу 2021 года своими силами увеличить количество работающих в системе сотрудников до 600 человек и тем самым охватить практически всех сотрудников, которые должны иметь возможность работать с документооборотом в Администрации города.Ульяновск.

На 2021-2022 год запланировано внедрение архива разработки «ИнтерТраст». Возможно, что на стадии внедрения архива будет выполнена ретроконверсия бумажных документов.

Также в перспективе - решение ряда интеграционных задач, в частности, интеграция с модулем обращений граждан Ульяновска и ряд интеграций с ведомственными системами, перечень которых формируется. Модуль «СМ-Интегратор» позволит специалистам заказчика выполнять интеграцию с возможностью доработки через предоставленный API собственными силами.