Администрация городского округа Сызрань насыщает функционал действующей СЭД

Основной причиной принятия решения о внедрении системы электронного документооборота явилось отсутствие эффективных инструментов и технологий работы с документами, что негативно отражалось как на производительности труда сотрудников, так и на работе Администрации в целом.

Существующие до внедрения делопроизводственные процессы выглядят следующим образом:

• Регистрация документов происходит в устаревшей программе учета, где все данные, (включая и номер документа) заносятся в программу «вручную», без автоматического заполнения полей регистрационных карточек. Программа не снабжена справочниками и полноценным механизмом поиска.

Отсутствует четкая типизация документов в момент регистрации, например, если в Общий отдел поступил документ в ответ на исходящий, то он регистрируется в журнале Исходящей корреспонденции (вместо входящей, каковой является).Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

Отсутствует возможность отслеживать историю переписки (фиксации двухсторонних тематических связей между документами). Вследствие этого у сотрудников нет возможности отслеживать документооборот в разрезе отдельно взятой переписки с отдельным Лицом или Организацией.

• Процессы регистрации, нанесения резолюций и передачи документов на ознакомление и исполнение малоэффективны, нетехнологичны, имеют низкую скорость и надѐжность, например: в передаче бумажного документа участвуют несколько сотрудников Общего Отдела. Документ после регистрации помещается в папки. Ежедневно в определенное время специалист общего отдела, ответственный за регистрацию входящих, предоставляет папки получателей начальнику общего отдела для просмотра корректности первичной обработки. Затем он забирает папки и разносит по приемным получателей (руководителей).

Помощник руководителя (получателя документа) просматривает полученные из общего отдела документы на предмет корректности выбора получателя, сортирует документы в зависимости от срочности рассмотрения. После просмотра документов помощник передает папку с документами руководителю на рассмотрение.

• Отсутствует централизованное и структурированное хранилище, средства оперативного поиска и оповещения. В связи с этим у сотрудников прочих подразделений отсутствует возможность по осуществлению поиска, построению отчѐтности, отслеживанию стадий обработки и местоположения документов. Кроме того, это повышает вероятность утери документов и не даѐт возможности иметь оперативную информацию о параметрах текущей стадии обработки документа.

• Нет эффективных инструментов контроля исполнительской дисциплины — как в подразделениях, так и в «Общем отделе». Слабые возможности по оперативному и детальному предоставлению отчѐтов об исполнении, кроме того отчѐты выполняются вручную.

• Контроль сроков исполнения резолюций ведется при помощи бумажного журнала. Отсутствует возможность отслеживать резолюции второго и более уровня.

• Отсутствует возможность отслеживания и эффективного контроля сроков согласования документов, а также автоматического выбора просроченных документов, и автоматического отслеживания документов на других важных стадиях обработки.

Основные задачи внедрения системы документооборота следующие:

• автоматизация процессов регистрации, хранения, поиска и обработки входящей, исходящей и организационно-распорядительной документации;
• сокращение времени поиска и обработки необходимых документов;
• повышение эффективности процессов управления за счет сокращения времени прохождения документов, автоматизации контроля исполнительской дисциплины и повышения производительности труда сотрудников.

В процессе внедрения :

• разработаны и настроены необходимые виды регистрационных карточек документов;
• осуществлѐн автоматизированный перенос информации из справочников существующей ранее в Администрации учетной программы в справочники DocsVision с предварительной нормализацией полученных данных;
• создано централизованное и структурированное хранилище корреспонденции и распорядительных документов, обеспечено ведение полноценных справочников Администрации;
• организован оперативный доступ к документам для сотрудников предприятия в рамках должностных обязанностей;
• организовано хранение истории переписки (фиксация двухсторонних тематических связей между входящими и исходящими документами);
• предотвращена возможность утерь документов в ходе делопроизводственных процессов;
• реализована функция создания специализированных отчетов по контролируемым документам.

Следующим важным шагом в повышении эффективности деятельности Администрации городского округа Сызрань станет создание системы контроля, сопровождения и исполнения жалоб и предложений населения, а также организационно-распорядительной документации. В настоящее время системой электронного документооборота охвачено 25 сотрудников, в ближайшее время планируется полный охват всех структур администрации(порядка 100 сотрудников), в том числе включение в контур автоматизации территориально удалённых подразделений.

• Проект - лицензии: 25
• Проект - пользователи: 25
• Распределенное решение: НЕТ
• Делопроизводство: ДА
• Управление процессами: ДА
• Административное делопроизводство: НЕТ
• ServiceDesk: НЕТ
• Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
• Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
• Другие шлюзы: НЕТ
• Электронная цифровая подпись: НЕТ

В рамках первого этапа в Общем отделе Администрации автоматизирован процесс регистрации входящей, исходящей и распорядительной документации: настроены специализированные виды регистрационных карточек, осуществлен автоматизированный перенос информации из карточек существующей ранее в Администрации учетной программы в справочники DocsVision с предварительной нормализацией полученных данных. В рамках последующих этапов внедрения планируется автоматизация процессов обработки организационно-распорядительной документации, внедрение системы контроля исполнения, увеличение количества рабочих мест. Версия: 4.0 Количество пользователей: 25 человек. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Docsvision в правовом управлении администрации городского округа

Разработано индивидуальное решение на платформе Docsvision для правового управления администрации городского округа Сызрань, сообщила компания-интегратор 11 июня 2013 года.

Самарский системный интегратор ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс»завершил проект по автоматизации процесса судебного делопроизводства и контролю мероприятий подготовки и участия в слушаниях для правового управления администрации городского округа Сызрань. Проект выполнен на платформе Docsvision.

Развитие без экспансии

Как и другие подразделения администрации, управление пользуется Docsvision c 2009 года. Поскольку длительность процессуальных мероприятий и объемы сопутствующей документации довольно велики, управлению необходимо отдельное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса судебного делопроизводства.

В реализации проекта задействовали имеющиеся вычислительные мощности, рабочие места и лицензии. Новое решение полностью интегрировано в действующую СЭД, но существенно отличается по функционалу.

Пользователями системы Docsvision являются 200 сотрудников аппарата управления и структурных подразделений администрации городского округа Сызрань, включая территориально-удаленные подразделения.