IFellow: MyFellow
Bot Telegram-бот для Service Desk

Основная статья: IT Service Management (ITSM)

2023

Выход обновлений системы авторизации Telegram-бота для Service Desk

Российская ИТ-компания iFellow, специализирующаяся на разработке, тестировании и сопровождении ПО, 31 августа 2023 года сообщила о выпуске обновления для Telegram-бота MyFellow Bot. Изменения коснулись системы авторизации и ссылок на запросы. Нововведения реализованы на основе обратной связи от пользователей продукта и должны улучшить пользовательский опыт в интерфейсе MyFellow Bot, сделав сервис более удобным в работе.

В ходе опытной эксплуатации бота выяснилось, что система авторизации через персональный токен доступа сложно масштабируема на большое количество пользователей. Она значительно усиливала нагрузку на инженеров технической поддержки, которые интегрировали MyFellow Bot в корпоративную систему Jira Service Management и настраивали его работу. Токен регулярно должен был выпускать каждый пользователь в своем личном кабинете в Jira, и затем предоставлять его боту. Вместо них это могли делать и инженеры, но в случае кратного роста количества пользователей, процедура требовала много времени, так как все действия выполнялись вручную.

Методы авторизации OAuth 2.0 ­­­и Basic Auth без модификации не подходят для сервиса как с точки зрения удобства пользователя, так и безопасности. Поэтому специалисты iFellow, рассмотрев альтернативы исполнения методов авторизации, остановились на организации доступа к боту через почтовые сервисы.Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 8 т

Обновленный механизм работает следующим образом: пользователь вводит в интерфейсе бота адрес корпоративной электронной почты, получает на него код доступа, и после его введения может пользоваться сервисом. Инженерам технической поддержки теперь достаточно сверять внутреннюю базу данных Jira Service Management на неактуальные адреса корпоративной системы и удалять несовпадающие.

Такой метод авторизации значительно облегчает доступ к MyFellow Bot для пользователей и не перегружает сотрудников техподдержки при активном масштабировании сервиса.

Также в релизе MyFellow Bot реализованы прямые ссылки на запросы, информация о которых поступает в бот в виде линка. Если в корпоративной Jira Service Management есть приложение, либо возможность выхода в систему через мобильный телефон, то пользователи могут напрямую из бота переходить в веб-интерфейс запроса нажав на ссылку. Функция действует для всех сообщений, в которых фигурирует ключ запроса.

Опираясь на обратную связь от заказчиков, мы регулярно обновляем возможности MyFellow Bot. В этот раз перед нами стояла задача улучшить уровень пользовательского опыта, пересмотреть систему доступа и внедрить полезный функционал. Авторизация – первый этап коммуникации бота, пользователя и инженера технической поддержки, и он должен быть не только безопасным, но и удобным, без серьезных ограничений. Мы полностью изменили систему авторизации, устранив узкое место при масштабировании продукта, и сохранив при этом необходимый уровень безопасности, прокомментировала Елизавета Бурдина, руководитель продуктового офиса iFellow.

В рамках выпуска версии MyFellow Bot, компания iFellow запускает акцию по бесплатному тестовому доступу к продукту в течение 3 месяцев после начала его использования. Участником акции может стать любая компания, имеющая корпоративную систему Jira Service Management. Ограничений по количеству пользователей не предусмотрено. Помимо доступа к боту, участники получат рекомендации по установке и использованию, а также необходимую техподдержку по интеграции.

Такая акция поможет разработчикам собрать обратную связь по обновленным функциональным возможностям бота, оценить пользовательский опыт и тем самым улучшить продукт в случае необходимости.

MyFellow Bot предназначен для организации оперативной технической поддержки бизнеса и его сотрудников. Он объединяет корпоративные сервисы и устраняет сложности в коммуникации удаленных сотрудников с Service Desk, организованным на базе Jira Service Management. Бот помогает решать технические и бизнес-запросы в формате единого окна.

Расширение возможностей Telegram-бота для Service Desk

Российская ИТ-компания iFellow, специализирующаяся на разработке, тестировании и сопровождении ПО, сообщила 7 июня 2023 года об обновлении Telegram-бота MyFellow Bot, предназначенного для организации оперативной технической поддержки бизнеса и его сотрудников. В обновленной версии решения его возможности значительно расширились. Пользователям стали доступны двухфакторная авторизация, поддержка специальных типов полей в заявках, возможность согласования запросов непосредственно в интерфейсе Telegram, а также конфигурация в виде плагина для Jira. Пул обновлений сформирован на основе обратной связи от пользователей продукта – внутренних и внешних заказчиков.

MyFellow Bot объединяет корпоративные сервисы и устраняет сложности в коммуникации удаленных сотрудников с Service Desk, организованным на Jira Service Management. Бот помогает удаленно решать различные технические и бизнес-запросы в формате единого окна. Через него можно отправлять заявки на получение доступа в системы и к базам знаний, ремонт, настройку и предоставление техники, устранение ошибок в работе внутренних программных продуктов, оформление пропусков, кадровых и бухгалтерских справок.

Готовая конфигурация в виде плагина для Jira теперь включает администрирование бота из системы Jira Service Desk. Для использования приложения требуется только установить уже активированный jar-файл. Далее администратор Jira сможет в системе настроить сам бот - активировать, а также определить набор запросов, которые будут доступны для использования из интерфейса Telegram.

Наиболее ценная фича в обновленной версии – возможность согласовать запросы непосредственно из интерфейса чат-бота. Ответственный сотрудник получает через бот уведомление и детали запроса, и может по нажатию кнопки отклонить его или утвердить, а также оставить комментарий, если это необходимо. В корпоративной системе Jira в этот момент меняется статус заявки.

Функция будет полезна для работы удаленных офисов с заявками через мобильные устройства или для сотрудников вне корпоративной системы. Кроме того, выполнение задач технической поддержки через Telegram положительно сказывается и на качестве сервиса поддержки в целом.

Поддержка специальных типов полей в обновленном продукте позволяет отправлять в бот заявки с объемным, сложным описанием. Например, через интерфейс Telegram теперь можно не просто описать запрос на покупку оборудования текстом, но и заполнить дополнительные поля-атрибуты – даты, пользователей (соучастников), поддержку списка из справочников. Это повышает внимание бизнес-пользователей к заявкам и ускоряет их согласование и обработку.

Возможность двухфакторной авторизации снимает ограничение на использование MyFellow Bot только через корпоративный мобильный номер телефона, а также облегчает техническую конфигурацию – больше не требуется верификация мобильного номера пользователя через корпоративную систему учетных записей. Теперь она происходит за счет инструмента Jira.

Оценивая обратную связь аудитории бота было отмечено, что возможности просто отправить заявку с названием и строчкой текста недостаточно, также не хватает согласование запросов по некоторым бизнес-процессам. Кроме того, поступали сообщения, что не всем удобно использовать корпоративный номер телефона для входа в Telegram и сам бот. Так в дорожной карте по развитию продукта появились важные фичи и функциональные возможности. Их оценят как рядовые пользователи MyFellow Bot, так и технические специалисты, прокомментировала Елизавета Бурдина, руководитель продуктового офиса компании iFellow.

Дальнейшее развитие продукта будет сосредоточено на повышении отказоустойчивости и безопасности данных, а также возможности управлять очередями заявок в случаях пиковых загрузок бота.

Разработка Telegram-бота для Service Desk

Российская ИТ-компания iFellow, специализирующаяся на разработке, тестировании и сопровождении ПО, сообщила 16 января 2023 года о разработке Telegram-бота, который позволяет организовать оперативную техническую поддержку компании и сотрудников. Интерфейс бота построен на функциональности систем Service Desk.

Решение будет полезно компаниям с большим штатом сотрудников и разветвленной филиальной сетью. Бот помогает удаленно решать различные технические и бизнес-запросы в формате единого окна – отправлять заявки на получение доступа в системы и к необходимой информации, ремонт и заказ техники, устранение ошибок в работе внутренних программных продуктов, оформление пропусков, кадровых и бухгалтерских справок и т. д.

Нативный и удобный в использовании бот, разработанный на основе функций и принципов веб-интерфейса Jira Service Management, улучшает и упрощает внутреннее взаимодействие сотрудников, ускоряет работу техподдержки и значительно экономит время всех участников процесса.

Telegram-помощник интегрируется с корпоративной Service Desk-платформой и при поступлении запроса от пользователя передает информацию в систему, где с ней может работать исполнитель. Уведомления о необходимых уточнениях, изменении статуса заявки поступают заказчику также через интерфейс бота.

Безопасность данных обеспечивается за счет специальной системы аутентификации пользователей. Доступ к чат-боту можно получить только используя шифрованные токены. Авторизоваться без них не получится. Система защиты будет одинакова для мобильной, web- и desktop-версий Telegram.

Дополнительно разрабатывается возможность согласовывать и продвигать по жизненному циклу запросы непосредственно из интерфейса бота. Инженеры технической поддержки смогут выполнять задачи также через Telegram и это позволит улучшить качество сервиса в целом.

Решение будет поставляться в двух форматах – коробочном и в виде ядра продукта. В первом случае клиенты смогут установить и запустить в системе специальный плагин с готовой конфигурацией. Ее можно настроить под корпоративные задачи.

Второй вариант удобен тем, что приложение может быть интегрировано в любую Service Desk-систему. Ядро будет содержать сразу пять типовых технических запросов, а остальные функции будут кастомизироваться под специфические процессы, которые могут существенно отличаться в разных сферах.

Бизнес-пользователям, как правило, не интересны внутренние сложные системы технической поддержки и механизмы работы с ними. Им важен результат и скорость работы. Поэтому, было решено создать чат-бот, закрывающий вопросы коммуникации сотрудников компаний со специалистами ИT-отделов, кадровой службы, бухгалтерии и других подразделений. Больше не нужно вникать, как подать заявку в той или иной системе, разбираться в сложных интерфейсах и функциональностях, подключаться к корпоративному VPN. Достаточно написать боту и вопрос будет закрыт. Подобные решения на рынке существуют в кастомном виде, под особенности сервиса в компании и требования безопасности. Компания предлагает универсальные подходы к Service Desk, прокомментировала Елизавета Бурдина, руководитель продуктового офиса компании iFellow.