КИС Lack

Помощник по правильному выбору учетной системы для малого предприятия

Каждая учётная система для Вашего предприятия, как и любой другой продукт, имеет свой набор потребительских свойств и эти свойства Вы должны чётко себе представлять. Прежде чем приступить к анализу предложений поставщиков систем автоматизации необходимо однозначно решить для себя, что изначально должна уметь делать выбираемая система, а что и как в неё можно будет доработать в последствии. Не забывайте, что требования к приобретаемой системе необходимо уяснить с учетом предполагаемого роста Вашей компании – пусть, какие-то возможности системы не нужны сегодня, но вполне могут пригодиться уже завтра.

Каждая учётная система для Вашего предприятия, как и любой другой продукт, имеет свой набор потребительских свойств и эти свойства Вы должны чётко себе представлять. Прежде чем приступить к анализу предложений поставщиков систем автоматизации необходимо однозначно решить для себя, что изначально должна уметь делать выбираемая система, а что и как в неё можно будет доработать в последствии. Не забывайте, что требования к приобретаемой системе необходимо уяснить с учетом предполагаемого роста Вашей компании – пусть, какие-то возможности системы не нужны сегодня, но вполне могут пригодиться уже завтра.

Абсолютно уверен, что внедрение учётной системы пройдёт менее болезненно, если Вы заранее убедитесь, что предполагаемая система умеет качественно решать Ваши ключевые задачи уже сегодня.

БЕСПЛАТНЫЙ СОВЕТ – не верьте обещаниям продавцов программ. Ведь их основная цель получение прибыли и ради неё мы готовы «всучить» любой программный полуфабрикат, рассчитывая ещё заработать на его адаптации для Вашего бизнеса. Верить гарантиям «доработки под Ваши основные требования в течении процесса внедрения», значит РИСКОВАТЬ своими финансовыми вложениями, а главное «потерей драгоценного времени».Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.2 т

Уровень соответствия программного продукта Вашим ожиданиям должен быть основным критерием при выборе программной системы. Чем больше сейчас система удовлетворяет Вашим требованиям, тем меньше будут Ваши риски её неудачного внедрения.

Не хочу утверждать, что ниже приведённый набор требований идеален, но Вы можете его взять «для образца» и сделать на его основе свой собственный перечень требований к системе, с которым можно смело приступать к выбору решения по автоматизации. Ведь всегда легче взять что-то готовое и изменить под себя, чем делать всю работу «с нуля».

Начнём анализ - если рассматриваемая Вами система решает задачу (подпункт) памятки, то пометьте её крестиком. Для примера уже помечены возможности бесплатной универсальной учётной системы «КИС Lack». И САМОЕ ГЛАВНОЕ – спрашивайте и требуйте чётких ответов от «продавцов программ», если Вам что-то непонятно! Так же иногда полезно уточнить, как конкретно реализовано в «их системе» каждое важное для Вас свойство программного продукта.

Вот предлагаемый перечень требований с областью пометок:

Работа с покупателями Ваших товаров и услуг.

[х][ ][ ][ ] Возможность учёта нескольких торговых точек у одного юридического лица. Ведение и контроль наличия списка адресов доставок у клиента. Анализ взаиморасчетов в разрезе покупателя в целом или по каждой его торговой точке.

[х][ ][ ][ ] Разделение покупателей и поставщиков по ABC/XYZ категориям по различным критериям, например группирования покупателей по «принесённому доходу».

[х][ ][ ][ ] Настройка ценовой политики и схем скидок в зависимости от «рентабельности» покупателя и дисциплины его платежей.

[х][ ][ ][ ] Просмотр всех счетов, накладных, платежей и других документов по клиенту непосредственно с его карточки и/или из «лёгкодоступного» отчёта.

[х][ ][ ][ ] Контроль активности покупателя, наличие в системе методологии стимулирования покупательской активности.

[х][ ][ ][ ] Закрепление торгового агента за клиентом. Контроль и анализ работы менеджеров по продаже. Анализ дебиторки (долгов) в разрезе торговых представителей.

[х][ ][ ][ ] Формирование прайс – листов, в зависимости от типа клиента, определение цен и других атрибутов индивидуально по покупателям или группе покупателей.

[х][ ][ ][ ] Установка и контроль лимита дебиторской задолженности клиенту, а так же наличие других методов контроля и ограничения отпуска, например по сроку просрочки оплаты или количеству неоплаченных накладных.

[х][ ][ ][ ] Регистрация и контроль подарков, бонусов, «откатов» клиентам. Учёт данных операций, как затрат предприятия.

[ ][ ][ ][ ] Организация и анализ эффективности распродаж, рекламных акций, маркетинговых мероприятий.

[х][ ][ ][ ] Отгрузка товара «с отсрочкой платежа» или на реализацию, контроль дисциплины оплаты. Выявление просроченных оплат.

[х][ ][ ][ ] Многообразные управленческие выборки и аналитики по покупателям, например рейтинги в разрезе групп товаров.

Работа с поставщиками товаров, ОС, сырья, услуг.

[х][ ][ ][ ] Фиксирование и контроль сроков поставки по каждому поставщику и группе товаров. Анализ фактически поступивших товаров, заказанных товаров и «товаров в пути».

[х][ ][ ][ ] Учет затрат на поставку товаров и сырья, включение затрат в себестоимость товаров и готовой продукции.

[х][ ][ ][ ] Поставки товаров «под заказ» покупателей, составление сводного заказа поставщику, контроль прохождения заказов.

[х][ ][ ][ ] Учет ГТД товаров, лицензий, справок и сертификатов.

[х][ ][ ][ ] Планирование платежей поставщикам, контроль и анализ кредиторской задолженности, учёт товарных кредитов от поставщика.

[х][ ][ ][ ] Планирование и прогнозирование потребностей в закупках товаров, сырья в зависимости от планов продаж или выпуска продукции.

[х][ ][ ][ ] Учёт всех типов входящих, от поставщиков первичных документов.

Управление договорами с контрагентами.

[ ][ ][ ][ ] Формирование и ведение базы договоров с клиентами, поставщиками и подрядчиками.

[ ][ ][ ][ ] Процедура согласований и утверждений договоров.

[х][ ][ ][ ] Формирование текстов договоров на базе шаблонов.

[ ][ ][ ][ ] Хранение отсканированного договора и других файлов в базе данных.

[х][ ][ ][ ] Контроль сроков окончания договоров, типизация договоров.

[ ][ ][ ][ ] Маршруты согласований договоров. Уровни финансовых полномочий сотрудников на подписание договоров.

Классификаторы товаров.

[ ][ ][ ][ ] Возможность организации древовидной структуры разделов учёта (прайс – листа).

[х][ ][ ][ ] Просмотр текущей скользящей или реальной себестоимости товара и истории изменения себестоимости, в зависимости от поставок.

[х][ ][ ][ ] Просмотр остатков товаров, планов поставок, резервов с карточки товара. Анализ движения и остатков товаров на складах

[ ][ ][ ][ ] Ограничение доступа пользователей на просмотр себестоимости или другой информации по товару.

[ ][ ][ ][ ] Настройка аналогов, аксессуаров, совместимости и других взаимосвязей товарных позиций.

[ ][ ][ ][ ] Хранение в базе данных изображения товара, инструкций, гарантийных обязательств и других приложений к товару.

[х][ ][ ][ ] Поиск первичных документов, связанных с товаром.

Ценообразование, работа с ценами.

[х][ ][ ][ ] Автоматический расчет себестоимости при приходе товара на склад по настраиваемым алгоритмам.

[х][ ][ ][ ] Включение в себестоимость затрат на приобретение.

[ ][ ][ ][ ] Настройка валюты себестоимости. Ожидаемая себестоимость, вычисление курсовых разниц.

[х][ ][ ][ ] Ручная коррекция себестоимости и ведение «условной себестоимости».

[х][ ][ ][ ] Настройка различных механизмов зависимости отпускной цены от себестоимости, для разных групп товаров и покупателей.

[ ][ ][ ][ ] Настройка полномочий по минимально возможным ценам (или максимальным скидкам) для разных пользователей.

[х][ ][ ][ ] Настройка рекомендуемых скидок по клиентам, категориям клиентов, товарам, группам товаров, срокам, скидок от количества и другим параметрам.

Учёт товаров.

[х][ ][ ][ ] Учет партий, серий, серийных номеров и прочих атрибутов.

[х][ ][ ][ ] Визуальное отслеживание истории партии, полуфабриката, изделия.

Документооборот предприятия.

[ ][ ][ ][ ] Создание и хранение электронных копий первичных документов и их маршрутов перемещений.

[х][ ][ ][ ] Корректное отражение ГТД в счетах-фактурах для разных партиях товара.

[х][ ][ ][ ] Формирование таких документов как счет, счет-фактура, акт выполненных работ, 1Т, ТОРГ-12, доверенность, акт сверки, договор.

[х][ ][ ][ ] Учёт возврата первичных документов от клиентов и подразделений предприятия.

[ ][ ][ ][ ] Электронное согласование и маршруты согласований документов.

[х][ ][ ][ ] Возможность настройки и коррекции шаблонов документов или многовариантность форматов первичной документации.

[х][ ][ ][ ] Выгрузка любого документа в произвольные компьютерные форматы.

[ ][ ][ ][ ] Хранение в базе данных исходных документов, отсканированных документов, файлов.

Складской учёт.

[х][ ][ ][ ] Учёт серийных номеров и произвольных атрибутов товаров, анализ истории изменения атрибута.

[х][ ][ ][ ] Внесение в информации базу данных через сканер штрих-кода.

[х][ ][ ][ ] Резервирование товара под конкретного клиента или заказ на складе.

[х][ ][ ][ ] Возможность частичной, по заказу отгрузки товара.

[х][ ][ ][ ] История движения товара по складам предприятия.

[х][ ][ ][ ] Подбор товара на складе по произвольным его характеристикам.

[х][ ][ ][ ] Контроль ожидаемых приходов или отгрузок.

[х][ ][ ][ ] Адресное хранение (складская логистика) и отгрузка товаров на складе в соответствии с его схемой размещения.

[х][ ][ ][ ] Перемещение товара между складами и оформление первичной документации на перемещение.

Журналирование операций и доступ пользователей.

[х][ ][ ][ ] Настройка функциональных ролей пользователей по выполняемым видам работ с программами.

[ ][ ][ ][ ] Привязка прав доступа к информации к штатному расписанию предприятия.

[х][ ][ ][ ] Ограничение доступа пользователей к процессам, режимам (задачам) и объектам системы.

[х][ ][ ][ ] Возможность ограничения доступа пользователей к документам или отдельным атрибутам документов.

[ ][ ][ ][ ] Ограничение доступа кладовщиков только к «своему» складу, кассиров только к «своей» кассе, ограничение доступа к документам по подразделениям и клиентам.

[х][ ][ ][ ] Фиксация факта операции с документом, сохранение образа «старого» документа при его изменении или удалении.

[х][ ][ ][ ] Контроль, ограничение и фиксация попыток доступа к «запрещённой» информации.

[х][ ][ ][ ] Восстановление уничтоженной информации.

Ведение затрат предприятия.

[х][ ][ ][ ] Структура статей затрат по видам и подразделениям. Контроль затрат по работникам и техническим средствам.

[ ][ ][ ][ ] Ведение маршрутов согласований заявок на затраты.

[ ][ ][ ][ ] Планирование и бюджетирование затрат и платежей по ним.

[х][ ][ ][ ] Автоматическое начисление затрат по плановым событиям.

[х][ ][ ][ ] Учёт и амортизация основных средств, закрепление их за сотрудниками, инвентаризация ОС.

[х][ ][ ][ ] Автоматизированное списание материалов, товаров, ОС по заданным настраиваемым правилам.

Управление финансами.

[х][ ][ ][ ] Стандартные отчеты о прибылях и убытках, движении денежных средств, управленческий баланс предприятия.

[х][ ][ ][ ] Отдельно показатели по задолженности поставщиков перед нами, нашей перед поставщиками и «перекрытой» задолженности. Аналогичный анализ по покупателям.

[х][ ][ ][ ] Анализ значений показателей отчетности в разрезе сделок, клиентов, менеджеров, товаров, товарных групп, стран происхождения и других атрибутов товаров (продукции) и клиентов (поставщиков и покупателей).

[х][ ][ ][ ] История любых показателей функционирования бизнеса за прошедшие периоды «в сравнении», например история выручки по отделам магазина за год по месяцам или такой же анализ «рентабельности» покупателя.

[ ][ ][ ][ ] Возможность получения финансовых отчетов в разных валютах, конвертация валюты. Многовалютность учета и финансовой отчетности.

[х][ ][ ][ ] Ведение и контроль банковских кредитов, овердрафтов. Учёт факторинговых операций, «правильное» оформление первичной документации.

[х][ ][ ][ ] Оформление займов у «своих» фирм и других клиентов.

[ ][ ][ ][ ] Поиск и контроль «неопознанных» платежей.

[ ][ ][ ][ ] Интеграция с программами «клиент – банк».

Производство продукции, общепит.

[х][ ][ ][ ] Описание и формирование сложной, иерархической структуры изделия и полуфабрикатов. Ведение технологических карт.

[х][ ][ ][ ] Расчёт плановой и фактической себестоимости изделий.

[х][ ][ ][ ] Формирование сводной потребности в производимых изделиях по сменам, работникам, подразделениям.

[ ][ ][ ][ ] Формирование и диспетчеризация сменных заданий. Маршрут изготовления изделия.

[х][ ][ ][ ] Определение и формирование потребностей в материалах. Прогнозирование цен готовой продукции.

[х][ ][ ][ ] Производство «под заказ» и серийное производство.

Инструкция по пользованию инструкцией:

Возьмите данный перечень и добавьте в него то, чего, по Вашему мнению не хватает или удалите «лишние» пункты (строки). Имея такой список, Вы можете смело приступать к выбору, анализу и тестированию «подходящих» систем учёта, во время которого делайте пометки по «подходимости» конкретной системы по каждому требованию (пункту) перечня.

Кроме того, если, что-то в тестируемой системе не решено или непонятно – спросите у «поставщиков решений» цены, сроки и реальность реализации данного требования. Ответ желательно получить в письменном виде, что бы избежать недоразумений после выплаты Вами денег за данную систему или её внедрение.