Проект автоматизации российского представительства торговой сети "Мотиви"

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила проект автоматизации российского представительства торговой сети "Мотиви" с помощью решений "1С:Бухгалтерия 8" и "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Обеспечено точное ведение бухгалтерского и налогового учета, в 4 раза ускорена подготовка консолидированной отчетности для управляющей компании в Италии. С помощью "1С:Зарплата и управление персоналом 8" реализована эффективная система материального стимулирования сотрудников, заработная плата рассчитывается в 3 раза быстрее.

Компания "Motivi" – крупная торговая сеть магазинов одежды, обуви и аксессуаров различных итальянских брендов. Фирменные магазины Motivi распложены во многих городах мира. Российское представительство компании ‑ ООО "Мотиви-М", открывшееся 2000-м году в Москве, к настоящему времени имеет в своем управлении десятки магазинов в Москве и Санкт-Петербурге, а также сеть магазинов в других городах России, открытых на условиях франчайзинга. Головной офис расположен в Италии. Головной офис и управляющая компания в Москве ведут оперативный учет с использованием зарубежной информационной системы. Учет в подразделениях ранее был организован с помощью разрозненных информационных систем и электронных таблиц, процесс консолидации данных по компании был затруднен, возникали сложности при подготовке и сдаче регламентированной отчетности. Управленческие отчеты формировались медленно, что лишало руководство возможности оперативного контроля за деятельностью организации.

В компании работает около 400 человек. Заработная плата персоналу рассчитывается исходя из фактически отработанного времени. При этом сотрудники несут ответственность за недостачи, которые также учитываются при расчете вознаграждения. Кроме того в компании применяется система материального стимулирования, предусматривающая начисление премий за выполнение установленных планов по продажам. Ранее для учета рабочего времени и расчета заработной платы применялись электронные таблицы, премии сотрудникам также рассчитывались вручную, не был автоматизирован учет недостач. Менеджерам регулярно приходилось тратить время на телефонные звонки в подразделения и торговые точки, чтобы получить реальные данные о выполнении планов по реализации и недостачах. В результате часто возникали ошибки в расчетах, что приводило к жалобам и недовольству со стороны персонала.

Руководство компании приняло решение о внедрении программного продукта, который позволил бы организовать оперативный учет недостач, ускорить формирование консолидированной отчетности для руководства, автоматизировать процессы кадрового учета и расчета заработной платы, а также обеспечил бы точное ведение регламентированного учета.

После изучения рынка отечественных программных продуктов были выбраны решения "1С:Бухгалтерия 8" и "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Партнером по внедрению стала компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), имеющая успешный опыт автоматизации крупных торговых компаний.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Внедрение системы "1С:Бухгалтерия 8" обеспечило точное ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями российского законодательства. Сократилось время на подготовку регламентированной отчетности.

Также реализован механизм переноса данных из "1С:Бухгалтерии 8" в корпоративную систему, в которой ведут учет головной офис и управляющая компания в Италии. Теперь руководство в любой момент времени получает актуальную информацию о результатах деятельности подразделений во всех необходимых разрезах. Консолидированная отчетность для головного офиса формируется в 4 раза быстрее.

Благодаря использованию "1С:Зарплата и управление персоналом 8" удалось значительно сократить трудозатраты при расчете заработной платы. Число ошибок, которые были связаны с необходимостью применения ручного труда, минимизировано. В программе реализован механизм расчета недостач. Теперь сотрудники управляющей компании в Москве не тратят время на "обзвон" торговых точек для сбора информации о недостачах, все данные оперативно отражаются в системе.

С помощью программы создана эффективная система мотивации персонала. Теперь для каждого сотрудника устанавливается два вида премии. Первый вид премии выплачивается за количество фактически отработанного времени. Второй ‑ в зависимости выполнения магазином плана по выручке за месяц. При этом в зависимости от должности сотруднику устанавливается индивидуальный премиальный процент. Величина процента по каждому виду премии может меняться в зависимости от его личных достижений и качества работы. Количество отработанного времени и проценты для начисления премий по каждому сотруднику, а также данные о выполнении планов магазинами по итогам месяца учитываются в программе, расчет премий осуществляется автоматически. Руководство может в течение нескольких минут получить отчет о начисленных премиях как отдельно по каждому сотруднику или магазину, так и по всей компании в целом. Скорость расчета заработной платы сотрудникам возросла в 3 раза.

Кроме того, налажен механизм обмена данными о начислении заработной платы с корпоративным сайтом компании. Сотрудники компании могут в любое время воспользоваться интернет-ресурсом и получить информацию о своем текущем заработке с обоснованием всех доплат и удержаний за последний отчетный период. В результате число жалоб сократилось на 80%.

Андреа Белуччи, генеральный директор ООО "Мотиви-М", так комментирует результаты внедрения: "Мы обращались в разные российские компании, занимающиеся автоматизацией бизнеса, рассматривали варианты внедрения различных программных продуктов. И в результате выбрали решения 1С, поскольку они максимально соответствовали нашим требованиям и позволяли реализовать обмен данных с корпоративной системой учета. Внедренные программные продукты позволили создать информационную систему, полностью соответствующую условиям и специфике нашей работы. Регламентированная отчетность формируется точно и вовремя. Заработная плата рассчитывается значительно быстрее. Появилась возможность контролировать размеры и обоснованность начисления премий сотрудникам. С помощью программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" мы смогли реализовать удобную схему мотивации труда. В итоге лояльность персонала к компании повысилась. Мы довольны результатами внедрения, и благодарим компанию “1С:Бухучет и Торговля”(БИТ) за помощь в реализации проекта".